استراتژیهای مدیریت زمان برای مدیران پروژه
هر مدیر پروژه با احساس ناخوشایند از دست رفتن مهلتها، افزایش هزینهها و نارضایتی ذینفعان آشناست. در بسیاری از مواقع، ریشه این مشکلات در مدیریت زمان ضعیف است. خبر خوب این است که با بهکارگیری استراتژیهای درست، میتوانید کنترل اوضاع را در دست بگیرید.
مدیریت زمان مؤثر فقط به رعایت مهلتها محدود نمیشود؛ بلکه به استفاده هوشمندانه از کمیابترین منبع شما — زمان — برای هدایت پروژهها به سمت موفقیت مربوط است.
با تسلط بر مدیریت زمان، میتوانید استرس را کاهش دهید، بهرهوری را افزایش دهید، کیفیت کار را ارتقا دهید و یک تصویر حرفهای قابل اعتماد بسازید.
در ادامه چند استراتژی کاربردی برای تسلط بر مدیریت زمان در مدیریت پروژه و ارائه نتایج پایدار معرفی شده است.
استراتژیهای ضروری مدیریت زمان در پروژه: از برنامهریزی تا اجرا
تفاوت میان مدیران پروژهای که موفق عمل میکنند و آنهایی که فقط از چالشها عبور میکنند، اغلب به میزان تسلط آنها بر تکنیکهای اصلی برنامهریزی و اجرا برمیگردد. این مسیر با یک پایه محکم شروع میشود: اینکه بدانید کارها در واقعیت چقدر زمان میبرند.
حتماً این مقاله را هم ببینید: مسئولیتهای مدیر پروژه: راهنمایی برای مدیریت مؤثر پروژه
A. روشهای هوشمندانه برآورد
واقعیت این است که برآورد دقیق، سنگبنای یک برنامه زمانبندی قابل اعتماد است. مدیران پروژه باتجربه بارها شاهد شکست پروژهها بودهاند، فقط به این دلیل که کسی در جلسه یک عدد تصادفی مطرح کرده و آن را «برآورد» نامیده است.
اگر حدس و گمان منجر به هرجومرج شود، تکنیکهای مبتنی بر داده وضوح ایجاد میکنند. هرچند رسیدن به دقت کامل امکانپذیر نیست، اما روشهای مدرن و دادههای تاریخی میتوانند دقت را به میزان قابل توجهی افزایش دهند.
برآورد مشابه: یادگیری از گذشته
این روش در مدیریت پروژه به معنای استفاده از تجربههای گذشته برای پیشبینی زمان یا هزینه کارهای فعلی است. این تکنیک از بالا به پایین، از اطلاعات تاریخی پروژههای مشابه گذشته و قضاوت کارشناسان برای برآورد زمان یا هزینه پروژه فعلی استفاده میکند.
برای مثال، اگر پنج پروژه مشابه قبلی هرکدام سه ماه طول کشیدهاند، احتمال زیادی وجود دارد که پروژه فعلی نیز حدود سه ماه زمان ببرد.
دقت این روش تا حد زیادی به میزان شباهت پروژه فعلی با پروژههای پیشین بستگی دارد. این تکنیک را میتوان در سطح کل پروژه یا در سطح جزئیتر فعالیتها بهکار برد.
دورههای آموزش مدیریت پروژه گیت را بررسی کنید و برنامهریزی پروژه، مدیریت زمان و ریسک، و ارتباط با ذینفعان را بیاموزید.
برآورد پارامتریک: استفاده از داده برای حذف حدس و گمان
این همان جایی است که میتوانید در جلسات واقعاً حرفهای ظاهر شوید. بهجای گفتن «بستگی دارد»، از دادهها و روابط مشخص برای محاسبه یک برآورد دقیق استفاده میکنید. مدیران پروژه باتجربه این روش را برای فعالیتهای تکراری بسیار دوست دارند.
برای مثال، در یک پروژه ساختمانی میتوانید مدت زمان را براساس «زمان لازم برای تکمیل هر اتاق» برآورد کنید. در یک پروژه توسعه وبسایت نیز ممکن است طراحی رابط کاربری حدود 30% از کل زمان توسعه را به خود اختصاص دهد.
این روش با تکیه بر معیارهای ثابت و استانداردهای صنعتی، حدس و گمان را از فرآیند برآورد حذف میکند.
نکته حرفهای: اگر تاکنون این معیارها را ردیابی نکردهاید، از همین حالا شروع کنید. در آینده از خودتان قدردانی خواهید کرد، وقتی بهجای گفتن «شاید شش هفته؟» بتوانید با اطمینان بگویید: «براساس دادههای ما…».
برآورد سهنقطهای: در نظر گرفتن سه سناریو
بیایید صادق باشیم: پروژهها هیچوقت دقیقاً طبق برنامه پیش نمیروند. ممکن است توسعهدهنده بیمار شود، مشتری نظرش را تغییر دهد یا متوجه شوید که «یکپارچهسازی ساده»، آنقدرها هم ساده نیست.
این تکنیک همین واقعیت را در نظر میگیرد. بهجای یک عدد، سه سناریو را بررسی میکنید تا برآوردی واقعبینانهتر داشته باشید:
خوشبینانه: همهچیز عالی پیش میرود (نادر، اما غیرممکن نیست)
بدبینانه: همهچیز طبق قانون مورفی پیش میرود
محتملترین حالت: چیزی که واقعاً فکر میکنید رخ خواهد داد
برای آشنایی بیشتر با این روش برآورد، مقاله «فرمول PERT به زبان ساده: چگونه زمانبندی واقعبینانه پروژه را محاسبه کنیم؟» را مطالعه کنید.
B. تسلط بر زمانبندی
وقتی برآوردها را انجام دادید، بخش جذاب کار شروع میشود: تبدیل این اعداد به یک برنامه زمانبندی که با اولین برخورد با واقعیت فرو نریزد.
برنامه زمانبندی فقط یک جدول زمانی زیبا نیست؛ این برنامه نقش GPS پروژه شما را دارد. مشخص میکند چه کاری باید انجام شود، چه زمانی باید تکمیل شود و چه کسی مسئول انجام آن است. بدون برنامه زمانبندی، مدیریت پروژه چیزی شبیه هدایت گروهی از گربهها در تاریکی خواهد بود.
در ادامه چند استراتژی برای ساخت یک برنامه زمانبندی مؤثر آورده شده است:
روش مسیر بحرانی (CPM): درک زمان شناور برای جلوگیری از گلوگاهها
روش مسیر بحرانی (CPM) تکنیکی است که زنجیرهای از فعالیتها را شناسایی میکند که اگر هر یک از آنها با تأخیر مواجه شود، کل پروژه به تعویق میافتد.
فعالیتهای مسیر بحرانی هیچ «زمان شناور» یا «زمان آزاد» ندارند، یعنی هیچ فضایی برای تأخیر وجود ندارد. اگر نویسنده محتوا دو روز دیرتر کار را تحویل دهد و این فعالیت روی مسیر بحرانی نباشد، مشکلی ایجاد نمیشود. اما اگر توسعهدهنده سه روز تأخیر داشته باشد، کل پروژه شما عقب میافتد.
درک مسیر بحرانی همچنین به شما کمک میکند زمان شناور فعالیتهای غیر بحرانی را مدیریت کرده و از ایجاد گلوگاهها جلوگیری کنید.
نکته حرفهای: تمرکز اصلی خود را روی فعالیتهای حیاتی بگذارید و منابع و بررسیهای روزانه را برای آنها تنظیم کنید.
نمودار گانت: تصویرسازی نقشه راه پروژه
این ابزار یکی از قدرتمندترین ابزارهای بصری برای مدیران پروژه است! نمودار گانت برنامه زمانبندی پروژه را نمایش میدهد و فعالیتها، مدت زمان، تاریخ شروع و پایان، و وابستگی بین آنها را مشخص میکند.
این نمایش گرافیکی، خلاصه واضحی از محدوده و زمانبندی پروژه در اختیار شما و ذینفعان قرار میدهد.
نکته حرفهای: آن را بیش از حد پیچیده نکنید. یک نمودار گانت خوب باید داستان پروژه را در یک نگاه منتقل کند. اگر برای درک آن نیاز به ذرهبین یا مدرک دکتری دارید، بیش از حد پیچیده شده است.
نمودار گانت حرفه ای - تسلط به ملزومات مدیریت پروژه
مدیریت زمان در Agile: افزایش ردیابی زمان و انعطافپذیری
این روش همان چیزی را میپذیرد که همه مدیران پروژه میدانند: شرایط تغییر میکند، اولویتها جابهجا میشوند و مشتریان ایدههای جدید را ناگهان مطرح میکنند. بهجای اینکه یک برنامه 12 ماهه دقیق بنویسید که بعد از دو هفته بیاعتبار میشود، Agile همه چیز را به اسپرینتهای کوچک و قابل مدیریت تقسیم میکند.
چارچوبهایی مانند Scrum و Kanban به تیمها کمک میکنند تا سریع به تغییرات پاسخ دهند و نتایج باکیفیتی ارائه دهند.
بهترین بخش این است که وقتی مشتری شما میپرسد: «میتوانیم فقط این یک ویژگی کوچک را اضافه کنیم؟»، میتوانید بهطور دقیق نشان دهید این تغییر چه تأثیری بر اسپرینت فعلی دارد و گزینههای واقعی اولویتبندی را در اختیار او قرار دهید.
اصول چابک: شامل Scrum و Kanban - نسخه 2022
C. ادغام ابزارهای مدرن
امروزه مدیران پروژه میتوانند از فناوری برای خودکارسازی و سادهسازی کارهایشان استفاده کنند. نرمافزارهای ردیابی زمان به شما کمک میکنند پروژهها را با دقت بیشتری برنامهریزی، سازماندهی و نظارت کنید. در ادامه برخی از پرکاربردترین ابزارهای ردیابی زمان در مدیریت پروژه آورده شده است:
Clockify
Toggl Track
Harvest
QuickBooks Time (formerly TSheets)
Hubstaff
Everhour
Time Doctor
ابزاری مانند ChatGPT حتی میتواند برای شما یک برنامه زمانبندی سفارشیشده ایجاد کند که شامل فعالیتهای کلیدی، نقاط عطف، زمانبندیها و وابستگیها باشد و سپس میتوانید آن را براساس نیازهای خاص پروژهتان اصلاح کنید.
از این ابزار بیشترین بهره را ببرید: چت جی پی تی برای مدیریت پروژه: نکات و ترفندهایی که هر مدیر پروژهای باید بداند
چطور مدیران پروژه برتر، بهرهوری خود را حفظ میکنند
مدیران پروژه موفق فقط برنامهریزهای خوبی نیستند؛ آنها هنر نظم و پیگیری روزانه را بهخوبی آموختهاند.
مدیریت زمان در پروژه به همان اندازه که درباره برنامهریزی اولیه است، به اجرای روزانه نیز مربوط میشود.
A. سیستمهای هوشمند اولویتبندی
شاید شما هم این وضعیت را تجربه کرده باشید: خیره شدن به فهرستی از وظایف که طول آن از یک رسید CVS هم بیشتر است و نمیدانید از کجا شروع کنید. در اینجا اولویتبندی به کمک شما میآید؛ یعنی تعیین ترتیب انجام کارها براساس اهمیت و فوریت آنها. این کار باعث میشود انرژی خود را روی مهمترین فعالیتها متمرکز کنید.
در ادامه روشهایی را میبینید که حرفهایها برای کنار زدن شلوغیها از آن استفاده میکنند:
ماتریس آیزنهاور: چارچوب تصمیمگیری که ساعتها صرفهجویی میکند
این ابزار محبوب به شما کمک میکند وظایف را براساس فوریت و اهمیت دستهبندی کنید. ماتریس آیزنهاور شامل چهار بخش است:
بخش 1: فوری و مهم. این موارد را فوراً انجام دهید.
بخش 2: مهم اما غیر فوری. انجام آنها را برای زمان دیگری برنامهریزی کنید.
بخش 3: فوری اما غیر مهم. در صورت امکان این وظایف را واگذار کنید.
بخش 4: نه فوری و نه مهم. این موارد اتلاف زمان را حذف کنید.
نکته مهم اینجاست: موفقترین مدیران پروژه بیشتر وقت خود را در بخش 2 میگذرانند. آنها پیش از آنکه کاری فوری شود، روی فعالیتهای مهم کار میکنند.
قانون 80/20: هوشمندانه کار کنید، نه سختتر
این قانون که به اصل پارتو مشهور است، میگوید 80% موفقیت یک پروژه از 20% وظایف آن حاصل میشود.
در مدیریت پروژه، معنای این اصل آن است که باید روی تعداد کمی از وظایف حیاتی تمرکز کنید که بیشترین تأثیر را بر موفقیت پروژه دارند؛ به این ترتیب زمان و منابع به بهترین شکل ممکن استفاده میشوند.
از خود بپرسید: «اگر فقط بتوانم 20% از این پروژه را انجام دهم، کدام وظایف 80% ارزش را ایجاد میکنند؟» این وظایف باید در زمانهای طلایی و با بیشترین انرژی شما انجام شوند.
B. تکنیکهای قدرتمند افزایش بهرهوری
فراتر از اولویتبندی، برخی تکنیکها میتوانند بهرهوری روزانه شما را بهطور چشمگیری افزایش دهند.
Time Blocking
این روش نسخه پیشرفتهتری از تکنیک پومودورو است. در حالی که تکنیک پومودورو شامل کار در بازههای 25 دقیقهای همراه با استراحتهای کوتاه است، در Time Blocking شما بلوکهای زمانی مشخصی را در تقویمتان برای انجام وظایف خاص رزرو میکنید.
این کار به شما کمک میکند مرزهای زمانی مشخصتری تعیین کرده و حواسپرتیها را به حداقل برسانید.
نکته حرفهای: با این بلوکهای زمانی مانند جلسات واقعی برخورد کنید. اجازه ندهید کسی روی آنها زمان رزرو کند و مهمتر از همه، هنگام کار عمیق هرگز سراغ LinkedIn نروید.
سمزدایی از جلسات (Meeting Detox)
جلسات غیرضروری از بزرگترین اتلافکنندههای زمان در هر پروژه هستند. پیش از برگزاری هر جلسه، فکر کنید آیا هدف جلسه با یک ایمیل ساده قابل دستیابی نیست.
اگر برگزاری جلسه ضروری است، حتماً دستور جلسه مشخص تهیه کنید، فقط افراد ضروری را دعوت کنید و یک فرد مسئول برای ثبت و توزیع موارد اقدام پس از جلسه تعیین کنید.
این فیلتر جلسات را بررسی کنید:
میشود این موضوع را ایمیل کرد؟ → ایمیل بفرستید
آیا واقعاً همه باید در جلسه باشند؟ → فقط تصمیمگیرندگان را دعوت کنید
به چه خروجی مشخصی نیاز داریم؟ → آن را در دعوتنامه جلسه بنویسید
چه کسی یادداشتبرداری و پیگیری میکند؟ → قبل از شروع جلسه مشخص کنید
واگذاری استراتژیک
اینکه بخواهید همه کارها را خودتان انجام دهید نشانه تعهد نیست، بلکه به گلوگاه پروژه تبدیل میشود. واگذاری وظایف یک مهارت ضروری است که با توانمندسازی تیم، تأثیر شما را چند برابر میکند.
برای واگذاری مؤثر، وظیفه درست را برای فرد مناسب انتخاب کنید، دستورالعملها و انتظارات را بهوضوح توضیح دهید و بهطور منظم پیگیری کنید.
سفر شما به سوی تسلط بر مدیریت زمان از همین حالا آغاز میشود
تسلط بر مدیریت زمان در مدیریت پروژه یک تلاش لحظهای نیست، بلکه سفری مداوم از یادگیری و بهبود است. این مهارت به شما یک مزیت رقابتی میدهد، استرس را کاهش میدهد و شما را به عنوان رهبری قابلاعتماد و مؤثر مطرح میکند.
در ادامه چند قدم وجود دارد که میتوانید از امروز برای آغاز این تحول بردارید:
یک تکنیک تخمینزنی مانند «Analogous Estimating» را انتخاب کنید و در وظیفه بعدی پروژه خود به کار ببرید.
یک سیستم رسمی مدیریت پروژه و رهگیری زمان راهاندازی کنید تا دید بهتری نسبت به حجم کاری تیم به دست آورید.
یکی از تکنیکهای روزانه بهرهوری مانند ماتریس آیزنهاور یا زمانبندی بلوکی (Time Blocking) را برای 30 روز آینده تمرین کنید و تأثیر آن را مشاهده کنید.
با اجرای این استراتژیها میتوانید از انحراف پروژه جلوگیری کنید، انگیزه تیم را حفظ کنید و بهطور مداوم به اهداف پروژه خود دست پیدا کنید.
برای ثبت دیدگاه وارد حساب کاربری خود شوید.
