شرح شغلی بنویسید که نامزد مناسب را جذب کند (HBR)

این مقاله در مجله کسب و کار هاروارد منتشر شده که منبعی معتبر و ارزشمند در حوزه کسب و کار است.

نویسنده: ویتنی جانسون

ترجمه شده توسط تیم گیت (Git.ir)

سازمان‌های بسیار زیادی فرصت‌های طلایی برای جذب بهترین استعداد ممکن برای وظایف فعلی و آینده را از دست می‌دهند. وقتی زمان جذب نیرو، استخدام و ورود کارکنان جدید به سازمان فرا می‌رسد، رایج‌ترین رویکردها معمولاً تکراری و کلیشه‌ای هستند و مستعد قضاوت اشتباه و خطا هستند. این فرایند پرهزینه است و در نهایت نیز نتیجه مطلوبی به همراه ندارد.

این شکست از همان مراحل ابتدایی فرایند آغاز می‌شود، از زمانی که یک نقش شغلی تعریف می‌شود تا زمانی که تلاش می‌کنیم آن را در قالب یک شرح شغلی مکتوب بیان کنیم. دوروتی دالتون، متخصص بین‌المللی مدیریت استعداد، با تأسف می‌گوید: «استخدام با روش کپی و پیست، عموماً در بیشتر سازمان‌ها روال معمول کسب‌وکار است. . . . حتی اگر این موقعیت شغلی آخرین بار پنج سال پیش پر شده باشد، احتمال اینکه کسی به این فکر کند که شاید لازم باشد این موقعیت به شکل متفاوتی تعریف شود، بسیار کم است. عموماً تنها تغییراتی که می‌بینم، بزرگ‌نمایی شرایط و صلاحیت‌های موردنیاز است.»

اگر فکر می‌کنید شغلی که برای آن نیرو استخدام می‌کنید در 5 سال گذشته، یا حتی در طول سال گذشته، تغییری نکرده است، احتمالاً این شغل تقریباً تنها چیزی در سازمان شماست که تغییر نکرده است. علاوه بر این، بزرگ‌نمایی شرایط و صلاحیت‌های شغلی اغلب باعث می‌شود نامزدهای مطلوب از درخواست دادن منصرف شوند، یعنی افرادی که پتانسیل رشد دارند و در این نقش به‌راحتی دچار ملال نخواهند شد. بنابراین به‌جای تکیه بر این رویکرد، یاد بگیرید دقیقاً مشخص کنید از نیروی جدید چه می‌خواهید تا بتوانید شرح شغلی را به‌درستی تنظیم و جایگاه آن را مشخص کنید. در ادامه 4 پیشنهاد ارائه می‌شود:

نیازهای امروز را بشناسید، اما آینده را نیز تصور کنید

شغل را مانند یک منحنی S شکل در نظر بگیرید که در قسمت پایین «S» فضای زیادی برای رشد در نقش وجود دارد و در قسمت بالای آن، سطح مهارت بسیار بالاست اما پتانسیل رشد چندانی باقی نمانده است. در بیشتر موارد، من توصیه می‌کنم فردی را استخدام کنید که در قسمت پایین این منحنی وارد سازمان شود و از یک تجربه رشد پرشور و طولانی‌مدت لذت ببرد؛ تجربه‌ای که با افزایش سطح مهارت او در طول منحنی، به همان نسبت با مشارکت شغلی، رضایت و بهره‌وری همراه باشد.

با این حال، گاهی به یک متخصص خبره و کاربلد نیاز دارید که تخصص لازم برای حل یک مشکل فوری را داشته باشد. نمی‌توانید منتظر بمانید تا او رشد کند. هزینه این انتخاب آن است که چنین فردی به‌سرعت به سراغ سازمان دیگری یا چالش جدیدی در سازمان خودتان خواهد رفت، البته اگر چالش جدیدی برای او وجود داشته باشد، و شما مجبور خواهید شد دوباره نیرویی استخدام کنید؛ امیدواریم این بار برای دوره‌ای طولانی‌تر.

پیش از نوشتن شرح شغلی، به این فکر کنید که چه چیزی در کوتاه‌مدت و بلندمدت بیشترین منفعت را برای سازمان ایجاد می‌کند. در برخی موارد، ممکن است مناسب‌تر باشد برای حل مشکل از یک نیروی پروژه‌ای یا فریلنسر استفاده کنید و برای رشد بلندمدت، یک کارمند دائمی استخدام کنید.

زمینه استخدام را درک کنید

نقش موردنظر را در بستر تیم، در یک سازمان بزرگ، یا در صورت کوچک‌تر بودن محل کارتان، در بستر کل سازمان ارزیابی کنید. پر کردن یک موقعیت شغلی، فرصتی برای رشد کسب‌وکار است، نه فقط برای یک فرد؛ بهترین تناسب زمانی شکل می‌گیرد که این فرصت رشد برای هر دو طرف وجود داشته باشد. با درک بهتر نقش‌های فعلی، می‌توانید موقعیت‌های شغلی و شرح آنها را بهتر با نیازهای کسب‌وکار خود هماهنگ کنید.

برای مثال، با شرکتی مشورت کردیم که مدیران میان‌رده باانگیزه‌ای داشت، اما این مدیران درباره فرصت‌های پیشرفت خود اطمینان نداشتند. این موضوع به‌ویژه درباره افرادی صادق بود که بیش از 10 سال در سازمان کار کرده بودند. هنگامی که شرکت مشغول ایجاد موقعیت‌های شغلی جدید برای استخدام افراد بود، پیشنهاد کردیم گروه مشخصی از کارکنان مرتبط با نقشی را که قرار بود برای آن استخدام انجام شود، مورد نظرسنجی قرار دهد. در این نظرسنجی از آنها خواسته شد توضیح دهند در عمل چه کارهایی انجام می‌دهند و این وظایف چه تفاوتی با شرح شغلی رسمی نقش آنها دارد. پرسش‌ها شامل این موارد بود: چرا این تفاوت‌ها وجود دارند؟ چه چیزی آنها را ترغیب کرده یا مجبور کرده است کارها را به شکلی متفاوت از آنچه در شرح شغلی آمده انجام دهند؟ چه وظایفی با عبارت استاندارد «و سایر وظایف محوله» مرتبط هستند؟ برای موفق شدن با چه چالش‌هایی روبه‌رو شده‌اند و چگونه بر آنها غلبه کرده‌اند؟ موفقیت چگونه سنجیده می‌شود و چه معیارهایی برای آن استفاده می‌شود؟ و در نهایت، چه مدت است که در این نقش مشغول به کار هستند؟

این نوع نظرسنجی می‌تواند نقش‌هایی را شناسایی کند که باید کوچک‌تر شوند یا به‌طور کامل حذف شوند. نتایج می‌تواند به تخصیص مناسب منابع انسانی ارزشمند کمک کند و فرصت‌هایی را برای جابه‌جایی و پیشرفت استعدادهای اثبات‌شده در داخل سازمان نشان دهد. حتی ممکن است متوجه شوید که اصلاً به استخدام نیرویی از خارج سازمان نیاز ندارید، یا اینکه لازم است برای چیزی متفاوت از موقعیت خالی فعلی استخدام کنید. در نهایت، اگر بدانید کارکنان فعلی چه کارهایی انجام می‌دهند و می‌خواهند چه کارهایی انجام دهند، هنگام نوشتن شرح شغلی اطلاعات لازم را در اختیار خواهید داشت. شکاف‌ها خودشان را نشان خواهند داد.

از زبان محدودکننده اجتناب کنید

همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردم، هدف شرح شغلی دعوت از متقاضیان برای درخواست دادن است. برای موفقیت در این کار، از زبان محدودکننده اجتناب کنید. برای مثال، مشخص شده است که استفاده از زبان دارای سوگیری جنسیتی می‌تواند نامزدهای احتمالی را از درخواست دادن منصرف کند؛ بنابراین از کلماتی که بار بیش از حد مردانه یا زنانه دارند، مانند «رقابت‌جو» یا «مراقبت‌گر»، اجتناب کنید.

به همین ترتیب، استفاده ناآگاهانه از زبان می‌تواند متقاضیانی را که سفیدپوست نیستند، «جوان» یا «مسن» هستند، یا مسیرهای شغلی غیرمتعارفی داشته‌اند، از درخواست دادن منصرف کند. واژه «جوان» یا «مسن» را در گیومه آورده‌ام، زیرا برداشت افراد از سن می‌تواند بر اساس فرد، فرهنگ، صنعت و عوامل مشابه متفاوت باشد. برای گسترده‌تر کردن طیف نامزدهایی که به آنها جذب می‌شوید، از اصطلاحاتی مانند «متمرکز بر مسیر شغلی»، «باتجربه» یا «پرانرژی» استفاده نکنید. اگر تلاش می‌کنید نیروی کار خود را متنوع‌تر کنید، که امیدوارم چنین باشد، در متن آگهی به‌طور مشخص از افراد با پیشینه‌های متنوع دعوت کنید. کریستن پرس‌نر، مدیر جهانی منابع انسانی در شرکت Roche Diagnostics، توصیه می‌کند زبان خود را «برعکس کنید و آن را آزمایش کنید»: اگر مرد هستید، زبان شما از دید یک زن چگونه به نظر می‌رسد؟ اگر سفیدپوست هستید، شرح شغلی برای یک فرد رنگین‌پوست چگونه خوانده می‌شود؟ اگر فردی هستید که تمرکز زیادی بر پیشرفت شغلی دارد، آیا متنی که نوشته‌اید از متقاضی‌ای که نیاز دارد از خانه کار کند نیز دعوت به همکاری می‌کند؟ همچنین پیش از انتشار آگهی، زبان مورد استفاده خود را با گروهی متنوع از افراد آزمایش کنید. آنها می‌توانند به آشکار شدن نقاط کور شما کمک کنند.

به معنا و هدف فکر کنید

افراد می‌خواهند مشارکت داشته باشند و از کاری که انجام می‌دهند انرژی و انگیزه بگیرند. آنها می‌خواهند از ایده‌هایی الهام بگیرند که می‌توانند به حل مشکلات و برآورده کردن نیازها کمک کنند. این الزاماً به معنای تغییر دادن جهان یا رسیدگی به مسائلی با اهمیت کیهانی نیست. اما به این معناست که باور داشته باشیم به شکلی کوچک اما معنادار، گوشه‌ای از جهان پیرامون خود را شادتر، روشن‌تر و امن‌تر می‌کنیم.

ضروری است سازمان‌ها اطمینان حاصل کنند نقش‌هایی که برای آنها استخدام می‌کنند، فرصت‌هایی باکیفیت برای انجام کاری معنادار، رشد فردی و ایجاد تأثیر باشند. این موضوع باید در شرح شغلی و حتی در فرایند مصاحبه نیز منتقل شود. برای مثال، شرکت Chatbooks به افراد کمک می‌کند از عکس‌های اینستاگرام خود آلبوم‌های عکس چاپی بسازند. این شرکت به‌جای تمرکز بر مهارت‌های خاص، از عباراتی مانند «خلاقیت با عملکرد بالا»، «بالغ» و «خوش‌بین» برای توصیف ارزش‌های خود و نوع نامزدهایی که به دنبال استخدام آنهاست استفاده می‌کند. وقتی فردی را استخدام می‌کنید که ارزش‌هایش با اهداف سازمان شما همسو است، هر دو طرف برنده‌اند. شرح شغلی را به‌گونه‌ای تنظیم کنید که از این افراد برای درخواست دادن دعوت کند.

وقتی شرح شغلی را به‌درستی تنظیم می‌کنید، فرصتی برای کارمند آینده خود فراهم می‌کنید تا ریسک بازار را بپذیرد، یعنی در حوزه‌ای فعالیت کند که دیگران در سازمان شما در آن حضور ندارند و از نقاط قوت منحصربه‌فرد خود استفاده کند. احتمال موفقیت در این حالت بسیار بیشتر از زمانی است که فرد با ریسک رقابتی مواجه شود و برای تصاحب قلمرو با افراد تثبیت‌شده در سازمان رقابت کند. تناسب درست به این معناست که نیروی تازه‌استخدام‌شده فضای کافی برای رشد داشته باشد. و وقتی کارکنان شما رشد می‌کنند، سازمان شما نیز رشد خواهد کرد.

ویتنی جانسون مدیرعامل شرکت Disruption Advisors، یک شرکت مشاوره مدیریت تغییر، و نویسنده کتاب Smart Growth: How to Grow Your People to Grow Your Company است.