سه نوع بیش‌فکری و راه‌های غلبه بر آن‌ها (HBR)

این مقاله در مجله کسب‌وکار هاروارد منتشر شده که منبعی معتبر و ارزشمند در حوزه کسب‌وکار است.

نویسنده: ملودی وایدینگ

ترجمه شده توسط تیم گیت (Git.ir)

در دنیای کاری امروز، موقعیت‌های زیادی برای بیش‌فکری وجود دارد. چه نگران پیامدهای یک روند جدید در بازار باشید، چه درباره لحن ایمیلی که برای یک مشتری مهم می‌فرستید بیش از حد فکر کنید، یا به دلیل واکنش یکی از کارکنان به بازخوردی که داده‌اید شب‌ها خواب‌تان نبرد، فرصت‌های گرفتار شدن در افکار خود بی‌پایان‌اند.

با توجه به اینکه امروز به اطلاعات بیشتری دسترسی داریم و با خواسته‌ها و فشارهای بیشتری نسبت به گذشته مواجهیم، جای تعجب نیست که نیمی تا نزدیک به سه‌چهارم بزرگسالان اعتراف می‌کنند بیش از حد فکر می‌کنند. من پس از بیش از یک دهه مربیگری متخصصان در برخی از برترین شرکت‌های جهان، الگویی مشترک مشاهده کرده‌ام: بعضی افرادی که از بیرون موفق به نظر می‌رسند، تمایل دارند همه چیز را بیش از حد پیچیده کنند، پیچیدگی غیرضروری به تصمیم‌هایشان اضافه کنند و بسیار بیشتر از زمان لازم برای تصمیم‌گیری وقت صرف کنند. این گرایش به‌ویژه در گروهی که من آن‌ها را «افراد حساس و پرتلاش» می‌نامم، پررنگ است؛ افرادی که به‌صورت ذاتی دنیا را عمیق‌تر پردازش می‌کنند و اغلب سخت‌گیرترین منتقد خودشان هستند.

چرخش مداوم افکار می‌تواند خسته‌کننده باشد و اگر کنترل نشود، بیش‌فکری می‌تواند به اضطراب و فرسودگی شغلی منجر شود. پیامدهای آن برای سازمان‌ها نیز گسترده است. وقتی افراد یا حتی تیم‌های کامل عادت به بیش‌فکری پیدا می‌کنند، یک گلوگاه ایجاد می‌شود. تصمیم‌گیری کند می‌شود، فرصت‌ها از دست می‌روند و فرهنگ ریسک‌گریزی شکل می‌گیرد که رشد کسب‌وکار را محدود می‌کند.

روشن است که برای غلبه مؤثرتر بر بیش‌فکری در محیط کار، به راهکارهای بهتری نیاز داریم. اما برای مقابله واقعی با این مسئله، ابتدا باید بپذیریم و درک کنیم که بیش‌فکری در واقع 3 شکل دارد: نشخوار فکری، نگرانی درباره آینده و بیش‌تحلیلی. با شناخت این موارد، می‌توان راهکارهای هدفمندی ایجاد کرد که به تغییرات معنادار و پایدار برای کارکنان و سازمان‌هایی که در آن‌ها کار می‌کنند منجر شود.

در ادامه می‌بینیم چگونه هر یک از این 3 نوع بیش‌فکری را شناسایی و مدیریت کنیم.

نشخوار فکری

نشخوار فکری را می‌توان به بهترین شکل به‌عنوان یک حلقه ذهنی توصیف کرد که در آن فرد روی رویدادهای گذشته، به‌ویژه رویدادهای منفی یا ناراحت‌کننده، تمرکز می‌کند. افرادی که دچار نشخوار فکری می‌شوند، اغلب در گردابی از پشیمانی، احساس گناه و سناریوهای «ای‌کاش این کار را کرده بودم» گرفتار می‌شوند. آن‌ها مرور می‌کنند که چه چیزی اشتباه پیش رفته است و اغلب خودشان را سرزنش می‌کنند. ویژگی کلیدی نشخوار فکری، جهت‌گیری آن به سمت گذشته است؛ یعنی گیر افتادن در گذشته.

نشانه‌هایی که باید مراقب آن‌ها باشید

• روی بازخوردهای منفی بیش از حد تمرکز می‌کنید.

• در گفت‌وگو با دیگران، مرتب شکست‌ها، ناکامی‌ها یا اشتباهات گذشته را مطرح می‌کنید.

• بیش از حد محتاط هستید و شاید کارتان را 2 یا 3 بار بررسی می‌کنید، چون می‌خواهید از اشتباه کردن جلوگیری کنید.

چگونه با آن مقابله کنیم

برخلاف انتظار، اختصاص دادن زمانی مشخص برای «نگرانی» می‌تواند مفید باشد. به‌جای اینکه اجازه دهید نشخوار فکری تمام روزتان را درگیر کند، آن را به یک بازه زمانی قابل‌کنترل محدود کنید؛ معمولاً بیش از 15 تا 30 دقیقه نباشد. زمانی از روز را انتخاب کنید که برایتان مناسب باشد (فقط درست پیش از خواب نباشد) و مکان مشخصی را برای زمان نگرانی خود در نظر بگیرید. این مکان می‌تواند یک صندلی، اتاق یا حتی نقطه‌ای در پارک باشد. نگرانی‌هایتان را به 2 دسته تقسیم کنید: مواردی که می‌توانید کنترل کنید و مواردی که نمی‌توانید کنترل کنید. درباره نگرانی‌هایی که تحت کنترل شما هستند، اقدامات یا راه‌حل‌های احتمالی را بررسی کنید. برای مثال، اگر نگران رسیدن به یک مهلت زمانی هستید، یکی از اقدامات شما می‌تواند «نه» گفتن به یک تعهد دیگر باشد. هر بار که نگرانی‌ای خارج از کنترل شما ظاهر شد، از تجسم ذهنی استفاده کنید. تصور کنید نگرانی را داخل یک بادکنک می‌گذارید و آن را در آسمان رها می‌کنید.

با اختصاص دادن زمانی مشخص برای پرداختن به این افکار، دیگر دائماً در تلاش نیستید آن‌ها را از خودتان دور کنید. در واقع، فقط آن‌ها را به زمان مناسب‌تری موکول می‌کنید. اگر خارج از زمان مشخص‌شده برای نگرانی، نشخوار فکری شروع شد، به‌آرامی به خودتان یادآوری کنید: «الان نه، بعداً به این موضوع رسیدگی می‌کنم.» این کار به افزایش آگاهی و کنترل شما بر الگوهای فکری‌تان کمک می‌کند.

نگرانی درباره آینده

افرادی که درگیر نگرانی درباره آینده هستند، به‌جای گرفتار شدن در گذشته، درباره آنچه پیش روست نگران‌اند. تا حدی، پیش‌بینی و آمادگی برای آینده مفید است، اما این نگرانی می‌تواند تا جایی تشدید شود که مانع حرکت شما شود. نامشخص بودن اتفاقات آینده، احتمال شکست و ترس از ناشناخته‌ها می‌توانند این نوع بیش‌فکری را دشوار کنند.

نشانه‌هایی که باید مراقب آن‌ها باشید

• برای برنامه‌ریزی همه سناریوهای ممکن انرژی زیادی صرف می‌کنید تا احساس کنید برای هر اتفاقی آماده‌اید.

• برای جشن گرفتن موفقیت‌هایتان مشکل دارید، چون همیشه به این فکر می‌کنید که قدم بعدی چیست.

• اغلب احساس بی‌قراری یا آشفتگی می‌کنید، چون افکار مربوط به کارهای انجام‌نشده ذهن‌تان را درگیر کرده‌اند.

چگونه با آن مقابله کنیم

از توانایی خود برای نگاه کردن به آینده به نفع خودتان استفاده کنید. از نظر ذهنی خودتان را به آینده ببرید؛ فراتر از نقطه‌ای که نگرانی‌های فعلی‌تان در آن قرار دارند.

برای مثال، کائلین، مدیر بازاریابی، از راه‌اندازی یک محصول جدید احساس درماندگی می‌کند. مهلت زمانی فشرده است، انتظارات بالاست و تیم او تحت فشار زیادی قرار دارد. او درباره استراتژی کمپین، حجم کاری تیم و واکنش‌های احتمالی مشتریان نگران است.

کائلین در زمان ناهار یک اتاق کنفرانس آرام پیدا می‌کند. چشمانش را می‌بندد و خودش را 5 سال بعد تصور می‌کند. او در جایگاهی ارشدتر قرار دارد و در حال مرور مسیر شغلی خود است. از این چشم‌انداز آینده، کائلین متوجه می‌شود که راه‌اندازی این محصول تنها یکی از پروژه‌های متعددی بوده که مدیریت کرده است. او می‌تواند موضوع را در چشم‌اندازی مناسب قرار دهد. اگرچه این پروژه مهم است، اما لحظه تعیین‌کننده‌ای در مسیر شغلی او نیست. او به یاد می‌آورد که بعضی بخش‌های پروژه طبق برنامه پیش نرفتند، اما تیم توانست خود را با شرایط وفق دهد و از این تجربه یاد بگیرد.

این راهکار که «فاصله‌گیری زمانی» نام دارد، می‌تواند فوریت و شدت نگرانی‌هایتان را کاهش دهد و کمک کند با ذهنیتی آرام‌تر و متعادل‌تر روی زمان حال تمرکز کنید.

همچنین می‌توانید «نادیده‌گیری انتخابی» را تمرین کنید و میزان مواجهه خود با عوامل استرس‌زای غیرضروری را کاهش دهید. درباره اطلاعاتی که مصرف می‌کنید، به‌ویژه از منابع خبری و شبکه‌های اجتماعی، آگاهانه تصمیم بگیرید. محرک‌هایی را شناسایی کنید که نگرانی شما درباره آینده را تشدید می‌کنند، مانند به‌روزرسانی‌های مداوم درباره نوسانات بازار و پیش‌بینی‌های صنعت یا بررسی مداوم داشبوردهای شاخص‌های کلیدی عملکرد و حساب‌های مالی. اگر برخی به‌روزرسانی‌ها یا داده‌ها بر کار روزمره یا تصمیم‌گیری شما تأثیری ندارند، شاید نیازی به دریافت آن‌ها نباشد. اطلاعاتی را در اولویت قرار دهید که بتوانید بر اساس آن‌ها اقدامی انجام دهید.

بیش‌تحلیلی

در حالی که نشخوار فکری و نگرانی درباره آینده به زمان وابسته‌اند، یکی به گذشته نگاه می‌کند و دیگری به آینده، بیش‌تحلیلی بر عمق تمرکز دارد. بیش‌تحلیلی یعنی وارد شدن بسیار عمیق به یک موضوع، فکر یا موقعیت، اغلب تا حد افراط. اگرچه این کار گاهی می‌تواند به بینش‌های عمیقی منجر شود، اما در بیشتر موارد باعث می‌شود در جزئیاتی گرفتار شوید که شاید اهمیت چندانی نداشته باشند.

نشانه‌هایی که باید مراقب آن‌ها باشید

• برای تحقیق بیشتر، انجام کار را به تعویق می‌اندازید یا در آن تعلل می‌کنید.

• اغلب به دنبال تأیید یا نظر دیگران هستید، چون به تحلیل خودتان اعتماد کافی ندارید.

• در تشخیص تفاوت میان وظایف با اولویت بالا و پایین مشکل دارید و در نتیجه، تصمیم‌های زیادی برایتان انباشته می‌شوند.

چگونه با آن مقابله کنیم

به‌جای تلاش برای یافتن انتخابی بی‌نقص، هدف خود را انتخابی «به‌اندازه کافی خوب» قرار دهید؛ رویکردی که به آن «رضایت‌مندی» یا satisficing گفته می‌شود. وقتی یک تصمیم معیارهای از پیش تعیین‌شده شما را برآورده کرد و رضایت‌بخش بود، آن را اجرا کنید، حتی اگر احتمال وجود گزینه‌ای بهتر همچنان مطرح باشد. این رویکرد را با «بیشینه‌سازها» مقایسه کنید؛ افرادی که همه گزینه‌ها را بررسی می‌کنند و به جست‌وجوی جایگزین‌ها، پیشنهادها یا نتایج بهتر ادامه می‌دهند، حتی اگر این کار به ضرر خودشان تمام شود. از میان این 2 نوع تصمیم‌گیری، بیشینه‌سازها بیشتر مستعد بیش‌تحلیلی هستند، احتمال کمتری دارد از نتایج تصمیم‌هایشان احساس رضایت کنند و بیشتر احتمال دارد خودشان را به‌صورت منفی با دیگران مقایسه کنند.

معیارهای کلیدی تصمیم‌گیری، یعنی اصول، دستورالعمل‌ها یا الزامات، به شما کمک می‌کنند مهم‌ترین متغیرهای مؤثر بر یک تصمیم را در اولویت قرار دهید. معیارهای تصمیم‌گیری شما می‌توانند حرفه‌ای یا شخصی باشند. برای مثال، فرض کنید درباره اینکه آیا قابلیت جدیدی برای محصول یا خدمت خود ارائه کنید یا نه، درگیر فلج تحلیلی شده‌اید. معیارهای تصمیم‌گیری شما می‌توانند شامل هزینه، سودآوری، میزان تلاش، سطح ریسک یا تأثیرگذاری باشند. حالا فرض کنید می‌خواهید درباره یک تصمیم شخصی، مانند جابه‌جایی برای یک شغل جدید، تصمیم بگیرید. ممکن است معیارهایی مانند میزان تناسب شغل با نقاط قوت شما، حقوق یا هم‌راستایی شغل با اهداف آینده‌تان را در نظر بگیرید. حداکثر 3 معیار انتخاب کنید و یکی از آن‌ها را در اولویت بالاتر از بقیه قرار دهید. اگر در یک موقعیت تصمیم‌گیری گروهی هستید، از همه بخواهید معیارها را با هم مطرح و درباره آن‌ها توافق کنند.

مهم است به یاد داشته باشید که هدف، حذف تمام تفکر عمیق نیست، بلکه جلوگیری از تبدیل شدن آن به نوعی تفکر غیرمولد و فرسایشی است. شناسایی نوع بیش‌فکری‌ای که شما یا تیمتان با آن درگیر هستید، نخستین گام برای رهایی از آن است؛ گامی که در شرایطی که نیاز به تصمیم‌گیری سریع اما سنجیده بیش از هر زمان دیگری احساس می‌شود، اهمیت بیشتری پیدا کرده است.

ملودی وایدینگ مربی اجرایی و نویسنده کتاب Trust Yourself: Stop Overthinking and Channel Your Emotions for Success at Work است.