با تعهد کمتر، کارهای بیشتری انجام دهید (HBR)

این مقاله در مجله کسب و کار هاروارد منتشر شده که منبعی معتبر و ارزشمند در حوزه کسب و کار است.

نویسنده: الیزابت گریس ساندرز

ترجمه شده توسط تیم گیت (Git.ir)

پیچیدگی هزینه دارد. هر بار که به انجام کار جدیدی متعهد می‌شوید، فقط خود آن کار را نمی‌پذیرید؛ بلکه متعهد می‌شوید که آن را به خاطر بسپارید، امور اداری و هماهنگی‌های مرتبط با آن را مدیریت کنید و همه این موارد را در چارچوب محدودیت‌های زمانی موجود به انجام برسانید.

نتیجه ناخوشایند پذیرفتن هر چیزی که به سمت شما می‌آید این است که زمان بیشتری را صرف مدیریت کارها می‌کنید و زمان کمتری برای تمرکز عمیق بر مهم‌ترین و رضایت‌بخش‌ترین فعالیت‌ها خواهید داشت. اما افرادی که بیشترین ارزش را برای سازمان‌های خود خلق می‌کنند، رویکرد متفاوتی دارند. آن‌ها ابتدا با شفافیتی کامل مشخص می‌کنند کدام فعالیت‌های معنادار بیشترین نتایج را ایجاد خواهند کرد. سپس زمانی که درخواست یا فرصت جدیدی مطرح می‌شود، پیش از آنکه پاسخ مثبت بدهند، مکث می‌کنند و آن را در چارچوب اولویت‌هایی که از قبل مشخص کرده‌اند ارزیابی می‌کنند. بررسی فرصت‌های جدید، از یک درخواست ساده برای جلسه گرفته تا یک پروژه بزرگ، به معنای نافرمانی یا بی‌تفاوتی نیست. بلکه به معنای درک این واقعیت است که هر فعالیت جدید در اصل درخواستی برای دریافت بخشی از منابع زمانی شماست؛ منابعی که اگر به‌درستی مدیریت نشوند، می‌توانند اجرای عالی مهم‌ترین اولویت‌ها را با خطر جدی مواجه کنند.

موضوع به همین سادگی، یک مسئله ریاضی است. هر پروژه اضافی زمان شما را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم می‌کند و در نتیجه فرصت کمتری برای اختصاص دادن به هر فعالیت باقی می‌ماند. در مقابل، اگر تعداد مسئولیت‌های خود را کاهش دهید، زمان بیشتری برای تمرکز بر هر یک از آن‌ها خواهید داشت. در سطح فردی، هدف این است که میان تعداد پروژه‌ها و زمانی که برای موفقیت در آن‌ها نیاز دارید تعادل مناسبی برقرار کنید. همین اصل در سطح واحدهای سازمانی و کل شرکت نیز صادق است. متعهد شدن به پروژه‌های جدید کمتر، محصولات جدید کمتر و حتی مشتریان جدید کمتر، این ظرفیت را برای همه ایجاد می‌کند که در فعالیت‌های باقی‌مانده به نتایجی چشمگیر دست یابند.

بهترین راه برای خروج از چرخه معیوب تعهد بیش از حد و عملکرد ضعیف، مدیریت بسیار دقیق تعهداتی است که می‌پذیرید. در واقع، اگر مسئولیت‌های کمتری قبول کنید، می‌توانید کارهای بیشتری انجام دهید. در ادامه چند اقدام برای جلوگیری از بیش از حد پر شدن برنامه کاری ارائه شده است:

مکث ایجاد کنید. هر زمان که امکان دارد، از پذیرفتن تعهدات جدید در همان لحظه خودداری کنید. در عوض، روند تصمیم‌گیری را کمی کندتر کنید تا فرصت داشته باشید انتخابی سنجیده انجام دهید. ابتدا سؤالات روشن‌کننده بپرسید. برای مثال، اگر کسی از شما بخواهد ارائه‌ای آماده کنید، می‌توانید بگویید: «جالب به نظر می‌رسد. دقیقاً چه چیزی مدنظر شماست؟» همچنین موضوع، قالب و میزان رسمی بودن آن را مشخص کنید تا بتوانید برآورد کنید چه مقدار زمان برای آماده‌سازی نیاز خواهد بود. سپس از طرف مقابل بخواهید فرصتی برای بررسی تعهدات فعلی خود داشته باشید و بعد پاسخ دهید: «لازم است تعهدات فعلی‌ام را بررسی کنم. آیا مناسب است که فردا پاسخ نهایی را به شما بدهم؟» افراد معمولاً دوست دارند «منطقی» به نظر برسند، بنابراین اغلب با این درخواست موافقت می‌کنند. اگر این مکاتبه از طریق ایمیل انجام می‌شود، حتی ممکن است نیازی به درخواست زمان نداشته باشید؛ کافی است آن زمان را برای خود در نظر بگیرید.

زود و مکرر نه بگویید. اگر از همان ابتدا می‌دانید که ظرفیت پذیرش یک پروژه را ندارید، در سریع‌ترین زمان ممکن پاسخ منفی بدهید. هرچه بیشتر صبر کنید، رد کردن درخواست برای شما دشوارتر می‌شود و طرف مقابل نیز هنگام دریافت پاسخ، ناامیدتر خواهد شد. یک پاسخ ساده مانند «این فرصت فوق‌العاده به نظر می‌رسد، اما متأسفانه در حال حاضر ظرفیت پذیرش مسئولیت جدید را ندارم» معمولاً کافی است.

پروژه را به‌دقت بررسی کنید. اگر تمایل دارید پروژه را بپذیرید، کمی زمان بگذارید و تمام کارهایی را که برای تکمیل آن لازم است انجام دهید، مشخص کنید. برای مثال، آماده کردن یک ارائه ممکن است شامل گفتگو با ذی‌نفعان اصلی، انجام تحقیق، تهیه اسلایدها و تمرین ارائه باشد. در پروژه‌های بزرگ‌تر، دامنه تعهدات معمولاً گسترده‌تر و مبهم‌تر است. آنچه را می‌دانید روی کاغذ بیاورید و برای هر مرحله برآورد تقریبی زمان انجام آن را تعیین کنید.

تقویم خود را بررسی کنید. پس از ارزیابی تعهد جدید، تقویم کاری خود را مرور کنید تا ببینید چه مقدار زمان آزاد در برنامه‌تان وجود دارد یا ندارد (برای استفاده بهتر از زمان‌های خالی، بخش «آن فاصله‌های 30 دقیقه‌ای بین جلسات را هدر ندهید» را ببینید). در مثال ارائه، اگر زمان خالی کافی در تقویم خود مشاهده کردید، می‌توانید با اطمینان پروژه را بپذیرید و زمان انجام آن را در برنامه خود ثبت کنید. اما اگر تا زمان برگزاری رویداد هیچ فضای آزادی در تقویم وجود ندارد و ارائه نیز به آماده‌سازی نیاز دارد، چند گزینه پیش روی شماست. گزینه اول این است که به‌سادگی درخواست را رد کنید، زیرا زمانی برای پذیرش مسئولیت جدید ندارید. گزینه دوم این است که تعهدات فعلی خود را دوباره مذاکره و اولویت‌بندی کنید تا بتوانید پروژه جدید را بپذیرید. درخواست جدید را در کنار پروژه‌های فعلی خود ارزیابی کنید. آیا این پروژه جدید آن‌قدر ارزشمند است که پروژه دیگری را کنار بگذارید یا به تعویق بیندازید؟ اگر مطمئن نیستید، از مدیر خود بپرسید: «از من خواسته شده برای XYZ یک ارائه آماده کنم. این کار باعث می‌شود زمان کمتری برای پروژه ABC داشته باشم. ترجیح می‌دهید اولویت‌هایم را تغییر دهم و این مسئولیت را بپذیرم یا روی همان پروژه فعلی تمرکز کنم؟» استفاده از چنین رویکردهایی به شما کمک می‌کند تعهدات خود را در سطحی معقول نگه دارید و گرفتار بدهی زمانی نشوید.

تعهدات خود را بازتنظیم کنید. اگر مسئولیت جدیدی می‌پذیرید که بر سایر پروژه‌ها تأثیر می‌گذارد، دیگران را از انتظارات واقع‌بینانه آگاه کنید. ممکن است برخی ترجیح دهند پروژه جدید را در اولویت قرار ندهید، اما اگر تصمیم شما با مدیر و اهداف سازمانی هماهنگ است، انتخاب درستی انجام داده‌اید. همچنین وقتی از همان ابتدا انتظارات را شفاف می‌کنید، احتمال نارضایتی دیگران کمتر می‌شود. این فرصت را خواهید داشت که با آن‌ها درباره تدوین یک جدول زمانی جدید یا واگذاری بخشی از کارها به فردی که زمان بیشتری در اختیار دارد، همکاری کنید.

وقتی درباره تعهدات خود شفافیت کامل پیدا کردید، آن‌ها را در تقویم ثبت کنید. به این ترتیب مطمئن خواهید شد که برای انجام مسئولیت‌هایی که پذیرفته‌اید، زمان و فضای کافی در اختیار دارید. با این صداقت در برنامه‌ریزی، می‌توانید کارها را به‌خوبی و با کیفیت بالا انجام دهید. به خودتان چند ساعت متوالی یا حتی یک روز کامل فرصت دهید تا عمیقاً روی انجام عالی کارها تمرکز کنید. زمانی که مجبور نباشید در میان انبوه ایمیل‌ها و جلسات، تنها 20 یا 30 دقیقه پراکنده برای پیشبرد پروژه‌های مهم پیدا کنید، قادر خواهید بود کارهایی با ارزش واقعی خلق کنید و در عین حال از فرایند انجام آن‌ها نیز لذت ببرید.

الیزابت گریس ساندرز نویسنده کتاب How to Invest Your Time Like Money (انتشارات هاروارد بیزینس ریویو، 2015)، مربی مدیریت زمان و بنیان‌گذار شرکت Real Life E Time Coaching & Training است.