چگونه حواسپرتیهای محیط کار را به حداقل برسانیم (HBR)
این مقاله در مجله کسب و کار هاروارد منتشر شده که منبعی معتبر و ارزشمند در حوزه کسب و کار است.
نویسنده: جوزف گرنی
ترجمه شده توسط تیم گیت (Git.ir)
خبر بدی برای کسانی که خود را استاد انجام همزمان چند کار میدانند وجود دارد: پژوهشها همچنان این باور را رد میکنند که انسان میتواند چند وظیفه را بهطور همزمان و با بهرهوری بالا انجام دهد. مغز انسان اساساً برای چنین کاری طراحی نشده است. تلاش برای تقسیم کردن توجه، استرس را افزایش میدهد و عملکرد را کاهش میدهد.
متأسفانه بیشتر محیطهای کاری نیز برای تمرکز مناسب نیستند. این محیطها سرشار از وقفههای فوری و وسوسهکنندهای هستند که توانایی ما را برای اختصاص دادن توجه کامل به یک کار کاهش میدهند؛ توجهی که هم به نتایج باکیفیت منجر میشود و هم احساس رضایت و درگیری ذهنی مثبت ایجاد میکند. شواهد درباره شکنندگی تمرکز انسان نیز روزبهروز بیشتر میشود. زنگ خوردن تلفن همراه بهرهوری را کاهش میدهد، اما حتی یک لرزش کوچک هم میتواند هزینه شناختی قابلتوجهی به مغز تحمیل کند. علاوه بر این، پژوهشها نشان دادهاند که حتی صرف حضور یک تلفن همراه در کنار ما نیز تمرکز را کاهش داده و کیفیت ارتباطات میانفردی را تضعیف میکند.
وقفههای مداوم زمانی خطرناکتر میشوند که از نقش قدرتمند محیط اطراف در شکل دادن به افکار، احساسات و تصمیمهای خود آگاه نباشیم. من این وضعیت را «ناآگاهی نسبت به محیط» مینامم. تصور کنید آخرین باری که در هواپیما مشغول خواندن کتاب بودید. با غروب خورشید و تاریک شدن تدریجی کابین، برای خواندن کلمات بیشتر و بیشتر به خود فشار آوردید، بدون اینکه متوجه شوید تغییر تدریجی نور محیط رخ داده است و راهحل ساده، روشن کردن چراغ بالای سر شماست.
وقفههای محیط کار مدرن نیز به همین اندازه نامحسوس هستند. برای مثال، صدای اعلان ایمیل احساس اضطراب و کنجکاوی را فعال میکند. برای رهایی از این احساس، بسیاری از افراد کار مهم خود را رها میکنند تا صندوق ایمیل یا تلفن همراهشان را بررسی کنند. شاید از این وقفهها لذت نبرند، اما کمتر کسی مکث میکند و به این فکر میکند که میتواند با بیصدا کردن تلفن همراه یا حتی بهتر از آن، قرار دادن آن داخل کیف یا کشو و دور از دید، کنترل اوضاع را دوباره در دست بگیرد.
فقط دندان روی هم گذاشتن و تلاش برای نادیده گرفتن این عوامل مزاحم نتیجهای ندارد. در ادامه با پنج راهکار آشنا میشوید که به شما کمک میکنند محیط کار خود را مدیریت کنید، تا محیط دیگر شما را کنترل نکند.
احساسات خود را زیر نظر بگیرید
این آزمایش ساده را انجام دهید: در 10 مرتبه بعدی که اجازه میدهید تمرکزتان به هم بخورد، لحظهای مکث کنید و از خود بپرسید: «درست قبل از اینکه کارم را رها کنم چه احساسی داشتم؟» بیشتر وقفههایی که خودمان ایجاد میکنیم، واکنشهایی اعتیادگونه هستند؛ رفتارهایی که برای فرار از احساسات ناخوشایند آموختهایم.
در یک آزمایش کوچک، از گروهی از دانشجویان خواستم تمام وقفههای کاری خود را ثبت کنند. نتیجه نشان داد بیش از 90 درصد تغییر فعالیتها در پاسخ به احساساتی مانند اضطراب، بیحوصلگی یا تنهایی رخ داده است. هرچه بیشتر از انگیزههای پنهان پشت این رفتارها آگاه شوید، راحتتر میتوانید راهکارهای سالمتری برای مدیریت احساسات خود پیدا کنید و در برابر وسوسه بررسی ایمیل یا تلفن همراه مقاومت کنید.
از پیروزیهای ساده شروع کنید
اضطراب ناخودآگاه ناشی از کارهای نیمهتمام نیز میتواند شما را در برابر حواسپرتی آسیبپذیر کند. به جای اینکه اجازه دهید نگرانی ذهن شما را درگیر کند، ابتدا چند کار ساده اما پراسترس را از فهرست کارهایتان حذف کنید. هر کار ناتمام بخشی از ظرفیت توجه شما را اشغال میکند. نکته جالب اینجاست که همانطور که دیوید آلن در کتاب Getting Things Done توضیح میدهد، کارهای ساده و کمپیچیدگی معمولاً بیش از اندازه سهم خود از این ظرفیت محدود ذهنی را مصرف میکنند.
برای مثال، شاید «یافتن درمان سرطان» از نظر اهمیت ذهن شما را بیشتر درگیر کند تا «هماهنگ کردن یک قرار ناهار با مدیر». اما همین کار ساده گاهی بیش از حد انتظار ذهن شما را اشغال میکند. بنابراین، پیش از آنکه روی پروژههای بزرگ تمرکز کنید، هر کاری را که کمتر از دو دقیقه زمان میبرد انجام دهید تا انرژی ذهنی بیشتری آزاد شود.
برای تنهایی و تمرکز برنامهریزی کنید
برای انجام کارهای عمیق، زمان و فضای مشخصی ایجاد کنید. ابتدا ساعات اوج بهرهوری خود را بشناسید، سپس در همان زمانها بازههایی را برای انجام کارهای پیچیده و نیازمند تمرکز اختصاص دهید. اما فقط زمانبندی کافی نیست؛ برای ایجاد یک فضای آرام، آیینی شخصی بسازید. تلفن همراه، اعلانها و حتی در صورت امکان اینترنت را خاموش کنید. برای خود یک پناهگاه زمانی و مکانی بسازید و از آن لذت ببرید. ممکن است در ابتدا احساس بیقراری کنید، اما با ادامه دادن، این احساس بهتدریج از بین خواهد رفت.
عضله تمرکز خود را تقویت کنید
تمرکز مانند یک عضله است و جذابیت وقفههای مداوم نشان میدهد این عضله بهاندازه کافی تقویت نشده است. هرچه این عضله قویتر شود، مدت بیشتری میتوانید روی یک کار متمرکز بمانید.
کارل سندبرگ در کتاب خود درباره آبراهام لینکلن داستان جالبی نقل میکند. فردی لینکلن را دید که روی تنه درختی نشسته و عمیقاً در فکر حل مسئلهای دشوار فرو رفته است. چند ساعت بعد، دوباره از همان مسیر عبور کرد و دید لینکلن همچنان در همان وضعیت نشسته است. ناگهان برق شادی در چهره او نمایان شد، از جا برخاست و به دفترش بازگشت. لینکلن آنقدر با مسئله میماند تا رازهایش را آشکار کند. شما هم با صبر و تمرین میتوانید چنین تواناییای را در خود پرورش دهید. مدت زمانی را که میتوانید بدون وقفه روی یک کار تمرکز کنید اندازه بگیرید و بهتدریج این زمان را افزایش دهید.
روش دیگر برای تقویت این مهارت، استفاده از بخشی از زمان رانندگی یا رفتوآمد روزانه است. در این زمانها تمام رسانهها را خاموش کنید، در سکوت بنشینید و اجازه دهید ذهن آزادانه ایدهها را پردازش کند. اگر این کار برایتان دشوار است، با پنج دقیقه شروع کنید و بهتدریج زمان آن را افزایش دهید تا ارزش خلاقانه و آرامشبخش سکوت را تجربه کنید.
مسئله خود را به پیادهروی ببرید
اگر محیط کارتان بهگونهای است که حذف وقفهها تقریباً غیرممکن است، یک برنامه برای پیادهروی داشته باشید. هنگام راه رفتن، روی یک مسئله مهم و جذاب فکر کنید. حرکت بدن میتواند فعالیت ذهن را تقویت کند و در عین حال احتمال مواجهه با مزاحمتها را کاهش دهد.
اینکه دنیای پر از وقفههای امروزی بر شما تأثیر میگذارد یا نه، انتخاب شما نیست. اما درباره نحوه واکنش به آن دو انتخاب دارید: یا این عوامل مزاحم را کنترل کنید یا اجازه دهید آنها شما را کنترل کنند. اگر گزینه دوم را انتخاب کنید، وقفههای مداوم عملکردتان را کاهش میدهند، استرس شما را افزایش میدهند و توانایی تمرکزتان را تضعیف میکنند.
اما لازم نیست اینگونه باشد. زمانی که کنترل عواملی را که بر شما اثر میگذارند در دست بگیرید، میتوانید از مزایای دنیای همیشه متصل امروز بهرهمند شوید، بدون اینکه هزینههای سنگین آن را بپردازید.
جوزف گرنی نویسنده چهار کتاب پرفروش نیویورک تایمز، سخنران و از برجستهترین پژوهشگران علوم رفتاری در حوزه بهبود عملکرد سازمانی است. آثار او به 28 زبان ترجمه شده، در 36 کشور منتشر شدهاند و راهکارهایش در بیش از 300 شرکت حاضر در فهرست Fortune 500 به کار گرفته شده است. او همچنین از بنیانگذاران شرکت VitalSmarts در حوزه آموزش سازمانی و توسعه رهبری است.
برای ثبت دیدگاه وارد حساب کاربری خود شوید.
