مدیریت زمان را با اهداف خود هماهنگ کنید

این مقاله در مجله کسب و کار هاروارد منتشر شده که منبعی معتبر و ارزشمند در حوزه کسب و کار است.

ترجمه شده توسط تیم گیت (Git.ir)

در کار خود به دنبال دستیابی به چه اهدافی هستید؟ آیا نحوه‌ای که زمانتان را صرف می‌کنید واقعاً با آن اهداف هم‌راستا است؟ بدون پاسخ به این پرسش‌ها، نمی‌توانید تشخیص دهید کدام‌یک از وظایف موجود در فهرست کارهایتان باید در اولویت قرار گیرند، چگونه سازمان‌دهی شوند و در نهایت چگونه به انجام برسند. در پایان یک روز پرمشغله، گاهی دشوار است که بفهمید زمان دقیقاً صرف چه کارهایی شده است. فرایند ساده زیر به شما کمک می‌کند کارهای خود را اولویت‌بندی کنید و درک بهتری از نحوه استفاده واقعی از زمانتان به دست آورید.

فهرست اهداف خود را تهیه کنید

در حالت ایده‌آل، شما و مدیرتان باید در ابتدای هر سال جلسه‌ای برگزار کنید و مجموعه‌ای از اهداف عملکردی را تعیین کنید. در این گفتگو باید مشخص شود که این اهداف چگونه با اهداف و مأموریت سازمان ارتباط پیدا می‌کنند. احتمالاً علاوه بر این، اهداف شخصی شغلی خودتان را نیز دارید. مجموعه این اهداف ممکن است چیزی شبیه به این باشد: «بهبود مهارت‌های مدیریت افراد»، «مدیریت شش محصول جدید»، «رسیدگی به قراردادهای تمام محصولات جدید واحد»، یا «توسعه مهارت‌های مدیریت تأمین‌کنندگان».

اکنون دوباره به این اهداف رجوع کنید و آن‌ها را یادداشت کنید؛ روی کاغذ یا در یک اپلیکیشن یادداشت‌برداری، هرکدام که ترجیح می‌دهید. قرار است از این اهداف به دو شکل استفاده کنید: نخست برای اولویت‌بندی کارهای روزانه و دوم برای ارزیابی میزان پیشرفت خود (به عبارت دیگر، برای سنجش آنچه به دست آورده‌اید و اینکه آیا تغییراتی که در نتیجه مطالعه این کتاب ایجاد می‌کنید برای شما مؤثر بوده‌اند یا خیر). با مراجعه منظم به این فهرست، می‌توانید تشخیص دهید کدام وظایف بیشترین اهمیت را دارند و بر همان اساس برنامه‌ریزی کنید.

زمان خود را پایش کنید

پس از اینکه اهداف خود را مشخص کردید، بررسی کنید که در حال حاضر زمانتان را چگونه سپری می‌کنید. آیا روی کارهایی تمرکز دارید که واقعاً باید انجام شوند؛ یعنی همان فعالیت‌هایی که شما را به اهدافتان نزدیک می‌کنند؟ یا اینکه زمانتان صرف وظایف نامرتبط یا بحران‌های پیش‌بینی‌نشده می‌شود؟

برای اینکه واقعاً درک کنید زمان خود را کجا صرف می‌کنید و مشخص شود آیا باید در حجم یا نوع کارهایتان تغییری ایجاد کنید یا نه، طی دو هفته فعالیت‌های کاری خود را با انجام تمرین زیر ثبت و پیگیری کنید. ممکن است متوجه شوید که نتایج به‌دست‌آمده با اهداف شما همسو نیستند. هدف این تمرین شناسایی نقاط ناهماهنگی است تا بتوانید آن‌ها را اصلاح کنید.

ابتدا فعالیت‌های خود را یادداشت کنید

این مرحله را مانند تخلیه ذهنی در نظر بگیرید و همه چیز را در آن بگنجانید. تمام وظایفی را که انجام می‌دهید، جلساتی را که در آن‌ها شرکت می‌کنید و حتی زمانی را که صرف معاشرت یا تعلل در محیط کار می‌کنید، فهرست کنید. برای داشتن دیدی کامل‌تر، تقویم یک یا دو هفته گذشته خود را مرور کنید تا دامنه فعالیت‌هایتان را بهتر بشناسید. پس از تهیه فهرست کامل، فعالیت‌ها را در چند دسته کلی قرار دهید تا بتوانید زمان صرف‌شده در هر دسته را ردیابی کنید. برخی از دسته‌بندی‌های پیشنهادی عبارت‌اند از:

• مسئولیت‌های اصلی: وظایف روزمره‌ای که بخش اصلی شغل شما را تشکیل می‌دهند.

• رشد فردی: فعالیت‌ها و پروژه‌هایی که برای شما ارزشمند و معنادار هستند، اما لزوماً بخشی از مسئولیت‌های روزانه شما محسوب نمی‌شوند.

• مدیریت افراد: تعاملات و فعالیت‌های مرتبط با دیگران، از جمله اعضای تیم، همکاران و حتی مدیران ارشد.

• بحران‌ها و مسائل فوری: وقفه‌ها و موضوعات اضطراری که گاه‌وبیگاه و به‌صورت غیرمنتظره ایجاد می‌شوند.

• زمان آزاد: زمان ناهار یا زمانی که صرف ایمیل‌های شخصی، وب‌گردی یا بررسی شبکه‌های اجتماعی می‌شود.

• کارهای اداری: وظایف ضروری روزانه مانند تأیید برگه‌های حضور و غیاب، فاکتورها یا تهیه گزارش هزینه‌ها.

دیدن فعالیت‌های کاری در قالب این دسته‌ها به شما کمک می‌کند تصویر روشن‌تری از نحوه واقعی استفاده از زمانتان به دست آورید. در همین مرحله نیز ممکن است متوجه شوید که آیا این الگوی زمانی با اهدافی که تعیین کرده‌اید هم‌راستا است یا خیر.

سپس زمان خود را ثبت کنید

پس از تعیین دسته‌بندی‌ها، ثبت میزان زمانی را که برای هر دسته از فعالیت‌ها صرف می‌کنید آغاز کنید. می‌توانید برآوردها را به‌صورت ساعتی انجام دهید یا اگر می‌خواهید عادت‌های خود را دقیق‌تر بررسی کنید، جزئیات بیشتری ثبت کنید. برای ثبت نتایج می‌توانید از ابزارهای آنلاین ردیابی زمان یا یک تقویم معمولی استفاده کنید. سپس برای تحلیل داده‌ها، از یک صفحه گسترده مشابه نمونه نشان‌داده‌شده در جدول 6-1 بهره بگیرید. هر دسته را در یک ستون جداگانه قرار دهید و روزهای هفته را در ردیف‌ها بنویسید. طی دو هفته آینده، مجموع زمان صرف‌شده برای هر دسته را محاسبه و در ستون مربوطه ثبت کنید.

در این مرحله شاید با خود فکر کنید: «من همین حالا هم بسیار مشغولم؛ وقت ندارم همه کارهایی را که انجام می‌دهم ثبت کنم.» این نگرانی قابل درک است. اجرای این روش واقعاً به صرف مقداری زمان و انرژی در ابتدا نیاز دارد.

اما ثبت فعالیت‌ها و مدت زمان انجام آن‌ها به شما کمک می‌کند دقیقاً ببینید کجا بیش از حد زمان صرف می‌کنید و در چه بخش‌هایی باید زمان خود را دوباره تخصیص دهید تا به اهدافتان برسید. برای مثال، اگر هدف شما بهبود مهارت‌های مدیریت افراد باشد، ممکن است متوجه شوید که اختصاص 10 ساعت در هفته کافی نیست و لازم است بخشی از کارهای اداری را واگذار کنید تا زمان بیشتری برای این هدف در اختیار داشته باشید. با ایجاد تغییرات کوچک اما آگاهانه در نحوه گذراندن روز کاری، اطمینان حاصل می‌کنید که زمان مناسبی را به مهم‌ترین فعالیت‌ها اختصاص می‌دهید و در نتیجه با کارایی بیشتری به اهداف خود دست می‌یابید.