آموزش Microsoft Teams

در این بخش می خوانید:

• Microsoft Teams چیست؟
• نحوه استفاده از مایکروسافت تیمز: کانال ها، تیم ها و پیام رسانی
• بهره وری بیشتر با مایکروسافت تیمز

Microsoft Teams چیست؟

Microsoft Teams یک فضای کاری مشترک در Microsoft 365/Office 365 است که به عنوان یک مرکز برای مکالمات در محل کار، کار تیمی مشترک، چت‌های ویدیویی و اشتراک‌گذاری اسناد عمل می‌کند، که همگی برای کمک به بهره‌وری کارمندان در مجموعه‌ای از ابزارها طراحی شده‌اند.

طبق آمار منتشر شده توسط مایکروسافت در ماه آوریل، مایکروسافت که در سال 2017 به عنوان رقیب پیشگام همکاری Slack راه اندازی شد، شاهد استفاده از موشک Teams برای 75 میلیون کاربر فعال روزانه با بدتر شدن همه گیری COVID-19 بود. این شرکت Teams را سریعترین برنامه تجاری در حال رشد در تاریخ خود نامید.

Teams از زمان راه‌اندازی - و با اجبار برای اتصال کار از خانه - به عنوان بخش مهمی از استراتژی همکاری و بهره‌وری در محل کار مایکروسافت بیشتر در کانون توجه قرار گرفت.

رائول کاستانون، تحلیلگر ارشد درباره این نرم افزار می گوید: «مایکروسافت تیمز به‌عنوان یک محصول ستاره به‌جای یک افزونه که در مجموعه‌ای با بهره‌وری بزرگ‌تر قرار می‌گیرد، ظاهر شده‌ است. تیمز می‌توانند به‌عنوان جایگزینی برای ارتباطات ایمیل به طور کامل عمل کند، اما همچنین به طور گسترده‌تری برای اتصال افراد و برنامه‌هایشان، به‌ویژه برای کارمندان از راه دور، کارساز باشد. همانطور که یکی از سخنگویان مایکروسافت گفته است، از مایکروسافت تیمز به عنوان یک "ترجمه دیجیتالی از یک فضای اداری باز" یاد می کند.

داکس ریموند سای، مدیر ارشد برند، Microsoft MVP و مدیر منطقه ای شریک مایکروسافت، AvePoint، اذعان داشت: فضای کاری مشترک به عنوان بافت همبند به برنامه های مایکروسافت 365 می پیوندد و "خلأ حیاتی" را برای مایکروسافت پر می کند. Sy همچنین افزود: "مایکروسافت در اوایل متوجه شد که یک هاب یکپارچه که چت مداوم، فایل‌ها و ویدئو کنفرانس را گرد هم می‌آورد، آینده همکاری سازمانی خواهد بود."

Teams به عنوان یک برنامه دسکتاپ، از طریق مرورگر وب و به عنوان یک برنامه تلفن همراه در دسترس است. در تمام سیستم عامل های اصلی مانند ویندوز، macOS، iOS و Android پشتیبانی می شود.

نحوه استفاده از مایکروسافت تیمز: کانال ها، تیم ها و پیام رسانی

Teams متشکل از یک یا چند، "تیم" می باشند که اساساً گروه هایی از کارمندان در یک سازمان، مانند کارکنان بخش بازاریابی یا طراحی را تشکیل می دهد. تیم‌ها می‌توانند از نظر اندازه و دامنه نیز متفاوت باشند، برای مثال، از کل کسب‌وکار گرفته تا یک گروه متمرکز با منافع مشترک.

هنگامی که یک تیم برای اولین بار راه اندازی می شود، یک گروه مایکروسافت 365 به طور خودکار به همراه خدمات مرتبط مانند سایت شیرپوینت و دسترسی OneNote ایجاد می شود. به این معنا که Teams یک گام فراتر از Groups پیش می رود و به عنوان یک رشته ملموس تر عمل می کند که کاربران و برنامه ها را در سراسر سازمان به هم متصل می کند. Sy گفت: "این هنوز پشت صحنه آفیس 365 است. اما اکنون، مایکروسافت می تواند داستان بهره وری و یکپارچه سازی خود را به جای گروه ها، حول محور Teams متمرکز کند."

هر تیم متشکل از «کانال‌های» فردی است که تمرکز مشخص‌تری دارند، مانند یک پروژه کاری یا موضوع. کانال‌ها اتاق‌های چت گروهی هستند که برای مکالمات سریع بهتر از ارتباطات ناهمزمان مانند ایمیل عمل می کنند.

دو نوع کانال اصلی وجود دارد: کانال‌های خصوصی برای مکالمات محرمانه مناسب هستند، که می‌تواند به ویژه برای تیم‌های حقوقی یا مالی مفید باشد، در حالی که کانال‌های "استاندارد" به هر کسی در یک فضای کاری اجازه می‌دهند آنچه نوشته شده است را ببینند و به فایل‌های به اشتراک گذاشته شده دسترسی پیدا کنند.

یک کانال «عمومی» به طور پیش‌فرض فعال است و سپس مدیران می‌توانند موارد بیشتری را متناسب با نیازهای تیم خود اضافه کنند. هر کانال حاوی برگه هایی با فایل ها و برنامه های به اشتراک گذاشته شده برای انجام کار بدون تغییر صفحه است. طبق گزارش Forrester، تیم‌ها می‌توانند جابجایی اپلیکیشن‌ها را به میزان قابل توجهی کاهش دهند و به طور تخمینی ۱۵ تا ۲۵ دقیقه در روز برای هر کارمند در وقت صرفه‌جویی کنند.

علاوه بر استفاده از چت‌های گروهی در یک کانال، کارمندان می‌توانند پیام‌های مستقیمی برای همکاران ارسال کنند یا دیگران را به یک مکالمه گروهی موقت اضافه کنند.

Teams حاوی ویژگی‌های معمول پیام‌رسانی فوری است که از یک برنامه چت تجاری انتظار می‌رود، از جمله شکلک‌ها، فایل‌های GIF، ویرایش متن غنی، @منشن‌ها، گفتگوهای رشته‌ای، ربات‌ها و امکان اشتراک‌گذاری فایل‌ها را فراهم می کند. در صورت لزوم، کاربران می توانند با کلیک یک دکمه از پیام رسانی به تماس ویدیویی تغییر دهند. می‌توان برای توقف اعلان‌ها، بحث‌ها را بی‌صدا یا میوت کرد، یا یک مکالمه مهم را می‌توان به بالای فهرست چت پین کرد.

ناوبری باید برای هر کسی که قبلاً از یک ابزار همکاری استفاده کرده است آشنا باشد، اگرچه کاربرانی که برای اولین بار از ایمیل جابجا می‌شوند ممکن است برای عادت کردن به رابط کاربری به زمان کمی نیاز داشته باشند.

نوار بالایی شامل فلش های ناوبری، ابزار جستجو برای یافتن پیام ها، فایل ها و افراد در یک سازمان و راهی برای راه اندازی برنامه ها است. منوی گوشه سمت راست بالا دسترسی به تنظیمات مختلف از جمله وضعیت در دسترس بودن را فراهم می کند.

یک نوار کناری در سمت چپ (برنامه دسکتاپ) حاوی میانبرهایی برای عناصر Teams است که کاربران اغلب با آنها تعامل دارند. برنامه‌های چت، تماس‌ها، تیم‌ها و فایل‌ها در کنار فید خبری Activity برای ذکر، پاسخ‌ها و سایر اعلان‌ها قرار دارند. همچنین یک میانبر به فروشگاه برنامه تیمز وجود دارد که در آن می‌توان نرم‌افزارهای تایید شده مایکروسافت و شخص ثالث را بررسی کرد و برای دسترسی سریع به نوار کناری اضافه کرد. برنامه های شخص ثالث و مایکروسافت 365 نیز می توانند برای سفارشی کردن نوار سمت چپ اضافه شوند.

بهره وری بیشتر با مایکروسافت تیمز

Teams فقط روی پیام‌رسانی هم‌زمان متمرکز نیست. کاربران می توانند به طور مشترک روی اسناد درون برنامه کار کنند. اینجاست که قدرت مجموعه برنامه های بهره وری مایکروسافت یک مزیت کلیدی نسبت به رقبا ایجاد می کند و به عنوان هاب یا اتصال دهنده به مجموعه گسترده تر ابزارهای مایکروسافت 365 عمل می کند.

بدون خروج از Teams، کاربران می‌توانند فایل‌های Word ،Excel ،PowerPoint و دیگر انواع فایل‌ها را به صورت همزمان ویرایش کنند. اسناد در بخش «فایل‌ها» با قابلیت ذخیره و دسترسی به فایل‌ها در OneDrive ذخیره می‌شوند. (گزینه هایی برای استفاده از Box و Egnyte نیز وجود دارد.)

Teams با تقویم‌های Outlook همگام‌سازی می‌شوند تا دسترسی آماده به برنامه‌ها و تنظیم جلسات را فراهم کنند. همچنین به لطف اپلیکیشن Communities for Teams و دسترسی به محتوای SharePoint در Teams، با برنامه شبکه اجتماعی سازمانی Yammer یکپارچگی عمیقی وجود دارد.

«Tasks» به عنوان جایگزینی اختصاصی Teams برای Planner در Teams راه‌اندازی شد که عملکرد برنامه‌های Planner و To Do را با هم ترکیب می‌کند. Tasks (که در حال حاضر هنوز Planner نامیده می‌شود) به کاربران کمک می‌کند کارهای فردی و تیمی را ردیابی کنند، با قابلیت تعیین وظایف و نظارت بر پیشرفت با استفاده از نماهای مختلف، از جمله کارت‌های Kanban.

تیمزفقط برای کارمندان اداری نیست. به اصطلاح «کارمندان خط اول»، مانند تکنسین‌های میدانی، کارکنان خرده‌فروشی و کارکنان بیمارستان، در چند سال گذشته به کانون توجه مایکروسافت تبدیل شده‌اند.