فرمول PERT به زبان ساده: چگونه زمان‌بندی واقع‌بینانه پروژه را محاسبه کنیم؟

اگر شما یک مدیر پروژه هستید، احتمالاً تجربه کرده‌اید که با اعتماد به نفس به ذینفعان می‌گویید «این کار سه هفته طول می‌کشد»، اما پروژه شما در نهایت شش هفته طول می‌کشد.

آیا می‌دانستید که 46% از پروژه‌های فناوری اطلاعات با تأخیر در برنامه مواجه می‌شوند؟ و بسیاری از این تأخیرها می‌توانست با استفاده از تکنیک‌های بهتر برآورد زمان جلوگیری شود. تفاوت بین مدیرانی که همواره مهلت‌های خود را رعایت می‌کنند و کسانی که این کار را نمی‌کنند، شانس یا جادو نیست؛ بلکه استفاده از ابزارهای مناسب است.

یکی از این ابزارها فرمول PERT است. این فقط یک اصطلاح رایج مدیریت پروژه نیست؛ بلکه یک تکنیک آزموده و عملی است که حدس‌های تصادفی را به پیش‌بینی‌های قابل دفاع تبدیل می‌کند. می‌خواهید یاد بگیرید چگونه مثل یک حرفه‌ای از آن استفاده کنید؟ پس ادامه دهید.

فرمول PERT چیست؟ (تغییر دهنده بازی در برآورد شما)

به‌طور ساده، فرمول PERT یک تکنیک برآورد سه‌نقطه‌ای است که به چیزی توجه دارد که اغلب نادیده گرفته می‌شود: پروژه‌ها به ندرت دقیقاً مطابق برنامه پیش می‌روند.

PERT (Program Evaluation and Review Technique) در دهه 1950 زمانی شکل گرفت که نیروی دریایی ایالات متحده نیاز داشت پیچیدگی پروژه موشک Polaris را مدیریت کند. اگر این روش برای علوم موشکی کافی بود، قطعاً برای استقرار نرم‌افزار یا بازسازی دفتر شما هم مناسب است!

امروزه، فرمول PERT همچنین یک مفهوم کلیدی برای هر کسی است که به دنبال دریافت گواهینامه Project Management Professional (PMP®) است.

دلیل عملکرد خوب PERT این است که به جای اینکه تمام تخمین خود را روی یک سناریو متمرکز کنید، شما را وادار می‌کند تا در سه سناریو فکر کنید:

• برآورد خوش‌بینانه (O): همه چیز به‌طور کامل مطابق برنامه پیش می‌رود. تیم شما با تمام توان کار می‌کند، کسی بیمار نمی‌شود، تأمین‌کنندگان زودتر تحویل می‌دهند و موقعیت سیاره عطارد هم مشکلی ایجاد نمی‌کند.

• برآورد محتمل‌ترین حالت (M): واقعیت وارد عمل می‌شود. مشکلات عادی رخ می‌دهند، اما هیچ فاجعه‌ای اتفاق نمی‌افتد. این تخمین شما بر اساس تجربه است.

• برآورد بدبینانه (P): قانون مورفی به‌طور کامل اعمال می‌شود. توسعه‌دهنده ستاره شما برنده لاتاری می‌شود و استعفا می‌دهد، سرور خراب می‌شود و به طرز عجیبی یک بیماری همه‌گیر جهانی درست در وسط پروژه شما شروع می‌شود.

با در نظر گرفتن هر سه سناریو، تخمینی به دست می‌آورید که واقعیت را منعکس می‌کند و نه صرفاً آرزوهای ذهنی.

فرمول PERT در مدیریت پروژه: ریاضیات ساده، نتایج قدرتمند

فرمول PERT به شکل زیر است:

مدت زمان مورد انتظار = (خوش‌بینانه + [4 × محتمل‌ترین حالت] + بدبینانه) / 6

«چرا محتمل‌ترین حالت را در 4 ضرب می‌کنیم؟» سؤال خوبی است! این موضوع تصادفی نیست؛ بلکه بر اساس توزیع Beta در آمار است. اساساً، ما می‌گوییم سناریوی واقع‌بینانه چهار برابر محتمل‌تر از حالت‌های افراطی رخ می‌دهد.

این رویکرد وزن‌دار تخمینی بسیار قابل اعتمادتر از میانگین ساده سه عدد به شما می‌دهد. مثل داشتن یک کره جادویی است، اما با پشتوانه واقعی ریاضی.

فرمول PERT در عمل: مثال‌ها

نگاهی به چند مثال از فرمول PERT بیندازید تا ببینید چگونه در عمل کار می‌کند.

مثال 1: پروژه کلاسیک «بازطراحی وب‌سایت»

• خوش‌بینانه (O): 6 هفته (طراحی بلافاصله تأیید می‌شود، هیچ تغییر دامنه‌ای رخ نمی‌دهد، توسعه‌دهندگان مثل ماشین کار می‌کنند)

• محتمل‌ترین حالت (M): 12 هفته (رفت و برگشت‌های معمول، برخی اصلاحات، سرعت توسعه معمولی)

• بدبینانه (P): 24 هفته (ذینفعان به توافق نمی‌رسند، مشکلات فنی جدی، تغییرات تیم)

محاسبه PERT:

(6 + [4 × 12] + 24) / 6 = (6 + 48 + 24) / 6 = 13 هفته

به جای اینکه 6 هفته قول دهید و تا مواجهه با واقعیت قهرمان به نظر برسید، می‌توانید با اعتماد بگویید 13 هفته و واقعاً به موقع تحویل دهید!

مثال 2: مهاجرت به یک سیستم CRM جدید

• خوش‌بینانه (O): 8 هفته (داده‌ها پاک هستند، کاربران سریع تطبیق می‌یابند، هیچ مشکل یکپارچه‌سازی وجود ندارد)

• محتمل‌ترین حالت (M): 16 هفته (پاکسازی داده‌های معمول، زمان آموزش استاندارد، مشکلات کوچک یکپارچه‌سازی)

• بدبینانه (P): 32 هفته (مشکل شدید داده‌ها، مقاومت کاربران، مشکلات جدی یکپارچه‌سازی)

محاسبه PERT:

(8 + [4 × 16] + 32) / 6 = (8 + 64 + 32) / 6 = 17.3 هفته

مثال 3: کمپین راه‌اندازی محصول

• خوش‌بینانه (O): 4 هفته (محتوا آماده است، تأییدات سریع انجام می‌شود، هیچ مانع حقوقی وجود ندارد)

• محتمل‌ترین حالت (M): 8 هفته (چرخه‌های بازبینی معمول، برخی اصلاحات محتوا، فرآیند تأیید عادی)

• بدبینانه (P): 16 هفته (بازنگری‌های عمده محتوا، مشکلات حقوقی، اصلاحات متعدد ذینفعان)

محاسبه PERT:

(4 + [4 × 8] + 16) / 6 = (4 + 32 + 16) / 6 = 8.7 هفته

الگو را می‌بینید؟ فرمول PERT تخمین‌هایی به شما می‌دهد که واقعاً می‌توانید در جلسات کمیته هدایت دفاع کنید.

زمان استفاده از فرمول PERT (و زمان صرف‌نظر کردن از آن)

فرمول PERT ابزاری قدرتمند است، اما برای هر موقعیتی مناسب نیست. دانستن زمان مناسب استفاده از آن، کلید مؤثر بودن آن است.

بهترین موارد استفاده

• پروژه‌های با عدم قطعیت بالا یا پروژه‌های اولیه که داده‌های تاریخی محدودی دارند.

• طرح‌های پیچیده و چند مرحله‌ای با اجزای متحرک زیاد.

• پروژه‌های پرخطر با متغیرهای متعدد که می‌توانند بر زمان‌بندی تأثیر بگذارند.

• ارتباط زمان‌بندی با ذینفعان با استفاده از یک برآورد مبتنی بر داده.

کاربردهای مدیریت پروژه

علاوه بر برآورد مدت زمان، PERT ابزاری بنیادی برای سایر فعالیت‌های برنامه‌ریزی حیاتی نیز هست:

• تحلیل مسیر بحرانی: PERT کمک می‌کند طولانی‌ترین دنباله وظایف که مدت زمان کل پروژه را تعیین می‌کند، مشخص شود.

• برنامه‌ریزی منابع: تصویری واضح‌تر از اینکه کدام وظایف به چه منابعی و برای چه مدتی نیاز دارند ارائه می‌دهد.

• پیش‌بینی بودجه: همان فرمول می‌تواند برای برآورد هزینه‌ها نیز استفاده شود.

زمانی که نباید از PERT استفاده کرد

• وظایف نگهداری روتین که قبلاً صدها بار انجام شده‌اند

• فعالیت‌های ساده و تک‌نفره (برای شکستن یک مغز گردو از چکش استفاده نکنید)

• سناریوهای با مهلت ثابت که در آن ریاضیات اهمیتی ندارد

• برنامه‌ریزی با محدودیت زمانی که نیاز به تخمین‌های سریع دارید

نکته حرفه‌ای:

فرمول PERT را برای فعالیت‌های مسیر بحرانی و نقاط عطف اصلی استفاده کنید. هر وظیفه کوچک را با PERT برآورد نکنید: وقت بیشتری صرف محاسبه خواهید کرد تا مدیریت واقعی!

فرمول PERT در مقابل سایر روش‌های برآورد

این‌گونه فرمول PERT در مقایسه با سایر تکنیک‌هایی که همه مدیران پروژه استفاده می‌کنند، عمل می‌کند:

• PERT در مقابل برآوردهای «احساس درونی»

احساس درونی: «احساس می‌کنم حدود 2 ماه طول می‌کشد»

PERT: پشتیبانی ریاضی برای برآورد شما

برنده: PERT (هرچند هرگز شهود و تجربه خود را نادیده نگیرید!)

• PERT در مقابل داده‌های تاریخی

داده‌های تاریخی: «آخرین بار 3 ماه طول کشید»

PERT: عوامل منحصر به فرد پروژه جاری را لحاظ می‌کند

برنده: ترکیب هر دو! از داده‌های تاریخی برای اطلاع‌رسانی به سه برآورد خود استفاده کنید

• PERT در مقابل نمودارهای گانت

اینجاست که اغلب افراد گیج می‌شوند. فرمول PERT و نمودارهای گانت رقیب نیستند؛ آن‌ها هم‌تیمی هستند!

• از PERT در مرحله برنامه‌ریزی برای برآورد مدت زمان وظایف استفاده کنید

• از نمودارهای گانت در مرحله اجرا برای پیگیری پیشرفت استفاده کنید

فرمول PERT را به عنوان ابزار برنامه‌ریزی استراتژیک خود و نمودار گانت را به عنوان ابزار پیگیری تاکتیکی اجرا در نظر بگیرید.

نکات حرفه‌ای برای به حداکثر رساندن نتایج PERT

برای بهره‌گیری حداکثری از فرمول PERT، این بهترین روش‌ها را دنبال کنید.

دریافت برآوردهای بهتر:

• شخص بدبین تیم خود را وارد کنید: هر تیم یک نفر بدبین دارد و او برای سناریوهای واقعی بدترین حالت بسیار ارزشمند است

• از خوش‌بین تیم بهره ببرید: اما آن‌ها را در واقعیت نگه دارید

• از روش «پلنگ‌بازی برنامه‌ریزی» استفاده کنید: تخمین‌ها را از چند عضو تیم بگیرید و سپس تفاوت‌ها را بحث کنید

• تعطیلات، مرخصی‌ها و رویدادهای شرکت را در نظر بگیرید: بسیاری از پروژه‌ها به دلیل فراموش کردن فصل تعطیلات تابستانی از مسیر خارج می‌شوند (واقعاً!)

اجتناب از مشکلات PERT:

• اجازه ندهید تخمین‌های خوش‌بینانه تبدیل به خیال‌پردازی شود: «همه چیز کامل پیش می‌رود» به معنای «همه چیز فوق‌العاده و غیرواقعی خوب پیش می‌رود» نیست

• وابستگی‌ها را به یاد داشته باشید: وظیفه 2 هفته‌ای شما ممکن است به وظیفه 4 هفته‌ای شخص دیگری وابسته باشد

• برآوردهای خود را به‌روزرسانی کنید: هرچه بیشتر درباره پروژه می‌آموزید، محاسبات PERT خود را بازبینی کنید

• فرضیات خود را مستندسازی کنید: شش ماه بعد، بابت توضیح اینکه چرا فکر می‌کردید X به Y زمان نیاز دارد، از خودتان تشکر خواهید کرد

ابزارهای مفید

در حالی که خود فرمول PERT ساده است، استفاده از ابزارهای اختصاصی می‌تواند فرایند محاسبه را ساده‌تر کند، به‌ویژه برای پروژه‌های پیچیده با وظایف متعدد.

ادغام این ابزارها در جریان کاری شما می‌تواند زمان را صرفه‌جویی و همکاری را بهبود بخشد.

در اینجا چند ابزار مفید برای اعمال فرمول PERT در مدیریت پروژه آورده شده است:

• Microsoft Project

این یک نرم‌افزار قدرتمند مدیریت پروژه است که قابلیت‌های محاسبه PERT را به‌صورت داخلی دارد. می‌توانید مقادیر خوش‌بینانه، واقع‌بینانه و بدبینانه یک وظیفه را وارد کنید و نرم‌افزار به‌طور خودکار تخمین PERT را محاسبه می‌کند. این برای پروژه‌های بزرگ که محاسبه دستی دشوار است، بسیار مفید است.

تسلط بر این نرم‌افزار با هر یک از دوره‌های گیت در زمینه آموزش مایکروسافت پروجکت امکان‌پذیر است.

• Smartsheet

به عنوان یک ابزار مدیریت کار تیمی، Smartsheet برای جمع‌آوری تخمین‌های سه‌نقطه‌ای از اعضای مختلف تیم و ذینفعان عالی است. رابط کاربری شبیه به صفحه گسترده آن، ایجاد ستون‌هایی برای تخمین‌های خوش‌بینانه، محتمل‌ترین و بدبینانه و اعمال فرمول سفارشی PERT را آسان می‌کند.

• Excel

برای کسانی که رویکرد عملی‌تر را ترجیح می‌دهند یا به نرم‌افزار مدیریت پروژه تخصصی دسترسی ندارند، یک صفحه گسترده ساده Excel گزینه‌ای کاملاً مناسب است. می‌توانید به راحتی فرمول‌های سفارشی خود را برای محاسبه میانگین وزنی PERT هر وظیفه ایجاد کنید، که این ابزار را برای پروژه‌های هر اندازه انعطاف‌پذیر و قابل دسترس می‌کند.

با دوره راهنمای کامل اکسل 2024 از صفر به حرفه‌ای برسید.

اقدام کنید: امروز استفاده از PERT را آغاز کنید

آماده‌اید از وضعیت «همیشه دیر» به «همیشه به موقع» برسید؟ این‌گونه می‌توانید شروع کنید:

1. یکی از برآوردهای پروژه جاری خود را که نامطمئن به نظر می‌رسد، انتخاب کنید

2. فرمول PERT را اعمال کنید: تخمین‌های خوش‌بینانه، محتمل‌ترین و بدبینانه برای وظیفه جمع‌آوری کنید

3. نتیجه PERT را با برآورد اولیه خود مقایسه کنید

4. نتایج را با تیم خود به اشتراک بگذارید تا اعتماد به این روش جدید ایجاد شود

جمع‌بندی

به یاد داشته باشید، ذینفعان تنها به اعداد علاقه ندارند؛ آن‌ها به اعتماد اهمیت می‌دهند. وقتی می‌توانید بگویید «بر اساس تحلیل سه‌نقطه‌ای با در نظر گرفتن سناریوهای خوش‌بینانه، محتمل‌ترین و بدبینانه»، شما نه تنها یک عدد ارائه می‌دهید، بلکه اعتماد آن‌ها را نیز جلب می‌کنید.

نکته: اگر واقعاً قصد دارید مهارت‌های مدیریت پروژه خود را ارتقا دهید، در نظر داشته باشید گواهینامه PMP® را دنبال کنید. PERT تنها یکی از تکنیک‌های قدرتمند متعددی است که در مسیر یادگیری آن‌ها را خواهید آموخت.