چگونه به کارهای اضافی «نه» بگوییم؟ (HBR)
نه گفتن به درخواستهای کاری همیشه آسان نیست. با چند روش کاربردی یاد بگیرید چگونه بدون ایجاد تنش، دلیل خود را توضیح دهید، قاطع باشید و روابط حرفه‌ای خود را حفظ کنید.
این مقاله در مجله کسب و کار هاروارد منتشر شده که منبعی معتبر و ارزشمند در حوزه کسب و کار است.
نویسنده: واسوندارا ساونی
ترجمه شده توسط تیم گیت (Git.ir)
یک روز کاری معمولی را در نظر بگیرید. چند مورد از کارهایی که انجام می‌دهید، دقیقاً با شرح وظایف شغلی شما مطابقت دارند؟
اجازه بدهید اول من پاسخ بدهم.
به‌عنوان یک ویراستار، مسئولیت‌های اصلی من شامل نوشتن و ویرایش، تحلیل پژوهش‌ها و روندهای حوزه کسب‌وکار، فکر کردن به استراتژی بلندمدت محتوایمان و انتخاب نویسندگان جدید از سراسر جهان است. اما معمولاً تمام روزم را صرف چه کارهایی می‌کنم؟ علاوه بر وظایف اصلی، به همکارانم برای نوشتن ایمیل‌های مهم به مشتریان کمک می‌کنم، مطالب بازاریابی مربوط به پروژه‌ها یا رویدادهای آینده را بازبینی می‌کنم، در جلسات استراتژی کسب‌وکار شرکت می‌کنم، کارآموزان را راهنمایی می‌کنم، گاهی در تیم‌های بین‌بخشی که به تخصص تحریریه نیاز دارند همکاری می‌کنم و بعضی وقت‌ها نیز برای دورهمی‌های اداری یا فعالیت‌های تیم‌سازی برنامه‌ریزی می‌کنم. هیچ‌یک از این فعالیت‌های جانبی در شرح وظایف شغلی من وجود ندارند.
بیشتر وقت‌ها از انجام کارهای اضافی ناراحت نمی‌شوم، به‌ویژه اگر احساس کنم به شکل معناداری به اهداف سازمان کمک می‌کنند. اما گاهی، حتی اگر کاری جذاب باشد یا فرصت‌های تازه‌ای ایجاد کند، واقعاً زمان یا ظرفیت ذهنی کافی برای پذیرفتن آن را ندارم. آیا شما هم چنین احساسی را تجربه کرده‌اید؟
در چنین موقعیت‌هایی، برای رد کردن یک درخواست، روش درست و نادرست وجود دارد؛ فرقی هم نمی‌کند درخواست از طرف مدیرتان باشد، همکارتان یا یکی از هم‌سطح‌های شغلی‌تان. به جای مقاومت یا گرفتن حالت تدافعی، می‌توانید با دقت و احترام دلیل خود را توضیح دهید و در عین حال، روابطتان را نیز حفظ کنید. این مهارتی بسیار مهم است، به‌ویژه برای افرادی که تازه وارد محیط کار شده‌اند و معمولاً تجربه، اعتمادبه‌نفس یا واژگان لازم برای «نه» گفتن را ندارند و در نتیجه، دچار فرسودگی و حجم کاری بیش از حد می‌شوند.
اگر نه گفتن در محیط کار برایتان دشوار است، نمونه عبارت‌های زیر می‌توانند به شما کمک کنند.
دلیل خود را توضیح دهید
اگر تازه وارد محیط کار شده‌اید، در نحوه رد کردن درخواست همکاران خود دقت کنید. آن‌ها هنوز فرصت کافی برای شناخت شما نداشته‌اند و اگر خیلی مستقیم بگویید «نه»، ممکن است برداشت نادرستی از شخصیت یا اخلاق کاری شما پیدا کنند. برای حفظ اعتبار حرفه‌ای خود، دلیل روشنی ارائه دهید که چرا فکر می‌کنید نمی‌توانید آن مسئولیت را بپذیرید.
به جای اینکه بگویید: «کارلا، از من خواستی پروژه جدیدی را بر عهده بگیرم، اما الان واقعاً کارم خیلی زیاد است. نمی‌توانم انجامش بدهم. متأسفم.»
بهتر است بگویید: «کارلا، با توجه به حجم فعلی کارهایم، فکر نمی‌کنم بتوانم انتظاراتی را که برای این پروژه داری به‌خوبی برآورده کنم. اگر فکر می‌کنی من بهترین گزینه برای انجام این کار هستم، خوشحال می‌شوم با هم برنامه و اولویت‌های فعلی‌ام را دوباره بررسی کنیم.»
دیپلماتیک، اما صادق باشید
گاهی بدون اینکه متوجه باشیم، بیش از حد برای خودمان تعهد ایجاد می‌کنیم. شاید چند ماه قبل با اشتیاق یک فرصت جدید را پذیرفته باشید، اما پیش‌بینی نکرده باشید که بعدها مسئولیت‌های حرفه‌ای دیگری زمان بیشتری از شما خواهند گرفت. یا شاید تصور نمی‌کردید پروژه‌ای که روی آن کار می‌کنید، تمدید شود. کنار کشیدن از یک تعهد آسان نیست، اما باید با احترام و ظرافت انجام شود. سعی کنید شفاف، قاطع و مهم‌تر از همه، سنجیده صحبت کنید.
به جای اینکه بگویید: «ظاهر، می‌دانم قبول کرده بودم عضو کمیته شوم، اما متأسفم. الان واقعاً نمی‌توانم. کارهای زیادی دارم.»
بهتر است بگویید: «وقتی ماه گذشته گفتم می‌توانم عضو کمیته شوم، واقعاً فکر می‌کردم زمان کافی دارم تا این مسئولیت را به‌خوبی انجام دهم. اما وقتی دوباره برنامه‌ام را بررسی کردم، متوجه شدم بیش از حد برای خودم تعهد ایجاد کرده‌ام و چند مسئولیت حرفه‌ای دارم که امکان جابه‌جایی آن‌ها وجود ندارد. به همین دلیل، نمی‌توانم در این کمیته مشارکت کنم. با این حال، همچنان فکر می‌کنم این فرصت بسیار ارزشمند است و دوست دارم در آینده در آن مشارکت داشته باشم.»
به این فرصت از زاویه‌ای دیگر نگاه کنید
گاهی مجبور می‌شویم به دلیل بیماری یا شرایط اضطراری شخصی مرخصی بگیریم و همکارانمان نیز ممکن است در چنین شرایطی قرار بگیرند. در این مواقع، ممکن است از شما خواسته شود برای کمک به آن‌ها چند مسئولیت اضافی را بر عهده بگیرید. اگر احساس می‌کنید تجربه یا مهارت کافی برای انجام سریع و مطمئن آن کار را ندارید، فوراً آن را رد نکنید. «نه» باید برای موقعیت‌هایی باشد که واقعاً انجام دادن کار تحت هیچ شرایطی امکان‌پذیر نیست.
بررسی کنید که آیا دلیل تمایل شما به رد کردن این درخواست، ترس است یا نه. اگر چنین است، سعی کنید آن را به چشم فرصتی برای یادگیری و رشد ببینید.
به جای اینکه بگویید: «متأسفم، این کار خارج از حوزه مهارت‌های من است و نمی‌توانم نتیجه‌ای را که انتظار دارید ارائه دهم.»
بهتر است بگویید: «این نوع کار هنوز برای من جدید است، اما اگر بپذیرید که برای یادگیری آن به کمی زمان بیشتر نیاز دارم، با کمال میل دوست دارم انجامش بدهم.»
توضیح دهید چرا این تصمیم به نفع همه است
گاهی ممکن است فرصت‌هایی برای همکاری با سایر واحدهای سازمان به شما پیشنهاد شود؛ فرصت‌هایی که می‌توانند درک بهتری از بخش‌های مختلف کسب‌وکار به شما بدهند. اگر هدفتان این است که در آینده مدیر شوید، چنین فرصت‌هایی می‌توانند به توسعه مهارت‌ها و روابط حرفه‌ای شما کمک کنند و مسیر پیشرفت شغلی‌تان را هموار سازند. رد کردن این نوع فرصت‌ها معمولاً دشوار است. اما باید بررسی کنید که پذیرفتن آن چه تأثیری بر شما و تیمتان خواهد داشت. اگر انجام آن باعث شود از مسئولیت‌های اصلی خود بازبمانید یا توانایی شما در ارائه مستمر کار باکیفیت را، بدون اینکه مزیت قابل‌توجهی از نظر یادگیری یا ایجاد ارتباطات جدید داشته باشد، کاهش دهد، احتمالاً بهتر است آن را نپذیرید.
به جای اینکه بگویید: «متأسفم، این کار در شرح وظایف من نیست و الان هم کارهای زیادی دارم.»
بهتر است بگویید: «این فرصت واقعاً جذاب به نظر می‌رسد. اما تیم ما کوچک است. اگر هر هفته پنج ساعت از زمانم را صرف فعالیت‌های بازاریابی کنم، ممکن است در زمان عرضه محصولات اصلی با مشکل روبه‌رو شویم و تیمم آسیب ببیند. از اینکه به من فکر کردید سپاسگزارم. دوست دارم درباره بازاریابی بیشتر یاد بگیرم و امیدوارم اگر در آینده فرصت مشابهی پیش آمد، دوباره مرا در نظر بگیرید.»
خلاصه سریع
همیشه زمان یا ظرفیت ذهنی کافی برای پذیرفتن کارهای اضافی وجود ندارد. در چنین شرایطی، برای رد کردن درخواست‌ها روش درست و نادرست وجود دارد؛ فرقی هم نمی‌کند درخواست از طرف مدیر، همکار یا یکی از هم‌سطح‌های شغلی شما باشد.
• به جای مقاومت یا گرفتن حالت تدافعی، با دقت و احترام دلیل خود را توضیح دهید و روابط حرفه‌ای‌تان را حفظ کنید.
• دیپلماتیک، اما صادق باشید. کنار کشیدن از یک تعهد آسان نیست، اما باید با شفافیت، قاطعیت و احترام انجام شود.
• به یک مسئولیت جدید به چشم فرصتی برای یادگیری و رشد نگاه کنید، اما از همان ابتدا انتظارات را به‌روشنی مشخص کنید.
• توضیح دهید چرا رد کردن یک فرصت، در نهایت به نفع همه خواهد بود.
برای ثبت دیدگاه وارد حساب کاربری خود شوید.
