در یک جلسه مجازی متمایز و تأثیرگذار باشید (HBR)

این مقاله در مجله کسب‌وکار هاروارد منتشر شده که منبعی معتبر و ارزشمند در حوزه کسب‌وکار است.

نویسنده: جوئل شوارتزبرگ

ترجمه شده توسط تیم گیت (Git.ir)

تا سال 2023، 12.7% از کارکنان تمام‌وقت از خانه کار می‌کردند، در حالی که 28.2% به‌صورت ترکیبی کار می‌کردند. ویدئوکنفرانس‌ها اکنون برای طیف گسترده‌ای از اهداف کسب‌وکار، از جلسات کارکنان و جلسات طوفان فکری گرفته تا اطلاع‌رسانی‌های مهم، به روالی معمول تبدیل شده‌اند.

تکنیک‌های ارتباطی که میان همکاران در یک اتاق کنفرانس به‌خوبی کار می‌کنند، لزوماً در فضای صفحه‌نمایش به همان خوبی عمل نمی‌کنند. اندی مولینسکی، استاد رفتار سازمانی، توصیه می‌کند جلسات مجازی را «زمینه‌ای کاملاً متفاوت، نه صرفاً یک جلسه حضوری یا یک کلاس روی صفحه‌نمایش» در نظر بگیریم.

برای ارتقای هم محتوای صحبت‌هایتان و هم حضورتان در یک جلسه مجازی در زوم، اسکایپ یا پلتفرم‌های مشابه، نه‌تنها باید از تکنیک‌های مناسب ویدئوکنفرانس استفاده کنید، بلکه باید برخی تصورات بالقوه زیان‌باری را نیز درباره این رسانه کنار بگذارید.

برای اینکه تأثیرگذاری شما حتی در شرایطی که حضورتان مجازی است حفظ شود، این 6 توصیه را در نظر بگیرید:

روی دوربین تمرکز کنید، نه روی همکارانتان

هر مربی ارائه‌ای به شما خواهد گفت که تماس چشمی مستقیم راهی حیاتی برای تقویت پیام شماست. در یک ویدئوکنفرانس، این یعنی به دوربین نگاه کنید، نه به چهره‌های خندان مارشیا، گرگ، سیندی، پیتر، جَن و بابی. صحبت کردن با یک دایره سیاه و بی‌روح طبیعی یا راحت به نظر نمی‌رسد، چون ما انسان‌ها عادت داریم هنگام صحبت کردن به فردی که با او حرف می‌زنیم نگاه کنیم، اما به یاد داشته باشید که هنرمندان و سیاستمداران دهه‌هاست این کار را انجام می‌دهند.

تمرکز روی دوربین در تمام طول یک جلسه دشوار است، به‌ویژه زمانی که دیگران صحبت می‌کنند، اما بدانید هرچه بیشتر هنگام بیان نکات خود مستقیماً به آن نقطه نگاه کنید، تأثیرگذاری صحبت‌هایتان بیشتر می‌شود.

هنگام صحبت کردن در ویدئوکنفرانس، حتی برای لحظاتی کوتاه، نگاه کردن به دوربین را تمرین کنید. هرچه بیشتر از آن استفاده کنید، احساس راحتی بیشتری خواهید داشت.

صدای قدرتمندی داشته باشید

من همیشه به دانشجویان و مراجعانم توصیه می‌کنم از صدایی بلندتر از حد معمول استفاده کنند، زیرا صدای قدرتمند علاوه بر اینکه به‌خوبی شنیده می‌شود، اقتدار، اعتبار و اعتمادبه‌نفس را منتقل می‌کند. این مفهوم در کنفرانس‌های مجازی نیز به همان اندازه صدق می‌کند. بنابراین، حتی اگر از میکروفون داخلی یا خارجی استفاده می‌کنید و ممکن است وسوسه شوید با صدایی در حد گفت‌وگوی معمول صحبت کنید، صدایی قدرتمند و واضح داشته باشید، گویی در یک اتاق کنفرانس بزرگ حضور دارید.

استفاده از صدای بلندتر همچنین مانع از زیرلبی صحبت کردن و تند صحبت کردن به دلیل میزان هوایی که لازم است مصرف کنید، می‌شود.

کادر تصویر خود را هوشمندانه تنظیم کنید

نزدیکی نقش مهمی در نحوه درک مخاطبان از شما به‌عنوان یک ارتباط‌گر دارد. هرچه دورتر یا محوتر به نظر برسید، کمتر می‌توانید مخاطب را درگیر کنید. در یک ویدئوکنفرانس، سر و قسمت بالایی شانه‌های شما باید بخش عمده صفحه‌نمایش را تشکیل دهد.

اگر قسمت بالایی یا پایینی سرتان از کادر خارج شده است، بیش از حد نزدیک هستید. اگر تمام بالاتنه‌تان در تصویر دیده می‌شود، بیش از حد دور هستید. اگر فقط نیمی از سرتان دیده می‌شود، لطفاً دوربین را تنظیم کنید.

همچنین به پس‌زمینه خود توجه داشته باشید. اتاق‌های شلوغ باعث می‌شوند ارتباط‌گران بی‌نظم به نظر برسند. عناصر حواس‌پرت‌کننده توجه را از شما دور می‌کنند. محیطی پیدا کنید که پس‌زمینه‌ای ساده داشته باشد و حرفه‌ای بودن شما را منعکس کند.

آمادگی بسیار مهم است، بنابراین پیش از جلسه زمانی را برای انتخاب محل مناسب اختصاص دهید و مطمئن شوید سر شما کاملاً در کادر قرار دارد تا بهترین تصویر ممکن را از خود ارائه دهید.

حاضر و هوشیار باشید

در یک جلسه حضوری، شرکت‌کنندگان معمولاً به حضور و رفتار خود توجه زیادی دارند. اما در یک ویدئوکنفرانس که میکروفون شما خاموش است و شاید شلوار راحتی پوشیده باشید، به‌راحتی فراموش می‌کنید که همچنان دیگران شما را می‌بینند. ممکن است وسوسه شوید ایمیل خود را بررسی کنید یا به کارهای دیگری بپردازید، اما چندوظیفگی خطرناک است، زیرا نمی‌خواهید در صورت مطرح شدن ناگهانی یک سؤال، ناآماده باشید.

حتی اگر لازم نباشد کاملاً درگیر جلسه باشید، اگر حتی به نظر برسد که توجه نمی‌کنید، اعتبار حرفه‌ای شما ممکن است آسیب ببیند. بنابراین پنجره‌های دیگر را ببندید، تلفن همراهتان را برگردانید و به یاد داشته باشید که همیشه «جلوی دوربین» هستید.

از آنجا که در یک جلسه مجازی کمتر متوجه نشانه‌های اجتماعی می‌شوید، مهم است که به مدت و دفعات صحبت کردن خود، قطع کردن صحبت دیگران و اظهارنظرهایی که ممکن است فردی حاضر در جلسه اما خارج از کادر تصویر را برنجاند نیز توجه داشته باشید. توصیه من این است: خودتان را «در خانه» تصور نکنید؛ خودتان را «سر کار» تصور کنید. رفتار شما نیز ممکن است از همین تصور تأثیر بگیرد.

خودتان عامل حواس‌پرتی نشوید

در یک جلسه حضوری، هرگز لازم نیست نگران صحبت کردن در حالی باشید که میکروفون خاموش است، صدای آزاردهنده محیط یا مزاحمت حیوانات خانگی و کودکان باشید. اما همه این‌ها از مشکلات رایج جلسات مجازی هستند و می‌توانند به‌سرعت پیام شما را تحت‌الشعاع قرار دهند. وظیفه شما این است که مطمئن شوید دیگران شما را به خاطر کارهایی که درست انجام داده‌اید به یاد می‌آورند، نه به خاطر اشتباهاتی که رخ داده است؛ بنابراین به تأثیری که بر محیط مجازی و فیزیکی خود دارید توجه کنید.

ابتدا خودتان را عادت دهید هر زمان که صحبت نمی‌کنید میکروفون را روی حالت بی‌صدا نگه دارید و فقط هنگام صحبت کردن آن را فعال کنید. خاموش نگه داشتن میکروفون از انتقال صداهای ناگهانی و همچنین صداهای معمولی‌ای که ممکن است متوجه آن‌ها نباشید جلوگیری می‌کند، مانند صدای تیک‌تاک ساعت دیواری، صدای تق‌تق تایپ کردن یا حتی صدای نفس کشیدن خودتان. روشن کردن میکروفون طبیعتاً امکان صحبت کردن را فراهم می‌کند، اما شاید مهم‌تر از آن، شما را از شنیدن آن جمله خجالت‌آور همکاران که می‌گویند «میکروفونت خاموشه!» نجات می‌دهد.

همچنین اگر مشغول انجام کاری هستید که از نظر بصری حواس‌پرت‌کننده است، مانند رفتن به اتاقی دیگر یا غذا خوردن، دوربین خود را نیز خاموش کنید. (نوشیدن چندان حواس‌پرت‌کننده نیست، اما جویدن داستان دیگری دارد.)

در نهایت، اگر کودکان پرسر‌وصدا، هم‌خانه‌ها یا حیوانات خانگی شما بخواهند در تماس تصویری مشارکت کنند، احتمالاً همکارانتان می‌خندند یا با شرایط شما همذات‌پنداری می‌کنند؛ بنابراین نگران یا خجالت‌زده شدن از حواس‌پرتی‌های ناگهانی نباشید. با این حال، اگر قرار است یک ارائه مهم داشته باشید، سعی کنید کسی از آن‌ها در اتاق دیگری مراقبت کند، جایی دور از وسوسه حضور شما، یا دست‌کم فعالیتی جذاب برایشان فراهم کنید. زندگی مشترک و ارائه دادن را نمی‌توان هم‌زمان به‌خوبی انجام داد و پیام‌های واقعاً مهم نه‌تنها به توجه کامل همکارانتان، بلکه به توجه کامل خود شما نیز نیاز دارند.

از پنجره چت به‌عنوان دستیار خود استفاده کنید

پنجره چت را فقط یک بستر برای گفت‌وگو در نظر نگیرید، بلکه آن را بخشی مکمل برای ارائه خود بدانید. وقتی به مقاله یا سندی مشترک اشاره می‌کنید، لینک آن را در چت قرار دهید. اگر جلسه را اداره می‌کنید، لینک دستور جلسه را در چت بگذارید. وقتی دیگران صحبت می‌کنند، در چت با پیام‌های حمایتی یا پرسش‌ها واکنش نشان دهید. پنجره چت در جلسات مجازی فرصتی منحصربه‌فرد برای ارتقای حضور شما، افزودن ابعاد بیشتر به ایده‌هایتان و نشان دادن حضور کامل شما در جلسه است.

چه سال‌هاست در جلسات مجازی شرکت می‌کنید و چه همین ماه کارتان را شروع کرده‌اید، مهم است بدانید که ویدئوکنفرانس صرفاً یک کنفرانس از طریق ویدئو نیست؛ بلکه تجربه‌ای تعاملی است که برای استفاده مؤثر از آن باید دیدگاه، عادت‌ها و تکنیک‌های خود را با آن سازگار کنید.