به خودتان اجازه دهید ساعات کمتری کار کنید (HBR)

این مقاله در مجله کسب و کار هاروارد منتشر شده که منبعی معتبر و ارزشمند در حوزه کسب و کار است.

نویسنده: الیزابت گریس ساندرز

ترجمه شده توسط تیم گیت (Git.ir)

در سال 2007 به این نتیجه رسیدم که دیگر کافی است. چند سال بود کسب‌وکار خودم را اداره می‌کردم و دائماً احساس استرس داشتم. هیچ مرز مشخصی بین زمان کار و زندگی شخصی‌ام وجود نداشت و به‌ندرت می‌توانستم بدون احساس عذاب وجدان دست از کار بکشم. با وجود اینکه از کارم لذت می‌بردم و درآمد خوبی هم داشتم، فشار ناشی از کار بیش از حد باعث شده بود هرگز احساس نکنم واقعاً فرد موفقی هستم.

آن سال نقطه عطفی در زندگی من بود. شیوه کارم را تغییر دادم و ساعات کاری هفتگی‌ام را از حدود 60 ساعت به 50 ساعت کاهش دادم. در سال‌های بعد نیز به‌تدریج این عدد را به 40 ساعت در هفته رساندم. نکته جالب این بود که با وجود کاهش ساعات کاری، درآمدم همچنان افزایش پیدا می‌کرد.

هم از تجربه شخصی خودم و هم از طریق آموزش مدیریت زمان به مراجعانم، متوجه شده‌ام که میان مدیریت ضعیف زمان، ساعات کاری طولانی و احساس استرس، ارتباط بسیار قوی وجود دارد. علت اصلی این وضعیت، تعارضی است که بین منطق و احساس ایجاد می‌شود؛ از نظر منطقی دوست دارید کمتر کار کنید، اما از نظر احساسی چنین کاری را درست نمی‌دانید. احساس می‌کنید همین حالا هم از برنامه عقب هستید، بنابراین کمتر کار کردن فقط اوضاع را بدتر خواهد کرد.

اما می‌توانید شیوه کار کردن خود را تغییر دهید تا به‌تدریج ساعات کاری‌تان را کاهش دهید. این کار در ابتدا آسان نیست و ممکن است چند ماه طول بکشد تا به هدف خود برسید. با این حال، اگر زمانتان را به شکل متفاوتی مدیریت کنید، می‌توانید در زمان کمتر، مؤثرتر کار کنید، دوباره از شغل خود لذت ببرید و سلامتتان را، به‌ویژه از نظر خواب، ورزش، کیفیت روابط و آرامش ذهنی، بهبود ببخشید. برای این کار، مراحل زیر را دنبال کنید.

پایان روز کاری شما چگونه مشخص می‌شود؟

ابتدا بررسی کنید که اکنون چگونه تصمیم می‌گیرید چه زمانی کار را متوقف کنید. بسیاری از افراد زمانی کار را تمام می‌کنند که دیگر توان ادامه دادن ندارند یا وقتی می‌بینند همکارانشان محل کار را ترک کرده‌اند. اما هیچ‌یک از این نشانه‌ها معیار مناسبی نیستند. اگر آن‌قدر کار کنید که کاملاً خسته شوید، هنگام کار بهره‌وری کمتری خواهید داشت و بعد از پایان کار نیز انرژی لازم برای لذت بردن از زندگی شخصی خود را نخواهید داشت. همچنین اگر زمان پایان کارتان را بر اساس برنامه همکارانتان تنظیم کنید، در واقع مدیریت زمان خود را به دست فرد دیگری سپرده‌اید؛ کسی که ممکن است خودش هم زمانش را به‌درستی مدیریت نکند.

برای ساعات کاری هفتگی خود هدف تعیین کنید

یک بازه مشخص برای تعداد ساعت‌هایی که می‌خواهید در یک هفته کار کنید تعیین کنید؛ برای مثال، بین 45 تا 50 ساعت در هفته، و همان را معیار پایان کار قرار دهید. اگر تعیین چنین هدفی برایتان دشوار است، با یک تغییر کوچک شروع کنید؛ مثلاً هر روز فقط 15 دقیقه زودتر محل کار را ترک کنید. سپس مشخص کنید که برای اینکه بتوانید هر روز و هر هفته در زمان مقرر کارتان را تمام کنید، باید چه وظایفی را انجام دهید.

عملکرد خود را ارزیابی کنید

وقتی تلاش می‌کنید به هدف جدیدتان برسید، نحوه کار کردن خود را با دقت زیر نظر بگیرید. اگر با وجود برنامه‌ریزی همچنان تا دیروقت یا آخر هفته‌ها کار می‌کنید، بررسی کنید چه چیزی مانع می‌شود در همان تعداد ساعت دلخواه کارتان را به پایان برسانید. شاید بیشتر روزتان صرف جلسات می‌شود یا دائماً دیگران مزاحم تمرکزتان می‌شوند و تنها زمانی می‌توانید روی پروژه‌های اصلی کار کنید که همه محل کار را ترک کرده‌اند. یا شاید پروژه‌ای که روی آن کار می‌کنید با کمبود نیرو مواجه است و عملاً چند شغل را هم‌زمان انجام می‌دهید.

ریشه مشکل را پیدا کنید

وقتی علت اصلی را شناسایی کنید، پیدا کردن راه‌حل آسان‌تر خواهد بود. برای مثال، اگر جلسات بی‌پایان وقت شما را می‌گیرند، بخشی از زمان هفته را برای انجام کارهای عمیق و متمرکز مسدود کنید تا کسی نتواند آن را با جلسه پر کند. برای بسیاری از مدیرانی که با آن‌ها کار کرده‌ام، همین راهکار ساده تفاوت میان کار کردن تا نیمه‌شب و پایان به‌موقع روز کاری بوده است.

اگر بیشترین مشکل شما رفت‌وآمد و مراجعه مداوم همکاران است، در ساعت‌های مشخصی درِ اتاق خود را ببندید، یک روز در هفته از خانه کار کنید یا، اگر سیاست شرکت اجازه می‌دهد، ساعات کاری خود را کمی جابه‌جا کنید تا در شلوغ‌ترین زمان‌ها در محل کار حضور نداشته باشید. اگر عامل حواس‌پرتی ابزارهای دیجیتال هستند، پیام‌رسان‌های فوری را ببندید و اعلان‌های ایمیل را در بخشی یا تمام روز غیرفعال کنید تا بتوانید به‌جای واکنش به هر کار فوری، روی پروژه‌های مهم تمرکز کنید.

اگر حجم بیش از حد کار به دلیل کمبود نیروی انسانی در پروژه است، درخواست نیروی بیشتر یا منابع اضافی بدهید. شاید بودجه کافی برای استخدام نیروی جدید وجود نداشته باشد، اما ممکن است با پرس‌وجو متوجه شوید یکی از همکاران زمان آزاد دارد یا امکان استفاده از نیروی موقت فراهم است. اگر این راهکارها هم نتیجه نداد، درباره تمدید مهلت تحویل پروژه‌ها مذاکره کنید، برخی پروژه‌ها را موقتاً به تعویق بیندازید یا آن‌ها را به فرد دیگری واگذار کنید.

شفاف باشید

ممکن است زمانی که درخواست انجام پروژه‌ای را رد می‌کنید یا برای تمدید مهلت انجام کار درخواست می‌دهید، دیگران تعجب کنند و موقعیت کمی ناخوشایند به نظر برسد. اما اگر صادقانه درباره کارهایی که در زمان موجود می‌توانید یا نمی‌توانید انجام دهید صحبت کنید، هم مؤثرتر کار خواهید کرد و هم از شغلتان بیشتر لذت خواهید برد.

ابتدای هفته و ابتدای هر روز را به مهم‌ترین کارها اختصاص دهید

اگر با وجود همه این اقدامات هنوز احساس می‌کنید زمان کافی ندارید، باید دوباره نحوه برنامه‌ریزی خود را بررسی کنید. مهم‌ترین پروژه‌ها را در ابتدای هفته یا ابتدای هر روز انجام دهید. وقتی اولویت‌های اصلی را زودتر پیش ببرید، احتمال اینکه در لحظه آخر دچار استرس شوید کمتر خواهد شد و راحت‌تر می‌توانید کارتان را به‌موقع تمام کنید. برای مثال، من برنامه‌ریزی می‌کنم که تا صبح پنجشنبه تمام کارهای مهمم را به پایان برسانم تا اگر اتفاق غیرمنتظره‌ای رخ داد، همچنان بتوانم طبق برنامه ساعت 5 عصر روز جمعه کارم را تمام کنم.

از خودتان مراقبت کنید

پس از اجرای این راهکارهای عملی، آخرین موضوعی که باید به آن توجه کنید، احساساتتان است. اگر سال‌ها عادت داشته‌اید ساعت‌های طولانی کار کنید، حتی زمانی که مهم‌ترین وظایف خود را به پایان رسانده‌اید، باز هم ذهنتان مدام کارهای دیگری برای انجام دادن پیدا می‌کند. ممکن است متوقف کردن کار برایتان احساس ناخوشایندی داشته باشد. زمانی که برای اولین بار تصمیم گرفتم ساعات کاری‌ام را محدود کنم، احساس می‌کردم دچار علائم ترک شده‌ام. ذهنم مرتب به کار بعدی فکر می‌کرد، با اینکه می‌دانستم وقت پایان کار رسیده است.

با وجود این اضطراب، خودم را مجبور کردم کار را متوقف کنم. در کلاس ورزشی ثبت‌نام کردم، با دوستانم قرار ملاقات گذاشتم یا پروژه‌ای شخصی را آغاز کردم تا مجبور باشم محل کار را ترک کنم. پس از چند هفته انجام این کار و وقتی دیدم هیچ اتفاق بدی نیفتاده است، مقاومت احساسی‌ام نسبت به کاهش ساعات کاری کمتر شد. علاوه بر این، همین تعهدات شخصی به من نشان دادند اگر همچنان بیش از حد کار کنم، چه چیزهای ارزشمندی را از دست خواهم داد.

اگر راهکارهای مناسبی داشته باشید و به آن‌ها پایبند بمانید، می‌توانید ساعات کاری خود را کاهش دهید و در عین حال تمام کارهای مهمتان را نیز بدون تحمل استرس انجام دهید.

الیزابت گریس ساندرز نویسنده کتاب How to Invest Your Time Like Money (انتشارات Harvard Business Review Press، 2015)، مربی مدیریت زمان و بنیان‌گذار مجموعه Real Life E Time Coaching & Training است.