سبک بهره‌وری شخصی شما چیست؟ (HBR)

این مقاله در Harvard Business Review، یکی از منابع معتبر و ارزشمند در حوزه کسب‌وکار، منتشر شده است.

نویسنده: کارسون تیت

وقتی صحبت از توصیه‌های مربوط به بهره‌وری فردی می‌شود، یک راهکار واحد برای همه افراد مناسب نیست. در واقع، سبک شناختی شما؛ یعنی شیوه‌ای که ترجیح می‌دهید اطلاعات را دریافت و پردازش کنید، می‌تواند تأثیر چشمگیری بر موفقیت یا شکست تکنیک‌های مدیریت زمان و راهکارهای بهبود عملکرد داشته باشد. این ارزیابی به‌گونه‌ای طراحی شده است که به شما کمک کند سبک شخصی خود را بهتر بشناسید؛ اینکه چگونه بهتر فکر می‌کنید، یاد می‌گیرید و ارتباط برقرار می‌کنید. همچنین این ارزیابی شما را به سمت توصیه‌های بهره‌وری هدایت می‌کند که افراد دارای سبک‌های مشابه، آن‌ها را مؤثرتر یافته‌اند.

در جدول 3-1 مشخص کنید هر یک از گزاره‌های زیر تا چه اندازه درباره شما صدق می‌کند.

چهار سبک بهره‌وری

اولویت‌محورها (Prioritizers)

افراد اولویت‌محور، تفکر منطقی، تحلیلی، مبتنی بر واقعیت، انتقادی و واقع‌گرایانه را ترجیح می‌دهند. آن‌ها از زمان به‌طور مؤثر استفاده می‌کنند و بر فعالیت‌هایی تمرکز دارند که بیشترین ارزش را ایجاد می‌کنند؛ در نتیجه می‌توانند حجم قابل‌توجهی از کار را با دقت به انجام برسانند. این افراد اهداف پروژه را تحلیل می‌کنند و برای دستیابی به نتایج موردنظر تلاش می‌کنند.

ابزارهای بهره‌وری مورد علاقه افراد اولویت‌محور عبارت‌اند از:

• آیپد (که می‌توانند آن را متناسب با نیازهای خود شخصی‌سازی کنند تا جریان کاری‌شان را بهینه سازد)

• اپلیکیشن‌های بهره‌وری که امکان دسترسی به دستگاه‌ها از هر مکان و انجام کارها از راه دور را فراهم می‌کنند، مانند Evernote، Noteshelf، To Do و LogMeIn Ignition

• ScanBizCards که به آن‌ها اجازه می‌دهد در حال حرکت کارت‌های ویزیت را اسکن کنند

• ابزارهای کلاسیک و کم‌فناوری مانند دفترچه‌های یادداشت حقوقی و دستگاه‌های برچسب‌زن

افراد اولویت‌محور به‌ویژه از مطالعه مقالات «مدیریت زمان خود را با اهدافتان همسو کنید» و «ابزاری برای کمک به دستیابی به اهداف در چهار گام» لذت خواهند برد.

برنامه‌ریزها (Planners)

برنامه‌ریزها تفکر سازمان‌یافته، مرحله‌به‌مرحله و جزئی‌نگر را ترجیح می‌دهند. آن‌ها فهرست کارها تهیه می‌کنند، برای انجام وظایف زمان مشخصی اختصاص می‌دهند و برنامه‌های پروژه‌ای دقیق و جامع تدوین می‌کنند. این افراد زمان خود را صرف فعالیت‌های غیرضروری یا کم‌اهمیت نمی‌کنند. آن‌ها به قوانین، سیاست‌ها، مقررات و معیارهای کیفیت و ایمنی پایبند هستند و اغلب کارهای خود را پیش از موعد مقرر به پایان می‌رسانند.

ابزارهای بهره‌وری مورد علاقه برنامه‌ریزها عبارت‌اند از:

• فهرست‌های دیجیتال و اپلیکیشن‌های برنامه‌ریزی پروژه که امکان ایجاد و پیگیری کارها را بر اساس پروژه، مکان، فرد یا تاریخ فراهم می‌کنند؛ مانند Tom’s Planner و OmniFocus

• Agendas که به آن‌ها اجازه می‌دهد دستورجلسه‌های تعاملی ایجاد کنند و آن‌ها را برای کاربران آیپد به اشتراک بگذارند

• ZipList که فهرست‌های خرید شخصی و خانوادگی مشترک ایجاد می‌کند و اقلام را هم بر اساس دسته‌بندی و هم بر اساس فروشگاهی که آن‌ها را عرضه می‌کند سازمان‌دهی می‌کند

• ابزارهای کم‌فناوری مانند دستگاه‌های برچسب‌زن، پوشه‌های بایگانی، فایلینگ‌کابینت‌ها، نظم‌دهنده‌های کشو، جاخودکاری‌ها و سایر لوازم سازمان‌دهی محیط کار

برنامه‌ریزها می‌توانند مطالعه خود را با مقالات «با تعهد کمتر، دستاورد بیشتری داشته باشید» و «چگونه به پذیرش کارهای بیشتر نه بگوییم» آغاز کنند.

هماهنگ‌کننده‌ها (Arrangers)

هماهنگ‌کننده‌ها تفکر حمایتی، بیانگر و احساسی را ترجیح می‌دهند. آن‌ها برای افزایش بهره‌وری، کار تیمی را تشویق می‌کنند و هم‌زمان با پیشرفت رویدادها، تصمیم‌های خود را به‌صورت شهودی می‌گیرند. این افراد برای انجام کارها زمان مشخصی در نظر می‌گیرند، اما نقطه قوت اصلی‌شان همکاری با دیگران برای به سرانجام رساندن کارهاست. آن‌ها ارتباطات مؤثری برقرار می‌کنند و همین ویژگی به آن‌ها کمک می‌کند تیم‌های پروژه را شکل دهند و رهبری کنند. معمولاً فهرست‌های دیداری تهیه می‌کنند و اغلب از رنگ‌ها برای سازمان‌دهی آن‌ها استفاده می‌کنند.

ابزارهای بهره‌وری مورد علاقه هماهنگ‌کننده‌ها عبارت‌اند از:

• اپلیکیشن‌های تبدیل گفتار به متن مانند Dragon NaturallySpeaking و Dragon Dictation یا برنامه تحت وب Copytalk

• ابزارهای همکاری و مشارکت مانند GoToMeeting، WebEx، SharePlus Office Mobile Client و Join.me

• لوازم اداری با طراحی زیبا و جذاب؛ مانند دفترچه‌هایی با صفحات بدون خط و خودکارهایی با رنگ‌های متنوع جوهر

هماهنگ‌کننده‌ها از مطالعه مقالات «اگر بخشی از زمان خود را ببخشید، کمتر احساس عجله خواهید کرد» و «چگونه زمانی که همه در تعطیلات هستند انگیزه خود را حفظ کنیم» لذت خواهند برد.

تصویرپردازها (Visualizers)

تصویرپردازها تفکر کل‌نگر، شهودی و یکپارچه را ترجیح می‌دهند. آن‌ها می‌توانند چندین وظیفه را به‌طور هم‌زمان مدیریت کنند و در عین حال تصویر بزرگ را از نظر دور نکنند. این افراد به خلاقیت و نوآوری شناخته می‌شوند و توانایی دارند ایده‌های پراکنده دیگران را در قالب یک مجموعه منسجم ترکیب کنند. آن‌ها درباره پروژه‌ها به‌صورت استراتژیک می‌اندیشند و وظایف را با سرعت اجرا می‌کنند. معمولاً فهرست‌های دیداری تهیه می‌کنند و اغلب برای سازمان‌دهی آن‌ها از رنگ استفاده می‌کنند.

ابزارهای بهره‌وری مورد علاقه تصویرپردازها عبارت‌اند از:

• اپلیکیشن‌های وایت‌بورد دیجیتال

• SketchBook Pro، اپلیکیشنی که به آن‌ها اجازه می‌دهد در حین کار ایده‌های خود را ثبت کنند و به مجموعه‌ای کامل از ابزارهای طراحی و نقاشی دسترسی داشته باشند

• iThoughts HD، ابزاری دیجیتال برای ترسیم نقشه‌های ذهنی

• Concur، اپلیکیشنی برای عکاسی و ذخیره رسیدهای هزینه‌ها و تهیه گزارش هزینه‌ها

• Noteshelf، ابزاری برای یادداشت‌برداری دیجیتال

• ابزارهای کم‌فناوری با جلوه‌های بصری جذاب، مانند برگه‌های یادداشت رنگارنگ Post-it، پوشه‌های رنگی، دفترچه‌های بدون خط، خودکارهایی با رنگ‌های متنوع جوهر، وایت‌بوردهای بزرگ، سبدها، پوشه‌ها، کیف‌ها و تخته‌شاسی‌هایی که به مرتب‌سازی و در معرض دید نگه داشتن اسناد کمک می‌کنند.

تصویرپردازها می‌توانند از مطالعه مقالات «اسپرینت‌ها راز انجام کارهای بیشتر هستند» و «نگاه کردن به طبیعت بهره‌وری شما را افزایش می‌دهد» بهره‌مند شوند.

کارسون تیت متخصص بهره‌وری در محیط کار و نویسنده کتاب Work Simply: Embracing the Power of Your Personal Productivity Style است.