چه زمانی باید تحلیل و بررسی را متوقف کنیم و تصمیم بگیریم؟ (HBR)

این مقاله در مجله کسب و کار هاروارد منتشر شده که منبعی معتبر و ارزشمند در حوزه کسب و کار است.

نویسنده: توماس اچ. داونپورت

ترجمه شده توسط تیم گیت (Git.ir)

ایده‌هایی را مطرح کرده‌اید، گزینه‌هایتان را محدود کرده‌اید و داده‌های موجود را بررسی کرده‌اید. همه پرسش‌های درست را برای هدایت انتخابتان مطرح کرده‌اید. بااین‌حال، به دلایلی هنوز نمی‌توانید تصمیم بگیرید. مشکل کجاست؟

چه خودتان این بلاتکلیفی را تجربه کرده باشید و چه رهبر یا مدیر ارشدی را بشناسید که چنین عادتی دارد، به تعویق انداختن تصمیم‌ها می‌تواند بسیار مشکل‌ساز و حتی آسیب‌زا باشد. طولانی کردن فرایند تصمیم‌گیری می‌تواند سرعت کسب‌وکار را کاهش دهد، کارکنان را کلافه کند و باعث از دست رفتن فرصت‌های مهم شود. چه زمانی باید صرفاً تصمیم بگیرید و چه زمانی باید داده‌های بیشتری جمع‌آوری کنید یا مدت بیشتری درباره موضوع فکر کنید؟

برای اینکه مشخص کنید یک تصمیم به زمان بیشتری نیاز دارد یا باید همین حالا گرفته شود، باید کمی «تحلیل فرا‌تصمیم» انجام دهید یا به زبان ساده‌تر، باید تصمیم بگیرید که چگونه تصمیم بگیرید. برای تعیین زمان مناسب تصمیم‌گیری، باید به اهمیت تصمیم، فوریت آن و این موضوع فکر کنید که آیا می‌توانید از برخی رویکردهای سازمانی تصمیم‌گیری برای افزایش دقت و احتمال درست بودن تصمیم استفاده کنید یا نه.

اهمیت تصمیم خود را در نظر بگیرید

مهم‌ترین عامل در تعیین اینکه یک تصمیم چقدر باید طول بکشد، اهمیت آن است. تصمیم‌هایی که پیامد چندانی ندارند نباید زمان زیادی بگیرند. بنابراین، نخستین گام در تصمیم‌گیری درباره نحوه تصمیم‌گیری باید این باشد که از خودتان بپرسید یا اگر به قضاوت خودتان اعتماد ندارید، از دیگران بپرسید: این تصمیم چقدر تفاوت ایجاد خواهد کرد؟ اگر تأثیر زیادی بر زندگی یا کسب‌وکار شما ندارد، فقط تصمیم بگیرید و پیش بروید. در این صورت می‌توانید زمان و توان ذهنی محدود خود را به تصمیم‌هایی اختصاص دهید که واقعاً اهمیت دارند.

برای تصمیم‌های مهم‌تر، دو دلیل خوب برای کمی طولانی‌تر کردن فرایند تصمیم‌گیری وجود دارد. یکی تأمل کردن و دیگری جمع‌آوری و تحلیل داده‌هاست. تأمل، به‌ویژه زمانی که تصمیم‌گیرنده بتواند ذهن ناخودآگاه خود را درگیر کند، می‌تواند راه خوبی برای تعیین مهم‌ترین عوامل در یک تصمیم پیچیده باشد. برخی افراد توصیه می‌کنند پس از بررسی عوامل اصلی یک تصمیم، یک شب روی آن بخوابید، اما راه‌های دیگری نیز برای درگیر کردن ذهن ناخودآگاه وجود دارد. استراحت، بازی، مدیتیشن یا حتی دوش گرفتن می‌تواند مؤثر باشد. در هر صورت، تأمل درباره یک تصمیم به زمان زیادی نیاز ندارد و یک روز یا یک شب می‌تواند کافی باشد.

دلیل خوب دیگر برای به تعویق انداختن تصمیم، جمع‌آوری و تحلیل داده‌هاست. مدت‌هاست شواهد مختلف در حوزه‌های گوناگون تصمیم‌گیری نشان می‌دهند که تصمیم‌های مبتنی بر داده و تحلیل، دقیق‌تر از تصمیم‌هایی هستند که بر شهود انسانی متکی‌اند. بااین‌حال، جمع‌آوری داده زمان زیادی می‌برد و تحلیل آن نیز به زمان بیشتری نیاز دارد. اما اگر تصمیم مهم باشد و داده‌های موردنیاز جایی وجود داشته باشند، احتمالاً ارزش دارد که برای استفاده از رویکرد تصمیم‌گیری داده‌محور این زحمت را متحمل شوید، به‌خصوص اگر قرار باشد آن تصمیم بارها گرفته شود.

مشخص کنید یک تصمیم چند بار تکرار خواهد شد

اینکه یک تصمیم تکرار می‌شود یا نه و چند بار تکرار خواهد شد نیز عامل مهمی در سرعت تصمیم‌گیری است. اگر تصمیمی مرتب گرفته می‌شود، برای مثال تصمیم‌های مربوط به قیمت‌گذاری، سفارش مجدد موجودی یا استخدام، ممکن است ارزش داشته باشد که روی یک رویکرد تحلیلی سرمایه‌گذاری کنید. تصمیم‌هایی که به‌طور مکرر گرفته می‌شوند، احتمالاً داده نیز تولید می‌کنند؛ ثبت ورودی‌های تصمیم و نتایج آن امکان ایجاد مدلی را فراهم می‌کند که نتایج مثبت را بهینه می‌کند. نخستین بار که یک تصمیم تکرارشونده به‌صورت تحلیلی بررسی می‌شود، جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها برای ایجاد مدل زمان‌بر خواهد بود. اما صرف این زمان اضافی در ابتدا ارزش دارد، زیرا از آن پس هر بار که همان تصمیم گرفته می‌شود، می‌توان آن را بسیار سریع‌تر و با دقت زیادی اتخاذ کرد.

تصمیم‌هایی که هم مهم و هم نادر هستند، اغلب ماهیتی راهبردی دارند، مانند اینکه «آیا باید مدل کسب‌وکارمان را تغییر دهیم؟» یا «آیا باید بزرگ‌ترین رقیب خود را خریداری کنیم؟» ممکن است بتوان اطلاعاتی مرتبط با این نوع تصمیم‌ها به دست آورد، اما احتمالاً اطلاعات کافی برای ایجاد یک مدل تحلیلی وجود نخواهد داشت. چنین تصمیم‌هایی ارزش صرف کردن مقداری زمان را دارند، اما پس از اینکه از زوایای مختلف بررسی شدند، بعید است که با گذشت زمان بهتر شوند. طولانی کردن بیش از حد تصمیم‌گیری ممکن است باعث شود فرصت از دست برود.

خرید یک اختیار را بررسی کنید

اگر یک تصمیم راهبردی با عدم‌قطعیت زیادی همراه است و پس از مدتی بررسی همچنان نمی‌توانید آن را بگیرید، یکی از راه‌های ساده‌تر کردن فرایند این است که اختیاری به دست آورید که از طریق آن بتوانید اطلاعات بیشتری کسب کنید.

اختیارها در حوزه سرمایه‌گذاری شناخته‌شده هستند؛ در آنجا خرید یک اختیار به سرمایه‌گذار حق خرید یک دارایی با قیمتی مشخص در آینده را می‌دهد. در تصمیم‌گیری، منظور از این کار برداشتن گامی کوچک برای کسب اطلاعات بیشتر، پیش از گرفتن تصمیمی است که می‌تواند تأثیر قابل‌توجهی بر افراد یا سازمان داشته باشد. برای مثال، به‌جای خرید یک شرکت، خرید یک اختیار می‌تواند به معنای ایجاد یک شراکت یا سرمایه‌گذاری مبلغی کمتر از هزینه لازم برای خرید آن شرکت باشد. خرید اختیار به‌عنوان یک رویکرد تصمیم‌گیری می‌تواند هم فرایند تصمیم‌گیری درباره تصمیم‌های مهم را ساده‌تر و سریع‌تر کند و هم در نهایت به نتیجه بهتری منجر شود، به شرط آنکه تصمیم‌گیرنده از فرصت‌های یادگیری ایجادشده از طریق این اختیار استفاده کند. البته توجه داشته باشید که خرید اختیار نباید بهانه‌ای برای اجتناب از اقدامات اساسی موردنیاز سازمان یا به تعویق انداختن آن‌ها باشد.

برای تصمیم خود ضرب‌الاجل تعیین کنید

در نهایت، اگر متوجه شدید که برای انتخاب یک گزینه با مشکل مواجه هستید، برای خودتان ضرب‌الاجلی تعیین کنید که تا آن زمان باید تصمیم گرفته شود. می‌توانید این بازه زمانی را زمانی که برای نخستین بار با تصمیم مواجه می‌شوید یا پس از بررسی و تأمل درباره آن، به‌سرعت تعیین کنید. این یکی از مهم‌ترین مؤلفه‌های تحلیل فرا‌تصمیم شماست، زیرا زمان مقرر برای تصمیم‌گیری بسیاری از جنبه‌های دیگر رویکرد شما را تعیین خواهد کرد. برای مثال، این زمان مشخص می‌کند که آیا می‌توانید از داده و تحلیل استفاده کنید، آیا باید افراد بیشتری را درگیر کنید، آیا می‌توانید موضوعات را به‌طور کامل بررسی کنید و حتی اینکه آیا می‌توانید یک شب روی تصمیم بخوابید یا نه.

برخی از روش‌هایی که برای بهبود زمان‌بندی تصمیم‌ها به آن‌ها اشاره کردم، به یک فرایند سازمانی برای تصمیم‌گیری نیاز دارند، نه اینکه برای هر تصمیم به رویکردها و خواسته‌های فردی متکی باشیم. اگرچه سازمان‌ها ممکن است درگیر بروکراسی تصمیم‌گیری شوند، اما در مجموع عاقلانه است که تصمیم‌های مهم را کاملاً به افراد، حتی مدیرعامل، واگذار نکنیم. تصمیم‌گیری خوب تنها از طریق استفاده از روش‌های مؤثر، تحلیل پس از تصمیم و تأمل درباره چگونگی بهبود آن اتفاق می‌افتد. تعیین ضرب‌الاجل برای تصمیم‌ها و نظارت بر مدت‌زمانی که تصمیم‌گیری طول می‌کشد نیز اقداماتی هستند که سازمان‌ها احتمالاً بهتر از افراد می‌توانند انجام دهند.

بله، گاهی اوقات مهم است که فقط تصمیم بگیرید، اما نه به قیمت کنار گذاشتن تفکر نظام‌مند درباره بهترین روش انجام این کار. با برداشتن این گام‌ها و تصمیم‌گیری راهبردی درباره نحوه تصمیم‌گیری، متوجه خواهید شد که می‌توانید از بلاتکلیفی خارج شوید و سرانجام به پیش بروید.

توماس اچ. داونپورت استاد ممتاز فناوری اطلاعات و مدیریت در کالج بابسون، پژوهشگر مهمان در ابتکار اقتصاد دیجیتال مؤسسه فناوری ماساچوست و مشاور ارشد بخش هوش مصنوعی Deloitte است. او یکی از نویسندگان کتاب All-in on AI: How Smart Companies Win Big with Artificial Intelligence (انتشارات Harvard Business Review Press، 2023) است.