سه راهکار برای نوشتن واضح‌تر و مؤثرتر (HBR)

این مقاله در مجله کسب و کار هاروارد منتشر شده که منبعی معتبر و ارزشمند در حوزه کسب و کار است.

نویسنده: جین روزن‌سوایگ

ترجمه شده توسط تیم گیت (Git.ir)

نوشتن دشوار است و نوشتن تحت فشار زمانی حتی دشوارتر. اگر مانند بسیاری از متخصصانی باشید که با آن‌ها کار می‌کنم، ممکن است پیش از رسیدن مهلت تحویل، دقایق ارزشمند خود را صرف ویرایش‌های نسبتاً جزئی در سطح جمله کنید؛ مثلاً یک کلمه را اینجا تغییر دهید و کلمه‌ای را آنجا حذف کنید، و بعد دوباره همان کلمه را برگردانید. قطعاً باید پیش از کلیک روی دکمه ارسال، املای هر سند را بررسی و آن را بازخوانی کنید. اما اگر پیام شما آن‌قدر که باید واضح نیست، تغییر کلمه «خرید» به «خریداری کردن» مشکلی را حل نمی‌کند. وقتی تحت فشار زمانی هستید، که بیایید واقع‌بین باشیم، بیشتر اوقات همین‌طور است، اگر ویرایش‌هایی را در اولویت قرار دهید که پیام شما را دقیق‌تر و شفاف‌تر می‌کنند، بهترین نتیجه را خواهید گرفت. به‌جای اینکه آن پنج دقیقه آخر را صرف وسواس روی یک جمله کنید، با استفاده از این سه راهکار، روی تصویر کلی تمرکز کنید:

1. مقدمه «از آغاز خلقت» را حذف کنید و مستقیم سر اصل مطلب بروید

به این پاراگراف آغازین از یک یادداشت بودجه توجه کنید:

بودجه‌ها معمولاً پیچیده هستند و تهیه آن‌ها دشوار است، زیرا تعداد ذی‌نفعانی که باید در موقعیت‌های مختلف راضی شوند زیاد است. منابع ما نامحدود نیستند و نمی‌توانیم همیشه همه را راضی کنیم. باید به‌صورت راهبردی فکر کنیم. وقتی مزایا و معایب افزایش هزینه‌های بازاریابی دیجیتال را بررسی می‌کنیم، شرایط حتی پیچیده‌تر می‌شود. از آنجا که داده‌ها از افزایش هزینه‌های بازاریابی دیجیتال حمایت نمی‌کنند، پس از بررسی دقیق به این نتیجه رسیده‌ام که باید بر توسعه تیم فروش خود تمرکز کنیم.

هر چیزی در این پاراگراف پیش از عبارت «از آنجا که داده‌ها» یک مقدمه «از آغاز خلقت» است، زیرا می‌توانستید به همان خوبی بگویید: «از آغاز خلقت، مردم درباره بودجه‌ها فکر کرده‌اند. اینجا مروری کلی و نه‌چندان روشنگر بر آن افکار ارائه می‌کنم. وقتی به‌اندازه کافی حوصله‌تان را سر بردم، افکار مشخص خودم را درباره این موضوع با شما در میان می‌گذارم.» نوشتن جملات «از آغاز خلقت» ممکن است هنگام پیش‌نویس یک سند به شما کمک کند به نکته اصلی برسید، اما همین جملات در نهایت نکته شما را مبهم می‌کنند. در اینجا، نکته اصلی در آخرین جمله آمده است:

پس از بررسی دقیق، به این نتیجه رسیده‌ام که باید تیم فروش خود را توسعه دهیم.

در بیشتر موارد، خوانندگان شما نیازی ندارند هر فکری را که تاکنون هر کسی درباره موضوع شما داشته است بشنوند. آن‌ها باید بدانند همین حالا درباره آن موضوع چه چیزی را باید در نظر بگیرند. وقتی با نکته اصلی خود شروع می‌کنید، توجه خواننده را روی جایی متمرکز می‌کنید که باید باشد. فقط اطلاعات زمینه‌ای مهم برای پیام خود را نگه دارید و بقیه را حذف کنید.

2. جمله‌های موضوعی توصیفی را به جمله‌های موضوعی تبدیل کنید که ادعا یا موضع مشخصی دارند

اولین جمله یا «جمله موضوعی» یک پاراگراف به خوانندگان می‌گوید که در ادامه پاراگراف باید منتظر چه چیزی باشند. تفاوت میان این دو جمله موضوعی را در نظر بگیرید:

• جمله موضوعی توصیفی: روز پنجشنبه با مشتری ملاقات کردم.

• جمله موضوعی مبتنی بر ادعا: پس از ملاقات با مشتری در روز پنجشنبه، پیشنهاد می‌کنم در رویکرد ارائه پیشنهادمان تجدیدنظر کنیم.

نسخه توصیفی اطلاعاتی بالقوه مفید ارائه می‌کند، یعنی جلسه‌ای برگزار شده و این جلسه روز پنجشنبه بوده است، اما خوانندگان هنوز نمی‌دانند چرا این واقعیت‌ها اهمیت دارند. در مقابل، نسخه مبتنی بر ادعا بلافاصله توجه خواننده را جلب می‌کند: جلسه روز پنجشنبه اهمیت دارد، زیرا اتفاقی که در آن جلسه افتاده باعث شده شما درباره پیشنهادتان تجدیدنظر کنید. حالا می‌دانم در آن پاراگراف با چه چیزی مواجه خواهم شد: قرار است بفهمم درباره پیشنهاد چه کاری باید انجام دهیم و چرا. و خودتان هم می‌دانید که چه چیزی باید ارائه کنید.

اما اگر واقعاً فقط بخواهید چیزی را توصیف کنید، مثلاً یک جلسه، یک گفت‌وگو یا یک محصول، چه؟ حتی در این موارد نیز جمله موضوعی شما باید به خوانندگان بگوید توجه خود را روی چه چیزی متمرکز کنند. این دو جمله را که می‌توانند آغازگر پاراگرافی درباره یک جلسه با مشتری باشند، در نظر بگیرید:

• جمله موضوعی توصیفی: با مشتری در دفتر او در بوستون ملاقات کردم.

• جمله موضوعی مبتنی بر ادعا: جلسه من با مشتری عمدتاً بر برنامه‌های رشد آینده متمرکز بود.

هر دو جمله، خوانندگان را برای بحث درباره جلسه مشتری آماده می‌کنند. اما پس از خواندن نسخه توصیفی، خوانندگان فقط می‌دانند که جلسه در بوستون برگزار شده است. در مقابل، نسخه مبتنی بر ادعا به‌روشنی مشخص می‌کند که جلسه به برنامه‌هایی برای رشد آینده منجر شده است. وقتی یک پاراگراف را با یک ادعا شروع می‌کنید، به خوانندگان یاد می‌دهید که انتظار چه چیزی را داشته باشند و به خودتان یادآوری می‌کنید که ادامه پاراگراف باید چه چیزی ارائه دهد. اگر نوشتن جمله‌های موضوعی مبتنی بر ادعا را به عادت تبدیل کنید، در آینده به ویرایش کمتری نیاز خواهید داشت.

3. مطمئن شوید افراد در جمله‌های شما کاری انجام می‌دهند، مگر اینکه نخواهید کاری انجام دهند

گزارش‌های هزینه باید تا ظهر جمعه تأیید و ارسال شوند.
همه مدیران باید گزارش‌های هزینه را تا ظهر جمعه تأیید و ارسال کنند.
در جمله اول می‌دانیم که باید دو اقدام انجام شود، اما مشخص نیست چه کسی باید چه کاری انجام دهد. آیا مدیران باید گزارش‌ها را تأیید کنند و ارسال آن‌ها را به اعضای تیم واگذار کنند؟ یا مدیران مسئول هر دو مرحله هستند؟ آیا همه اعضای تیم از قبل می‌دانند چه کسی مسئول تأیید گزارش‌های هزینه است؟ در جمله دوم می‌دانیم چه کسی باید چه کاری انجام دهد. مدیران باید تأیید و ارسال گزارش‌ها را انجام دهند.

ممکن است در جایی یاد گرفته باشید که همیشه باید از افعال معلوم استفاده کنید، و قطعاً می‌توانید با استفاده از ساختار معلوم، هرگونه ابهام درباره سلسله‌مراتب مسئولیت در مورد گزارش‌های هزینه را برطرف کنید. اما پیشنهاد من این نیست که از قانون «فعل معلوم» پیروی کنید. در واقع، شما باید افراد را فقط زمانی در جمله‌هایتان در جایگاه انجام‌دهنده کار قرار دهید که واقعاً می‌خواهید آن‌ها انجام‌دهنده کار باشند. تفاوت میان این دو جمله را در نظر بگیرید:

• تصمیم گرفته شد که شعبه‌ها تعطیل شوند.

• مدیرعامل تصمیم گرفت شعبه‌ها را تعطیل کند.

در جمله اول می‌دانیم «چه چیزی» قرار است اتفاق بیفتد: شعبه‌ها تعطیل خواهند شد. اما نمی‌دانیم «چه کسی» این تصمیم را گرفته است. چه کسی این تصمیم را گرفته است؟ پیش از اینکه عجولانه جمله اول را بازنویسی کنید، باید مکث کنید و به هدف خود از نوشتن آن فکر کنید. ممکن است تعطیلی شعبه‌ها خبر مهم باشد و واقعاً نخواهید توجه‌ها را به این واقعیت جلب کنید که مدیرعامل این تصمیم را گرفته است. در این صورت، نسخه اول را انتخاب می‌کنید. از سوی دیگر، اگر درباره مجموعه‌ای از تصمیم‌هایی می‌نویسید که مدیرعامل جدید و جسور شما گرفته است، ممکن است نسخه دوم را انتخاب کنید. در جمله دوم، دقیقاً می‌دانیم چه اتفاقی در حال رخ دادن است. مدیرعامل تصمیمی گرفته و آن تصمیم، تعطیلی شعبه‌ها بوده است.

دفعه بعد که سندی را با چند دقیقه فرصت اضافه به پایان رساندید، ابتدا این سه راهکار را امتحان کنید. اگر به استفاده از آن‌ها عادت کنید، متوجه خواهید شد که در آینده به ویرایش‌های لحظه آخری کمتری نیاز خواهید داشت.