چگونه فقط با 10 دقیقه نوشتن، روی اهدافتان متمرکز بمانید (HBR)
این مقاله در مجله کسب و کار هاروارد منتشر شده که منبعی معتبر و ارزشمند در حوزه کسب و کار است.
نویسندگان: ترزا ام. آمابایل و استیون جی. کریمر
ترجمه شده توسط تیم گیت (Git.ir)
ایده اصلی در یک نگاه
- چالش
افراد با عملکرد بالا معمولاً برنامهای فشرده و مسئولیتهای فراوانی دارند. هرچه بیشتر و بهتر کار کنید، دیگران نیز انتظارات بیشتری از شما خواهند داشت. شما در شغل خود عملکرد موفقی دارید و همواره برای یادگیری و رشد بیشتر تلاش میکنید، اما گاهی پیگیری میزان پیشرفت در اهداف کوتاهمدت و بلندمدت دشوار میشود.
- راهحل
هر روز در پایان ساعت کاری، تنها 10 دقیقه زمان بگذارید تا موفقیتهای کوچک همان روز را ثبت کنید و برای چند روز آینده برنامهای کوتاه بنویسید. روی یک رویداد یا بینش مهم از روز تمرکز کنید، یادداشتی حداکثر 100 کلمهای بنویسید و از هر ابزاری که برایتان راحتتر است، مانند یک اپلیکیشن یا دفترچه یادداشت، استفاده کنید.
- مزایا
ثبت روزانه پیشرفتهای کاری در یک دفترچه، تمرکز و بهرهوری شما را افزایش میدهد و رضایت شغلیتان را بیشتر میکند. همچنین حتی در دورههای پراسترس، پرمشغله و همراه با ابهام نیز انگیزه بالایی برای ادامه کار و پیشبرد وظایف خود خواهید داشت.
بهترین استفاده از 10 دقیقه پایانی روز کاری چیست؟ بسیاری از متخصصان بهرهوری توصیه میکنند در پایان هر روز جلسهای کوتاه با خودتان داشته باشید؛ فهرست کارهایتان را مرور کنید، میزان پیشرفت خود را نسبت به اهداف کوتاهمدت و بلندمدت بسنجید یا دشوارترین پروژهای را که قرار است روز بعد روی آن کار کنید، انتخاب کنید. اما پژوهشهای ما نشان میدهد که علاوه بر این مرور روزانه، اگر افکار خود را در یک «دفترچه یادداشت کوتاه روزانه» ثبت کنید، بیشترین تأثیر را بر بهرهوری و سلامت روان خود خواهید دید. داشتن یک دفترچه ثبت فعالیتهای کاری به شما کمک میکند تمرکز بیشتری داشته باشید، روند پیشرفت خود را دنبال کنید و رضایت بیشتری از کارتان احساس کنید؛ موضوعی که در نهایت باعث افزایش بهرهوری شما خواهد شد.
بدون تردید، زمانی که حجم کار زیاد میشود، این زمان کوتاه برای تأمل معمولاً اولین چیزی است که از برنامه حذف میکنیم. اضافه کردن یک کار روزانه برای نوشتن، آن هم با واژهای مثل «دفترچه یادداشت» که تعهدی بلندمدت را تداعی میکند، شاید در نگاه اول برخلاف پیشرفت در کارهای «واقعی» به نظر برسد. بنابراین فقط یک ماه آن را امتحان کنید. تمرکزتان را روی یک پروژه کوتاهمدت، مانند تهیه برنامه تأمین نیروی انسانی یک واحد، یا روی یکی از اهداف توسعه حرفهای، مثل بهبود مهارتهای ارائه، بگذارید.
در پایان هر روز کاری، فقط 10 دقیقه وقت بگذارید، حداکثر 100 کلمه بنویسید و پس از چهار هفته ببینید چه چیزهایی آموختهاید. احتمالاً از نتیجه شگفتزده خواهید شد.
ثبت یادداشتهای روزانه کاری، پنج مزیت مهم برای شما به همراه دارد:
پیشرفت خود را دنبال میکنید. این دفترچه، ثبتکننده «موفقیتهای کوچک» شماست؛ گامهای تدریجی که در مسیر دستیابی به اهداف مهم برمیدارید و اگر زمانی را برای مرور آنها اختصاص دهید، انگیزهتان را افزایش خواهند داد.
برنامهریزی میکنید. از دفترچه بهعنوان ابزاری برای طراحی گامهای بعدی خود در مسیر رسیدن به هدفتان استفاده میکنید.
رشد فردی خود را تقویت میکنید. این دفترچه فرصتی فراهم میکند تا رویدادهای دشوار، حتی تجربههای ناخوشایند کاری، را تحلیل کنید و با نگاهی تازه به آنها بنگرید.
تمرکزتان را افزایش میدهید. با مرور یادداشتهای خود در گذر زمان، الگوهایی را در نقاط قوت، علایق و چالشهایتان کشف میکنید. برای مثال، ممکن است متوجه شوید زمان زیادی را صرف موضوعات کماهمیت کردهاید. شناسایی این الگو به شما کمک میکند دوباره زمان و انرژی خود را بر مهمترین کارها متمرکز کنید.
صبورتر میشوید. دفترچه در روزهای سخت و ناامیدکننده به شما یادآوری میکند که در گذشته نیز روزهای دشوارتری را پشت سر گذاشتهاید، اما با پشتکار توانستهاید بهمرور پیشرفت کنید.
پژوهشهای ما نشان میدهد که از میان همه این مزایا، استفاده از دفترچه یادداشت کاری برای ثبت روند پیشرفت، احتمالاً بیشترین تأثیر را بر بهرهوری و سلامت روان شما دارد. در قالب یکی از بزرگترین پژوهشها درباره روانشناسی زندگی روزمره در محیط کار، نزدیک به 12,000 یادداشت روزانه از 238 متخصص که روی پروژههای پیچیده و خلاقانه کار میکردند، جمعآوری کردیم. تحلیل این یادداشتها ما را به نتیجهای شگفتانگیز رساند. از میان تمام عواملی که میتوانست افراد را هم شادتر کند و هم انگیزه بیشتری برای کار به آنها بدهد، مهمترین عامل فقط یک چیز بود: احساس پیشرفت در کاری که برایشان اهمیت داشت. ما این مفهوم را «اصل پیشرفت» مینامیم؛ اصلی که حتی در مورد موفقیتهای کوچک نیز صدق میکند. وقتی احساس میکنیم در حال پیشرفت هستیم، انگیزه پیدا میکنیم که مسیر را ادامه دهیم و حتی هنگام روبهرو شدن با شکستها نیز راحتتر تمرکز خود را حفظ میکنیم. نمونه زیر، بخشی از یادداشت روزانه یکی از مهندسان نرمافزار شرکتکننده در پژوهش ماست:
امروز وقتی کارم را شروع کردم [...] یادداشتی از یکی از کاربران دیدم که درباره کاری که برایش انجام داده بودم نوشته بود. متنش بسیار تحسینآمیز بود و واقعاً احساس خوبی به من داد. در همان یادداشت از من خواسته بود قابلیت جدیدی را به بسته تحلیل پایگاه داده اضافه کنم. امروز توانستم این درخواست را در زمانی کمتر از برآورد اولیه برنامهنویسی و اجرا کنم و این موضوع هم باعث شد احساس خوبی داشته باشم. همچنین میدانم وقتی فردا آن کاربر به شرکت بیاید، از نتیجه راضی خواهد شد.
احتمالاً نوشتن این یادداشت کمتر از 5 دقیقه زمان برده است. بااینحال، در پایان آن روز، این مهندس احساس رضایت زیادی داشت و به نظر میرسد برای شروع یک روز کاری پربازده در روز بعد نیز انگیزه بالایی پیدا کرده بود. پیشرفت کردن و ثبت کردن آن، میتواند نیروی محرکهای واقعی باشد و انرژی لازم را برای ادامه پروژههایی که بیشترین ارزش را برای سازمان و مشتریان آن ایجاد میکنند، در اختیار شما قرار دهد.
نوشتن و مرور روزانه، در موقعیتهای دشوار نیز مفید است. در یادداشت زیر، یکی از کارکنان تلاش میکند در جریان یک اتفاق تلخ در شرکت، یعنی تعدیل نیرو، احساس کنترل خود را حفظ کند. با اینکه ممکن است شغل او نیز همچنان در معرض خطر باشد، دفترچه یادداشت کاری به او کمک میکند دیدگاهی سالمتر پیدا کند و در میان موج شایعات و فضای آکنده از ابهام، تمرکز خود را بر انجام وظایفش حفظ کند. رشد فردی او در این یادداشت کاملاً مشهود است:
امروز صبح مدیر پروژهام کنارم آمد، نشست و از من پرسید بعد از تعدیل نیروهای دیروز حالم چطور است. این رفتار واقعاً برایم ارزشمند بود. دیروز برای همه ما روز بسیار سختی بود، اما امروز احساس بهتری دارم. تا 45 روز دیگر، سرنوشت همهمان مشخص میشود و بعد هرکدام میتوانیم به شکلی زندگیمان را ادامه دهیم. نتیجه این اتفاق تا حد زیادی خارج از کنترل ماست. من سعی میکنم روی چیزهایی تمرکز کنم که واقعاً در کنترل خودم هستند؛ یعنی انجام درست وظایفم.
در آخرین یادداشتی که یکی از شرکتکنندگان برای پژوهش ما نوشت، او مستقیماً توضیح داد که تکمیل پرسشنامه روزانهای که در طول پروژه برایش ارسال میکردیم، تا چه اندازه برایش ارزشمند بوده است:
واقعاً از تکمیل این پرسشنامهها بهره بردم، بهویژه زمانی که منظم بودم و آنها را در پایان روز، وقتی همه اتفاقات هنوز در ذهنم تازه بود، پر میکردم. این کار به من کمک میکرد درباره روزی که گذرانده بودم، کارهایی که انجام داده بودم، عملکرد تیم و بهطور کلی احساسم تأمل کنم. وقتی با سرعتی دیوانهوار مشغول کار هستید، بهندرت فرصتی برای تأمل پیدا میکنید، اما همین زمان کوتاه واقعاً ارزشمند است.
فکر استفاده از دفترچه یادداشت کاری را فقط به این دلیل کنار نگذارید که تصور میکنید باید یادداشتهایی مفصل و ادبی بنویسید تا برای همیشه ماندگار شوند. تجربه ما نشان داده است که هرچه تعهد کمتری برای کامل و بینقص نوشتن احساس کنید، احتمال موفقیتتان بیشتر خواهد بود. نگران شیوه بیان یا انتخاب واژهها نباشید. فقط یکی از اتفاقات یا بینشهای مهم همان روز را ثبت کنید. در پژوهش ما، میانگین طول هر یادداشت تنها 54 کلمه بود.
برای شروع:
زمان مشخصی را انتخاب کنید. ببینید چه زمانی از روز احتمال بیشتری دارد که بتوانید 10 دقیقه را فقط به خودتان اختصاص دهید. بهتر است این زمان هر روز ثابت باشد، زیرا در این صورت ایجاد عادت بسیار آسانتر خواهد بود. برای بعضی افراد، بهترین زمان درست قبل از خواب است. برای بعضی دیگر، پایان ساعت کاری یا مسیر بازگشت به خانه با قطار یا وسایل حملونقل عمومی زمان مناسبی است.
یک یادآور برای خودتان ایجاد کنید. چیزی را انتخاب کنید که در زمان تعیینشده برای نوشتن، آن را ببینید یا بشنوید. برای مثال، اگر میخواهید پیش از پایان روز کاری یادداشت بنویسید، 10 دقیقه قبل از ساعت معمول خروج از محل کار، یک یادآور تکرارشونده در تقویم خود تنظیم کنید. اگر زمان قبل از خواب را انتخاب کردهاید، دفترچه و خودکار را روی میز کنار تخت قرار دهید.
ابزار مناسب را انتخاب کنید. از وسیلهای استفاده کنید که کار کردن با آن برایتان لذتبخش باشد. افراد ترجیحات بسیار متفاوتی برای ثبت یادداشتهای روزانه دارند. بعضیها دفترچهای چرمی، شخصیسازیشده و دارای نشانک پارچهای را دوست دارند که برای هر روز چند خط از پیش طراحی شده داشته باشد. برخی دیگر ترجیح میدهند از اپلیکیشنها یا ابزارهای آنلاین استفاده کنند. چه یک فایل Word باشد، چه اپلیکیشن یادداشتبرداری، دفتر سیمی، دفتر یادداشت شیک یا حتی یک فایل Excel، مهم این است که ابزاری را انتخاب کنید که برای شما مناسب باشد.
درباره روزی که گذراندهاید فکر کنید. بعضی افراد هنگام نوشتن به نتیجه میرسند، اما بیشتر ما به چند دقیقه زمان نیاز داریم تا افکارمان را مرتب کنیم. 3 دقیقه اول را صرف فکر کردن به یکی از موضوعات زیر کنید:
پیشرفتهایی که داشتهاید... و عواملی که باعث آنها شدهاند. (به خودتان تبریک بگویید!)
شکستها یا موانعی که با آنها روبهرو شدهاید... و دلایل احتمالی آنها. (از آنها درس بگیرید!)
یک اتفاق خوب. (قدردان آن باشید!)
یک اتفاق دشوار. (فشارتان را تخلیه کنید!)
یک کاری که فردا میتوانید انجام دهید تا روز کاری بهتری داشته باشید. (سپس برای انجام آن برنامهریزی کنید!)
یا هر موضوع دیگری که ذهن شما را درگیر کرده و بیشترین سهم را در زمان تأملتان دارد.
بنویسید. 7 دقیقه باقیمانده را به ثبت افکارتان اختصاص دهید. نگران دستور زبان، ساختار جملهها یا سبک نگارش نباشید. فقط روی همان اتفاق یا موضوعی که انتخاب کردهاید تمرکز کنید.
مرور کنید. هر از گاهی، چند دقیقهای را با دفترچه یادداشت، نوشیدنی موردعلاقهتان و در محیطی آرام سپری کنید و یادداشتهای گذشته را مرور کنید. بخش مهمی از ارزش این دفترچه، در بازخوانی یادداشتهای چند روز یا حتی چند هفته قبل نهفته است.
فقط برای یک پروژه و تنها به مدت چند هفته دفترچه یادداشت کاری داشته باشید؛ شاید متوجه شوید که این ابزار بهرهوری به یکی از عادتهایی تبدیل شده است که دیگر نمیخواهید آن را کنار بگذارید.
برای ثبت دیدگاه وارد حساب کاربری خود شوید.
