چگونه از زمان سفر خود به طور مؤثر استفاده کنیم (HBR)

این مقاله در Harvard Business Review منتشر شده است؛ منبعی معتبر و ارزشمند در حوزه کسب‌وکار.

نویسنده: دوری کلارک

در حالی که این مقاله را می‌نویسم، سوار هواپیمایی هستم که به مقصد رالی-دورهام پرواز می‌کند. نوشتن آن را هفته گذشته در قطاری که از نیویورک‌سیتی حرکت می‌کرد آغاز کردم و چند روز بعد، در پروازی به مقصد سان‌فرانسیسکو، چند پاراگراف دیگر به آن اضافه کردم. من تنها نیستم؛ انجمن جهانی سفرهای تجاری (Global Business Travel Association) پیش‌بینی کرده بود که هزینه سفرهای کاری در سال 2015 به رکورد بی‌سابقه 1.25 تریلیون دلار برسد که نسبت به سال قبل 6.5٪ افزایش نشان می‌دهد. حتی در عصر ویدئوکنفرانس، ملاقات‌های حضوری همچنان ابزاری غیرقابل جایگزین در دنیای کسب‌وکار هستند و بسیاری از ما بخش عمده‌ای از زمان خود را در سفر سپری می‌کنیم.

البته وقتی در سفر هستید، زندگی متوقف نمی‌شود. ایمیل‌ها همچنان یکی پس از دیگری می‌رسند و گزارش‌ها و پیشنهادها باید در موعد مقرر آماده شوند، فرقی نمی‌کند در کجا باشید. حتی اگر روز سفر باشد، همچنان یک روز کاری است. اما حفظ بهره‌وری در مسیر، آن هم در حالی که باید مقصدی ناآشنا را پیدا کنید، چمدان‌های سنگین را جابه‌جا کنید و با تأخیرها و دردسرهای رایج سفر کنار بیایید، می‌تواند کاری بسیار دشوار باشد. در ادامه چند راهکار برای استفاده بهتر از زمان جابه‌جایی ارائه شده است.

از زمان سفر برای توسعه حرفه‌ای خود استفاده کنید و به پادکست‌ها گوش دهید. بسیاری از مراحل حضور در فرودگاه کوتاه و پراکنده هستند؛ 5 دقیقه برای تحویل بار، 10 دقیقه در صف بازرسی امنیتی، 5 دقیقه پیاده‌روی تا گیت و 10 دقیقه انتظار برای سوار شدن به هواپیما. در چنین شرایطی نمی‌توانید لپ‌تاپ خود را باز کنید و در حالی که کارت پرواز و کارت شناسایی را در دست دارید، شروع به تایپ کنید. در عوض، پادکست‌ها راهی ایده‌آل و بدون نیاز به استفاده از دست هستند تا هم از کلافگی شما کم کنند و هم چیز جدیدی یاد بگیرید. اگر بلندگوی فرودگاه صحبت‌های گوینده را قطع کند، به‌راحتی می‌توانید چند ثانیه به عقب برگردید و دوباره همان بخش را گوش دهید. امروزه پادکست‌های بی‌شماری درباره موضوعات حرفه‌ای مختلف، از مسائل حقوقی و مدیریت پروژه گرفته تا کارآفرینی و بازاریابی، در دسترس هستند. Harvard Business Review نیز هر هفته پادکست اختصاصی خود را منتشر می‌کند.

اگر به سالن اختصاصی فرودگاه (Airport Lounge) دسترسی دارید و محیط آرام‌تری در اختیار شماست، می‌توانید از این فرصت برای برقراری چند تماس تلفنی کوتاه استفاده کنید. دیوید آلن، متخصص بهره‌وری که در کتاب Stand Out از او نام برده‌ام، پیشنهاد می‌کند همیشه فهرستی از تماس‌هایی که باید بگیرید تهیه کنید تا بتوانید آن‌ها را به‌صورت یکجا انجام دهید. کیت فرازی، که آثار زیادی درباره شبکه‌سازی حرفه‌ای نوشته است، نیز تماس‌های کوتاه را راهی مؤثر برای حفظ ارتباط با آشنایان می‌داند. برای مثال، Facebook تاریخ تولد مخاطبان شما را یادآوری می‌کند؛ اگر هنگام انتظار برای سوار شدن به هواپیما چند تماس کوتاه برای تبریک تولد برقرار کنید، ممکن است روز طرف مقابل را بسازید و رابطه خود را با او مستحکم‌تر کنید.

اگرچه دسترسی به اینترنت در هواپیماها روزبه‌روز رایج‌تر می‌شود، اما هنوز هم نمی‌توان همیشه روی آن حساب کرد. حتی زمانی که Wi-Fi در دسترس باشد، ممکن است سرعت پایینی داشته باشد یا اتصال آن ناپایدار باشد. به همین دلیل، من معمولاً روی پروژه‌های نوشتاری تمرکز می‌کنم که به اینترنت نیاز ندارند. قبل از سفر، تمام اطلاعات و منابع موردنیاز را دانلود می‌کنم و سپس به‌صورت آفلاین روی کارهایی مانند نوشتن مقاله، ویرایش فصل‌های کتاب، تهیه گزارش برای مشتریان یا آماده کردن پرسش‌های مصاحبه کار می‌کنم. نداشتن دسترسی به اینترنت معمولاً به من کمک می‌کند تمرکز بیشتری داشته باشم و از گرفتار شدن در چرخه بی‌پایان جست‌وجوهای آنلاین که اغلب روند نوشتن را در دفتر کار کند می‌کند، جلوگیری کنم.

البته مانند هر موضوع دیگری، در اینجا نیز باید تعادل را حفظ کنید. پژوهش‌های متعددی از مزایای «نوسازی راهبردی» (Strategic Renewal) سخن گفته‌اند. بنابراین، به جای اینکه تمام مدت پرواز را صرف مطالعه گزارش‌ها یا اصلاح اسلایدهای ارائه خود کنید، بخشی از زمان را به خودتان اختصاص دهید. برای لذت مطالعه کنید. برای مثال، در دکه روزنامه‌فروشی فرودگاه یک مجله یا یک رمان هیجان‌انگیز بخرید و از خواندن آن لذت ببرید. جالب است بدانید بر اساس گزارش Airport Revenue News، هر مسافر به طور متوسط نزدیک به 11 دلار در فرودگاه هزینه می‌کند. فاصله گرفتن موقت از فشار مداوم کار می‌تواند باعث شود وقتی دوباره مشغول کار می‌شوید، ذهنی آماده‌تر و عملکردی بهتر داشته باشید.

امروزه سفر به بخش جدایی‌ناپذیر زندگی حرفه‌ای بسیاری از افراد تبدیل شده است. تنها در ایالات متحده، مسافران کاری در طول یک سال 488 میلیون سفر انجام می‌دهند؛ یعنی حدود 1.3 میلیون سفر در هر روز. با چنین حجم عظیمی از سفر، دیگر نمی‌توان روزهای جابه‌جایی را زمان از دست‌رفته دانست. استفاده هوشمندانه از این زمان برای انجام موفق وظایف شغلی ضروری است. با به‌کارگیری این راهکارها، می‌توانید مطمئن باشید که حتی یک روز سفر نیز به پیشرفت مسیر حرفه‌ای شما کمک خواهد کرد.

دوری کلارک استراتژیست بازاریابی، سخنران حرفه‌ای و مدرس مدرسه کسب‌وکار فوکوا در دانشگاه Duke است. او نویسنده کتاب‌های Reinventing You (انتشارات Harvard Business Review Press، سال 2013)، Stand Out و همچنین کتاب Entrepreneurial You (انتشارات Harvard Business Review Press، سال 2017) است. برای آشنایی بیشتر با فعالیت‌های او می‌توانید به وب‌سایت www.dorieclark.com مراجعه کنید.