دو عاملی که تمرکز شما را از بین میبرند (HBR)
این مقاله در مجله کسب و کار هاروارد منتشر شده که منبعی معتبر و ارزشمند در حوزه کسب و کار است.
نویسنده: ویلیام ترسدر
ترجمه شده توسط تیم گیت (Git.ir)
قبلاً هر روز صبح از خواب بیدار میشدم، با زحمت گوشی تلفنم را برمیداشتم و بلافاصله در سیلی از اعلانهای بیاهمیت غرق میشدم. این مه ذهنی دیجیتال در تمام طول روز ادامه پیدا میکرد و اجازه نمیداد روی کارهای مهم تمرکز کنم. مدام حواسم پرت بود، احساس اضطراب میکردم و بهعنوان یک رهبر عملکرد مؤثری نداشتم. میدانستم باید تغییری ایجاد کنم، اما نمیتوانستم از رفتارهایی که مرا در این چرخه گرفتار کرده بودند رهایی پیدا کنم.
مشکل من منحصربهفرد نیست. بسیاری از ما هر روز تقریباً به همین شکل روز خود را سپری میکنیم. دو چالش اصلی در حال نابود کردن توانایی ما برای تمرکز هستند.
نخست، حجم روزافزون عوامل حواسپرتی است که از طریق دستگاههای دیجیتال مختلف به سمت ما سرازیر میشوند. استفاده از تلفنهای هوشمند و تبلتها بهشدت افزایش یافته و اکنون به طور متوسط روزانه بیش از 12 ساعت از رسانههای دیجیتال استفاده میکنیم. این وضعیتِ همواره متصل، فرصتی برای پردازش اطلاعات، بازیابی انرژی و تمرکز دوباره در اختیار ما نمیگذارد.
دوم، بیش از حد به جلسات کاری بهعنوان شکل پیشفرض تعامل با دیگران در محیط کار وابسته شدهایم. پژوهشها نشان میدهند که بین 35٪ تا 55٪ از زمان کاری خود را، و گاهی حتی بسیار بیشتر، در جلسات سپری میکنیم. اگر میخواهیم روی فعالیتهایی که واقعاً ارزشمند هستند متمرکز بمانیم، باید تغییری ایجاد کنیم.
اگر بتوانید این دو مسئله را مدیریت کنید، هم شما و هم کسبوکارتان سود زیادی خواهید برد. هم از کارتان بیشتر لذت خواهید برد و هم دستاوردهای بیشتری خواهید داشت. دادهها همان چیزی را تأیید میکنند که عقل سلیم نیز به ما میگوید: اگر میخواهیم در محیط کار متمرکز و اثربخش باقی بمانیم، باید زمانی را به خودمان اختصاص دهیم. پنج عادت روزانه زیر میتواند به شما کمک کند.
ذهنآگاهی را تمرین کنید. بزرگترین اشتباهی که بیشتر ما مرتکب میشویم، به نحوه آغاز روزمان مربوط است. آیا شما هم مانند گذشته من، بهمحض بیدار شدن گوشی خود را برمیدارید و شروع به بررسی ایمیلها میکنید؟ به گفته اما سپالا، روانشناس دانشگاه استنفورد و نویسنده کتاب The Happiness Track، این کار ایده خوبی نیست. او در مصاحبهای ایمیلی توضیح داد: «وقتی دائماً با بررسی گوشی، واکنش استرس را در بدن خود فعال میکنیم، در واقع همان تواناییهای شناختی، مانند حافظه و توجه، را که بیش از هر چیز به آنها نیاز داریم، تضعیف میکنیم.»
پس چه باید کرد؟ پس از بیدار شدن، یک تمرین ساده ذهنآگاهی انجام دهید؛ از چند نفس عمیق و آرام گرفته تا 20 یا 30 دقیقه مدیتیشن. دکتر سپالا توضیح میدهد چرا این موضوع اهمیت دارد: «مدیتیشن راهی برای آموزش دستگاه عصبی است تا با وجود استرسهای زندگی روزمره آرام بماند. زمانی که آرامتر باشید، هوش هیجانی بالاتری خواهید داشت و تصمیمهای بهتری خواهید گرفت.»
کارهای خود را سازماندهی کنید. یکی دیگر از اشتباهات رایج این است که اجازه میدهیم دیگران، بهویژه در ابتدای روز، برنامه زمانی ما را پر کنند. لازم است روز کاری خود را به گونهای برنامهریزی کنید که زمان کافی برای انجام کارهای پیچیده و خلاقانه داشته باشید. پل گراهام، کارآفرین، سرمایهگذار و یکی از بنیانگذاران Y Combinator، در مقاله مشهور خود با عنوان Maker's Schedule, Manager's Schedule که در سال 2009 منتشر شد، مینویسد: «فقط یک جلسه میتواند کل روز را از بین ببرد، زیرا آن را به دو بخش تقسیم میکند که هیچکدام بهاندازه کافی بزرگ نیستند تا بتوان کار دشواری را در آن انجام داد.» انجام کارهای خلاقانه به زمانهای طولانی و بدون وقفه، زمانی که ذهن شما سرحال است، نیاز دارد؛ نه چند دقیقه پراکنده میان جلسات. همه ما دوست داریم فکر کنیم در انجام چند کار همزمان مهارت داریم، اما پژوهشها بهروشنی نشان دادهاند که در این کار چندان موفق نیستیم.
به جای اینکه برای انجام کارهای مهم تقلا کنید، از ریتم طبیعی بدن خود بهره ببرید. صبحها روی کارهای پیچیده و خلاقانه تمرکز کنید؛ کارهایی که معمولاً بهصورت فردی یا در گروههای کوچک 2 یا 3 نفره انجام میشوند. سایر جلسات را به بعدازظهر منتقل کنید. مدیریت جلسات سادهتر و اجرایی با گروههای بزرگتر در آن زمان آسانتر خواهد بود.
محیط کار خود را مرتب کنید. آیا میز کارتان شلوغ و نامرتب است؟ صفحه دسکتاپ رایانهتان چطور؟ صفحه اصلی تلفن همراهتان چطور؟ شاید این موارد در نگاه اول کماهمیت به نظر برسند، اما محیط اطراف شما بر بهرهوری و کیفیت کارتان تأثیر میگذارد؛ موضوعی که تازه در حال درک بهتر آن هستیم.
حفظ نظم در محیط کار، چه فیزیکی و چه دیجیتال، برای حفظ تمرکز ضروری است. در محل کار، وسایل اضافی را داخل کشو قرار دهید. روی دسکتاپ رایانه پوشههایی ایجاد کنید تا فایلهای پراکنده را ساماندهی کنید و فقط 8 تا 12 برنامه ضروری را روی صفحه اصلی تلفن همراه نگه دارید. همه اعلانهای غیرضروری را غیرفعال کنید. اجازه ندهید بینظمی تمرکز شما را از بین ببرد؛ در این صورت مدت بیشتری متمرکز خواهید ماند.
جلسات را کوچکتر کنید. آخرین جلسهای که برگزار کردید چند نفر شرکتکننده داشت؟ مهمتر از آن، چند نفر از آنها واقعاً در انجام خروجیها و اقدامات آن جلسه نقش داشتند؟ شاید این سؤال ارتباط مستقیمی با تمرکز نداشته باشد، اما پژوهشهای فراوانی نشان دادهاند که تیمهای کوچکتر عملکرد بهتری دارند. هرچه تعداد افراد بیشتر باشد، حفظ تمرکز و مسئولیتپذیری دشوارتر میشود؛ نتیجه آن هم همان صحنه آشنایی است که افراد در تمام طول جلسه بیصدا به صفحه لپتاپ خود خیره شدهاند.
برای حفظ تمرکز، از تیم خود شروع کنید. مگر اینکه جلسه صرفاً جنبه اطلاعرسانی داشته باشد، تعداد شرکتکنندگان را به حداکثر 8 نفر محدود کنید. اطمینان حاصل کنید که هر جلسه با فهرستی از اقدامات مشخص، زمانبندی اجرای هر اقدام و تعیین یک مسئول مشخص برای پیگیری آن به پایان برسد. این فرد همان «مسئول مستقیم» است؛ روشی مؤثر که Apple نیز برای مدیریت کارآمد نیروی انسانی گسترده خود از آن استفاده میکند.
زمانهای خالی بین کارها را حفظ کنید. یکی از دلایل اصلی دشواری تمرکز برای بسیاری از افراد، نداشتن فاصله کافی میان فعالیتهاست. اگر دائماً از یک جلسه به جلسه بعدی بروید، نمیتوانید بهترین عملکرد خود را ارائه دهید. تغییر مداوم وظایف و جابهجایی میان موضوعات مختلف برای مغز انسان دشوار است و این توانایی در طول روز نیز کاهش پیدا میکند. برای مدیران پرمشغله، این وضعیت میتواند باعث شود تا 70٪ از زمان کاری آنها هدر برود.
اگر میخواهید از اتلاف وقت و فرسودگی شغلی جلوگیری کنید، میان هر دو جلسه زمانی برای استراحت در نظر بگیرید. به ازای هر 45 تا 60 دقیقه حضور در جلسه، دستکم 15 دقیقه را به پردازش اطلاعات، تأمل و اولویتبندی اختصاص دهید. این کار از هدر رفتن زمان جلوگیری میکند و همچنین مانع احساس فرسودگی در پایان روزهای کاری طولانی میشود. علاوه بر این، متقاعد کردن همکاران برای اجرای این روش نیز دشوار نخواهد بود، زیرا آنها نیز از مزایای این شیوه زمانبندی بهرهمند خواهند شد.
حفظ تمرکز در محیط کار آسان نیست، اما کاملاً امکانپذیر است. این پنج راهکار عملی به شما کمک میکنند روی کارهای مهم متمرکز بمانید، دستاوردهای ارزشمندتری داشته باشید و در طول روز از کار خود بیشتر لذت ببرید.
ویلیام ترسدر از شرکای مؤسس شرکت BMNT، یک شرکت مشاوره حل مسئله در سیلیکونولی، است. او علاقهمند است راهکارهای خلاقانهای برای بهبود رفتارهای روزمرهای پیدا کند که کیفیت زندگی ما را شکل میدهند.
برای ثبت دیدگاه وارد حساب کاربری خود شوید.
