چگونه در سفر هم کارهایتان را به‌خوبی پیش ببرید (HBR)

این مقاله در مجله کسب و کار هاروارد منتشر شده که منبعی معتبر و ارزشمند در حوزه کسب و کار است.

نویسنده: جوزف گرنی

ترجمه شده توسط تیم گیت (Git.ir)

بیست‌وپنج سال پیش، یک گفت‌وگو برای همیشه نگاه من به سفرهای کاری را تغییر داد. من و شریک تجاری‌ام، کری پترسون، درباره کتابی که امیدوار بودیم بنویسیم صحبت می‌کردیم. حدود دو سال بود که درباره آن حرف می‌زدیم، اما هیچ پیشرفتی نداشتیم. البته اگر بخواهم صادق‌تر باشم، باید بگویم من هیچ پیشرفتی نداشتم. کری هر بار با انبوهی از ایده‌های جذاب که با نثری روان نوشته شده بودند سراغم می‌آمد، در حالی که سهم من فقط یک دستمال کاغذی لکه‌دار هواپیما با چند نقاشی مدادی بود. من با شرمندگی بابت سهم ناچیزم عذرخواهی می‌کردم و به این اشاره می‌کردم که ماه گذشته 20 روز در سفر بوده‌ام. پس از چند بار تکرار این گفت‌وگوها، کری به من نگاه کرد و گفت: «جوزف، نویسنده‌ها می‌نویسند.»

این جمله عمیقاً بر من تأثیر گذاشت. برایم روشن شد که حرفه مشاوره همیشه با سفرهای فراوان همراه خواهد بود و این من هستم که باید تصمیم بگیرم با آن زمان چه کنم. از آن زمان تاکنون، من، کری و همکارانمان در VitalSmarts پنج کتاب، صدها مقاله و یادداشت و ده‌ها دوره آموزشی پرفروش را تولید کرده‌ایم؛ آن هم در حالی که هر سال بیش از 100 روز در سفر بوده‌ام.

برای من، راز بهره‌وری هنگام رفت‌وآمدهای مداوم در سراسر دنیا این است که به خودم از زاویه سوم شخص نگاه کنم؛ انگار فرد دیگری هستم که باید با دقت و آگاهانه او را هدایت کنم. در ادامه، روش‌هایی را توضیح می‌دهم که برای این کار به کار می‌برم؛ بسیاری از آن‌ها را حتی هنگام نوشتن همین مقاله استفاده کرده‌ام.

برای خودتان قرار ملاقات بگذارید

اقتصاددانان رفتاری نشان داده‌اند که اگر مجبور نباشید همین حالا به تصمیم خود عمل کنید، انتخاب‌های بهتری انجام می‌دهید. اگر از من بخواهید برای ناهار هفته آینده غذا انتخاب کنم، احتمالاً غذایی سالم‌تر از زمانی انتخاب خواهم کرد که همان لحظه گرسنه هستم و به منوی رستوران نگاه می‌کنم. این پدیده را «تنزیل هذلولی» می‌نامند؛ یعنی تمایل به ارزشمندتر دانستن پاداش‌های فوری و کم‌اهمیت شمردن پاداش‌های آینده. من از این سوگیری شناختی به نفع خودم استفاده می‌کنم و با تعیین تعهدهایی برای آینده، خودم را وادار به انجام آن‌ها می‌کنم. من به تقویمم پایبند هستم؛ اگر در تقویم نوشته شده باشد که باید کاری انجام دهم، معمولاً همان کار را انجام می‌دهم. بنابراین، از قبل زمان‌های طولانی و آزاد سفر، مانند یک پرواز 5 ساعته از سان‌فرانسیسکو به نیویورک، را شناسایی می‌کنم. همین هفته که وارد هتلم در ایندیاناپولیس شدم، تقویمم را باز کردم و دیدم هفته قبل برای خودم از ساعت 4:30 تا 5 بعدازظهر برنامه‌ای ثبت کرده‌ام: «طرح اولیه مقاله HBR». بنابراین همان کار را انجام دادم.

پیش از تمام شدن کار، دست نگه دارید

وقتی روی کاری طولانی کار می‌کنم که به چند جلسه کاری نیاز دارد، سعی می‌کنم در نقطه‌ای کار را متوقف کنم که بازگشت دوباره به آن آسان‌تر و لذت‌بخش‌تر باشد. برای مثال، اگر در حال نوشتن داستانی هستم و نوشتنش برایم جذاب شده است، عمداً پیش از پایان آن دست از کار می‌کشم تا مشتاق باشم دوباره به سراغش بروم. برنامه‌ای که در تقویم برای مقاله بالا ثبت کرده بودم نیز نوعی ترفند انگیزشی بود؛ دقت کنید که فقط خودم را متعهد کرده بودم «طرح اولیه» مقاله را آماده کنم. معمولاً همین بخش از نوشتن را بیشتر از همه به تعویق می‌اندازم. اما وقتی طرح اولیه آماده شد، از گسترش دادن بخش‌های مختلف آن لذت می‌برم. بنابراین، تعهدم را فقط به سخت‌ترین بخش محدود می‌کنم تا برای ادامه کار اشتیاق بیشتری داشته باشم.

دستاوردهای رضایت‌بخش خلق کنید

روی باومایستر، روان‌شناس، نشان داده است که انگیزه انسان منبعی محدود است. من این موضوع را به‌ویژه در سفرهای کاری که انگیزه‌ام کاهش پیدا می‌کند، به‌خوبی تجربه کرده‌ام. اگر از زاویه اول شخص به خودم نگاه کنم، معمولاً بسیار سختگیر می‌شوم و خودم را بابت انجام ندادن کارها سرزنش می‌کنم. اما وقتی از زاویه سوم شخص به خودم نگاه می‌کنم، با این محدودیت مهربان‌تر برخورد می‌کنم. از خودم می‌پرسم: «چطور می‌توانم انگیزه جوزف را بیشتر کنم؟» به‌جای اینکه در یک پرواز 5 ساعته خودم را مجبور کنم بی‌وقفه بنویسم، فقط بخشی از کار را انتخاب می‌کنم که انجام دادنش برایم رضایت‌بخش باشد. برای مثال، هنگام سوار شدن به پرواز ایندیانا با خودم گفتم: «اگر ارائه فردا را شخصی‌سازی کنم و صندوق ایمیلم را خالی کنم، احساس آزادی خواهم کرد.» و دقیقاً همین کار را انجام دادم.

از احساس رضایت بعد از انجام کار لذت ببرید

افراد پرمشغله معمولاً فرصت نمی‌کنند از احساس خوشایندی که پس از انجام یک کار به دست می‌آید لذت ببرند. عادت کنید پس از پایان یک بخش از کار، کمی مکث کنید و از رضایتی که به دست آورده‌اید آگاهانه لذت ببرید. روی صندلی هواپیما تکیه دهید یا روی تخت هتل استراحت کنید و از اینکه کاری دشوار را به پایان رسانده‌اید احساس خوبی داشته باشید. همین لحظه کوتاه باعث می‌شود در مغز شما ارتباطی جدید شکل بگیرد که بهره‌وری را با لذت، نه با اجبار و نارضایتی، پیوند می‌دهد.

از قدرت دفترچه یادداشت استفاده کنید

لحظه‌ای که برای نخستین بار وارد اتاق هتل می‌شوم، برای من بسیار مهم است. سال‌ها متوجه شده بودم که اولین کارم پیدا کردن کنترل تلویزیون و روشن کردن شبکه CNN است. بعد لپ‌تاپم را راه‌اندازی می‌کردم و اینترنت هتل را فعال می‌کردم. در حالی که سیلی از ایمیل‌ها در حال دریافت شدن بود، وسایلم را در کمد و حمام مرتب می‌کردم. هر بار که این کارها را انجام می‌دادم، یا تلویزیون یا صندوق ایمیلم آن‌قدر حواسم را پرت می‌کرد که بهره‌وری‌ام از بین می‌رفت. این روزها از ترفند دیگری استفاده می‌کنم. من به شکل عجیبی از علامت زدن یک مربع کوچک احساس رضایت می‌کنم. بنابراین، حالا به‌محض ورود به اتاق هتل، برگه یادداشت رایگان روی میز را برمی‌دارم و فهرستی از پنج کاری که می‌خواهم پیش از شام انجام دهم می‌نویسم. سپس، و این بخش چندان پیشرفته نیست، کنار هر مورد یک مربع خالی می‌کشم. همین باعث می‌شود احساس کنم باید آن‌ها را یکی‌یکی انجام دهم.

به خودتان پاداش بدهید

یکی از دلایلی که افراد به‌تدریج انگیزه خود را برای منظم و بهره‌ور بودن از دست می‌دهند، این است که احساس می‌کنند کار هیچ‌وقت تمام نمی‌شود و همیشه وظیفه دیگری در انتظارشان است. اجازه ندهید خودتان فرسوده شوید. اگر پروازی طولانی در پیش داشته باشم، برای انجام چند کار تعهد منطقی ایجاد می‌کنم، اما در کنار آن زمانی را نیز برای استراحت و لذت بردن در نظر می‌گیرم. با خودتان همان‌گونه رفتار کنید که با یک کارمند ارزشمند رفتار می‌کنید؛ بابت کارهای خوبی که انجام داده‌اید، خودتان را تشویق کنید و به خودتان انگیزه بدهید.

سفرهای کاری در طول 30 سال گذشته برای من موهبتی بزرگ بوده‌اند؛ دوره‌ای که طی آن برخی از بهترین کارهای حرفه‌ای خود را انجام داده‌ام. البته اگر کری آن روز توجه مرا به این موضوع جلب نکرده بود که من از سفر به‌عنوان بهانه استفاده می‌کنم، نه به‌عنوان یک فرصت، احتمالاً هرگز چنین نتیجه‌ای به دست نمی‌آمد.

جوزف گرنی نویسنده چهار کتاب پرفروش نیویورک تایمز، سخنران کلیدی و از برجسته‌ترین پژوهشگران علوم اجتماعی در حوزه بهبود عملکرد کسب‌وکار است. آثار او به 28 زبان ترجمه شده، در 36 کشور در دسترس قرار دارد و برای 300 شرکت از فهرست Fortune 500 نتایج قابل‌توجهی به همراه داشته است. او همچنین هم‌بنیان‌گذار شرکت VitalSmarts، یکی از پیشگامان آموزش‌های سازمانی و توسعه رهبری، است.