یک ابزار چهارمرحله‌ای برای رسیدن به اهداف (HBR)

این مقاله در مجله کسب و کار هاروارد منتشر شده که منبعی معتبر و ارزشمند در حوزه کسب و کار است.

نویسنده: هایدی گرنت

ترجمه شده توسط تیم گیت (Git.ir)

تعیین اهدافی که واقعاً به آن‌ها دست پیدا کنید، فقط به مشخص کردن کاری که باید انجام شود محدود نمی‌شود؛ بلکه باید جزئیات دقیق نحوه انجام آن را نیز روشن کنید. پژوهش‌ها نشان می‌دهند که می‌توانید با استفاده از چیزی که دانشمندان انگیزش آن را «برنامه‌ریزی اگر-آنگاه» می‌نامند، احتمال موفقیت خود را به‌طور قابل‌توجهی افزایش دهید. مغز ما به‌صورت طبیعی برای ایجاد ارتباط‌های «اگر-آنگاه» طراحی شده است، به همین دلیل این نوع برنامه‌ریزی محرک قدرتمندی برای اقدام محسوب می‌شود.

این ابزار به شما کمک می‌کند از شیوه عملکرد مغز خود بهره ببرید. برای شروع، اهداف خود را به زیراهداف مشخص و اقدامات جزئی و عملی برای دستیابی به آن‌ها تقسیم کنید.

برای درک بهتر، از یک مثال فرضی استفاده می‌کنیم.

گام 1: هدف خود را مشخص کنید.

• هدف: بهبود ارتباطات تیمی.

گام 2: هدف خود را به زیراهداف مشخص و ملموس تقسیم کنید.

• زیراهدف 1: شناسایی نقاطی که ارتباطات در آن‌ها دچار مشکل می‌شود.

• زیراهدف 2: ایجاد فرصت‌های جدید برای ارتباط میان مدیران و کارکنانی که مستقیماً به آن‌ها گزارش می‌دهند.

• زیراهدف 3: کاهش حجم بیش از حد اطلاعاتی که کارکنان دریافت می‌کنند.

گام 3: اقدامات دقیق موردنیاز برای دستیابی به هر زیراهدف را مشخص کنید و تعیین کنید چه کسی، چه زمانی و در کجا آن‌ها را انجام خواهد داد.

• اقدام برای زیراهدف 1: جمع‌آوری بازخورد کارکنان درباره حوزه‌های دارای مشکل در ارتباطات.

• چه کسی، چه زمانی و کجا برای زیراهدف 1: مدیر منابع انسانی، ابتدای هر ماه، از طریق ایمیل.

• اقدام برای زیراهدف 2: تهیه گزارش هفتگی کوتاه از وضعیت پیشرفت کارها.

• چه کسی، چه زمانی و کجا برای زیراهدف 2: همه کارکنان، هر جمعه، ارسال از طریق ایمیل تا قبل از ساعت 12 ظهر.

• اقدام برای زیراهدف 3: جلوگیری از فوروارد کردن عجولانه و بدون فکر ایمیل‌ها.

• چه کسی، چه زمانی و کجا برای زیراهدف 3: همه کارکنان، هر زمان که ایمیلی را فوروارد می‌کنند.

گام 4: برنامه‌های «اگر-آنگاه» را طراحی کنید تا اقدامات موردنظر به‌طور خودکار فعال شوند. برنامه‌های خود را به شکل جملات «اگر x رخ داد، آنگاه y را انجام می‌دهم» تنظیم کنید و از اقدامات و اطلاعات «چه کسی، چه زمانی و کجا» که در گام 3 مشخص کرده‌اید استفاده کنید.

• برنامه اگر-آنگاه برای زیراهدف 1: اگر روز اول ماه باشد، آنگاه من (مدیر منابع انسانی) از طریق ایمیل فرم‌هایی را برای دریافت پیشنهادها و ایده‌های بهبود ارتباطات ارسال می‌کنم.

• برنامه اگر-آنگاه برای زیراهدف 2: اگر صبح جمعه باشد، آنگاه من (هر یک از کارکنان) خلاصه‌ای از پیشرفت پروژه‌های جاری تهیه می‌کنم و آن را تا قبل از ظهر از طریق ایمیل برای سرپرست خود ارسال می‌کنم.

• برنامه اگر-آنگاه برای زیراهدف 3: هر زمان که من (هر یک از کارکنان) ایمیلی را فوروارد می‌کنم، در ابتدای آن یادداشت کوتاهی اضافه می‌کنم که توضیح دهد این ایمیل چیست و چرا آن را به اشتراک می‌گذارم.

تعریف هدف اهمیت زیادی دارد. اما زمانی که آن را با برنامه‌ریزی «اگر-آنگاه» ترکیب می‌کنید و دقیقاً مشخص می‌کنید چه زمانی، در چه مکانی و به چه روشی قرار است به هدف خود برسید، شرایط موفقیت را شفاف‌تر می‌سازید، حس مسئولیت‌پذیری خود را افزایش می‌دهید و به کاهش فاصله آزاردهنده میان دانستن و عمل کردن کمک می‌کنید.

هایدی گرنت، PhD، دانشمند ارشد NeuroLeadership Institute و مدیر همکار Motivation Science Center در Columbia University است. او نویسنده کتاب پرفروش Nine Things Successful People Do Differently (انتشارات Harvard Business Review Press، سال 2012) است. جدیدترین کتاب او No One Understands You and What to Do About It (انتشارات Harvard Business Review Press، سال 2015) است که در رسانه‌های ملی و بین‌المللی مورد توجه قرار گرفته است. او را در شبکه اجتماعی X با شناسه @heidigrantphd دنبال کنید.