چه زمانی در جلسه صحبت کنیم و چه زمانی سکوت را انتخاب کنیم؟ (HBR)
این مقاله در مجله کسب و کار هاروارد منتشر شده که منبعی معتبر و ارزشمند در حوزه کسب و کار است.
نویسنده: آلیسون شاپیرا
ترجمه شده توسط تیم گیت (Git.ir)
چندی پیش یک ماه را صرف مصاحبه با مدیران ارشد یک شرکت بزرگ خدمات مالی کردم تا بفهمم کارکنان آنها هنگام ورود به جایگاههای مدیریتی باید چگونه ارتباط برقرار کنند. تقریباً همه آنها یک جمله مشترک را تکرار میکردند: «اگر در یک جلسه حضور داری، انتظار داریم نظر خودت را مطرح کنی. منتظر نمان تا کسی از تو سؤال بپرسد.»
در بسیاری از سازمانها، یکی از معیارهای آمادگی افراد برای پذیرش نقشهای رهبری، میزان مشارکت آنها در جلسات است. نحوه صحبت کردن ما در بحثهای روزمره و بدون آمادگی قبلی، گاهی تأثیر بیشتری بر مسیر شغلیمان دارد تا سخنرانیها یا ارائههای رسمی؛ زیرا هر روز فرصت داریم با اظهارنظرهای خود تأثیرگذار باشیم.
اگرچه بخش زیادی از فعالیت حرفهای من به آموزش مدیران ارشد اختصاص دارد، اما هر فردی میتواند از جلسات بهعنوان فرصتی برای پیشرفت شغلی خود استفاده کند و همزمان به رشد دیگران نیز کمک کند.
در ادامه، سه راهکار برای مؤثر صحبت کردن در جلسات و سپس سه موقعیت که بهتر است سکوت کنید، ارائه شده است.
چگونه در جلسهها مؤثر صحبت کنیم
از قبل چند نکته کلیدی آماده کنید. یکی از مدیران ارشدی که با او کار میکردم، در ابتدای دوران حرفهای خود بهشدت از صحبت کردن در جمع میترسید. برای غلبه بر این ترس، تصمیم گرفت در تمام جلسات حتماً صحبت کند و قبل از هر جلسه، چند نکته یا سؤال آماده داشته باشد. امروز او یکی از الگوهای سازمان خود محسوب میشود و بسیاری او را از مطمئنترین و اصیلترین سخنرانان حوزه کاریاش میدانند. منتظر نمانید تا در طول جلسه ناگهان ایدهای به ذهنتان برسد؛ از قبل آماده شوید.
از خودتان بپرسید: «چرا من؟» این سؤالی است که همیشه قبل از آماده کردن یک ارائه، ورود به جلسه یا حتی شرکت در یک رویداد شبکهسازی پیشنهاد میکنم از خود بپرسید. منظور این است که چرا موضوعی که درباره آن صحبت میکنید برایتان اهمیت دارد؟ چرا به سازمان، نقش یا مسئولیت خود اهمیت میدهید؟ پاسخ به این سؤال باعث میشود احساس هدفمندی بیشتری پیدا کنید و با اعتمادبهنفس بیشتری صحبت کنید. در این صورت، هدفتان از صحبت کردن خودنمایی نخواهد بود، بلکه نشان میدهد واقعاً به موضوع اهمیت میدهید. همچنین به شما یادآوری میکند که اعتبار شما فقط به عنوان شغلی یا سابقه کاریتان وابسته نیست، بلکه از تعهد و اشتیاق شما نیز سرچشمه میگیرد.
قبل از صحبت مکث کنید و نفس عمیق بکشید. صحبت کردن در یک جلسه شجاعت میخواهد. گاهی یک اظهارنظر شما میتواند مسیر کل گفتوگو را تغییر دهد؛ مثلاً زمانی که همکارانتان جلسه را از مسیر اصلی خارج کردهاند، شما میتوانید دوباره تمرکز مشتری را به سمت توافق هدایت کنید. چند لحظه مکث و نفس عمیق، ذهن شما را آرام میکند و باعث میشود با اطمینان بیشتری صحبت کنید. هنگام مکث، از خود بپرسید: «اگر فقط یک نفر دیگر در این اتاق همین سؤال را داشته باشد، آیا حاضرم به نمایندگی از او آن را مطرح کنم؟» پاسخ این سؤال معمولاً اعتمادبهنفس شما را افزایش میدهد. یکی از مراجعانم تعریف میکرد که با استفاده از همین روش، در یک همایش بزرگ سؤال مهمی را مطرح کرد که مسیر کل پنل تخصصی را تغییر داد و موضوع مهمی را که همه از آن اجتناب میکردند، وارد بحث کرد.
البته گاهی اوقات، تأثیرگذارترین فرد جلسه کسی است که کمتر از همه صحبت میکند. حضور حرفهای شما فقط به آنچه میگویید وابسته نیست، بلکه به این بستگی دارد که چه زمانی صحبت کنید و چه زمانی سکوت را انتخاب کنید. در ادامه، سه موقعیتی را میبینید که بهتر است از صحبت کردن خودداری کنید.
چه زمانی بهتر است سکوت کنید
وقتی فقط میخواهید خودتان را نشان دهید. تقریباً همه ما تجربه حضور در جلسهای را داشتهایم که زمان آن تمام شده، همه آماده جمعبندی هستند، اما یک نفر همچنان درباره موضوعی صحبت میکند که گروه نیم ساعت قبل از آن عبور کرده است. قبل از اینکه صحبت کنید، از خود بپرسید چرا میخواهید حرف بزنید. اگر تنها هدفتان این است که میزان دانشتان را به رخ دیگران بکشید، بهتر است اجازه دهید شخص دیگری صحبت کند یا جلسه روند طبیعی خود را طی کند.
وقتی میخواهید به جای اعضای تیم خود صحبت کنید. در دوران تحصیل، بازخورد مهمی دریافت کردم که مسیر رهبری مرا تغییر داد. یکی از همکلاسیهایم گفت: «تو بیش از حد در کلاس صحبت میکنی. این باعث میشود دیگران به تو تکیه کنند و خودشان فرصت فکر کردن و پاسخ دادن را از دست بدهند. گاهی رهبری یعنی اجازه بدهی دیگران راهحل خودشان را پیدا کنند.» سالها از آن روز گذشته، اما آن جمله همچنان در ذهنم مانده است. در جلسات نیز اجازه دهید اعضای تیم خودشان صحبت کنند تا بتوانند رابطه اعتماد مستقیمی با مشتریان یا سایر ذینفعان ایجاد کنند. فراهم کردن فرصت دیده شدن و صحبت کردن دیگران، یکی از بهترین راهها برای رشد مهارتهای رهبری، افزایش اعتبار و ارتقای جایگاه حرفهای آنهاست.
وقتی بهتر است موضوع را در گفتوگویی خصوصی مطرح کنید. مدیران ارشد بارها در دورههای آموزشی من گفتهاند: «کارکنان باید یاد بگیرند چه موضوعاتی را نباید در جمع مطرح کنند.» بسیاری از اختلافها و سوءتفاهمهای سازمانی را میتوان با یک گفتوگوی خصوصی، ترجیحاً حضوری، حل کرد. مطرح کردن برخی مسائل در جمع فقط باعث میشود طرف مقابل حالت دفاعی بگیرد و حل مسئله دشوارتر شود.
صحبت کردن در جلسات، یکی از مؤثرترین راهها برای افزایش دیده شدن، جلب اعتماد همکاران و مشتریان و تقویت جایگاه حرفهای شماست. اگر هر روز بهصورت هدفمند این مهارت را تمرین کنید و در کنار آن بدانید چه زمانی سکوت کردن انتخاب بهتری است، تأثیر قابلتوجهی بر مسیر شغلی و موفقیت حرفهای خود خواهید گذاشت.
خلاصه سریع
در بسیاری از سازمانها، میزان آمادگی افراد برای رهبری تا حد زیادی بر اساس مشارکت آنها در جلسات سنجیده میشود. بنابراین، دانستن اینکه چه زمانی و چگونه صحبت کنیم اهمیت زیادی دارد. البته همانقدر که صحبت کردن مهم است، تشخیص زمان مناسب برای سکوت نیز اهمیت دارد.
هنگام صحبت کردن: پیش از جلسه نکات یا سؤالهای خود را آماده کنید، دلیل اهمیت موضوع برای خودتان را به خاطر بیاورید و پیش از صحبت چند لحظه مکث و نفس عمیق بکشید تا با اطمینان و قدرت بیشتری صحبت کنید.
هنگام سکوت کردن: فقط برای خودنمایی صحبت نکنید، اجازه دهید دیگران نیز فرصت فکر کردن و اظهارنظر داشته باشند و موضوعاتی را که بهتر است خصوصی مطرح شوند، به گفتوگوهای دونفره موکول کنید.
برای ثبت دیدگاه وارد حساب کاربری خود شوید.
