چگونه وقتی پروژه از مسیر خارج می‌شود، انگیزه تیم را حفظ کنیم (HBR)
وقتی یک پروژه از مسیر خود خارج می‌شود، چگونه می‌توان انگیزه تیم را حفظ کرد؟ با بازنگری اهداف، مشارکت دادن اعضا، رفع موانع و تقویت اختیار تیم، پروژه را دوباره به مسیر درست بازگردانید.
این مقاله در مجله کسب و کار هاروارد منتشر شده که منبعی معتبر و ارزشمند در حوزه کسب و کار است.
نویسنده: ربکا زاکر
ترجمه شده توسط تیم گیت (Git.ir)
بر اساس گزارشی از TeamStage، هفتاد درصد از پروژه‌ها در سراسر جهان با شکست مواجه می‌شوند. پروژه‌های بزرگ و ابتکارهای تحول سازمانی نیز به دلیل پیچیدگی بیشتر و تعداد بالاتر عوامل مؤثر، با نرخ قابل‌توجهی شکست می‌خورند. این شکست‌ها می‌توانند دلایل مختلفی داشته باشند؛ از حامیان منفعل پروژه و کمبود منابع گرفته تا تغییر شرایط سازمان، نبود هم‌سویی داخلی یا عدم حمایت و همراهی ذی‌نفعان.
پروژه‌هایی که عملکرد ضعیفی دارند، علاوه بر تأثیر منفی بر نتایج مالی، به‌طور طبیعی روحیه و میزان مشارکت کارکنان را نیز کاهش می‌دهند. اگر ابتکار جدید شما از مسیر خود خارج شده یا با مشکل روبه‌رو شده است، راهکارهای زیر می‌توانند به حفظ انگیزه تیم و بازگرداندن پروژه به مسیر درست کمک کنند.
هدف، اهداف و چشم‌انداز پروژه را دوباره تعریف یا بازنگری کنید
ممکن است پروژه به این دلیل به‌خوبی پیش نرود که اهداف و چشم‌انداز سازمان به اندازه کافی شفاف نیستند. در واقع، نبود اهداف روشن رایج‌ترین عامل عملکرد ضعیف پروژه‌هاست و موجب 37% از شکست‌های پروژه می‌شود. همچنین تغییر شرایط داخلی یا خارجی سازمان می‌تواند باعث شود اهداف پروژه یا میزان حمایت ذی‌نفعان دیگر مانند گذشته مرتبط نباشد، زیرا اولویت‌ها تغییر می‌کنند. طبق گزارش TeamStage، 44% از پروژه‌ها به دلیل نبود هم‌سویی میان اهداف کسب‌وکار و اهداف پروژه شکست می‌خورند.
گرد هم آوردن اعضای تیم برای بازتعریف یا بازنگری این اهداف می‌تواند جان تازه‌ای به پروژه ببخشد؛ البته به شرطی که شرایط آن‌قدر تغییر نکرده باشد که پروژه دیگر موضوعیت خود را از دست داده باشد. هیچ‌کس دوست ندارد در «جاده‌ای که به هیچ جا نمی‌رسد» کار کند. پژوهش Standish Group نشان می‌دهد که بیش از 30% از پروژه‌ها پیش از تکمیل لغو می‌شوند. آنتونیو نیتو رودریگز، نویسنده کتاب Project Management Handbook از HBR، توصیه می‌کند: «در صورت لزوم، منشور پروژه را بازنگری کنید.»
در این فرایند، مطمئن شوید که پروژه از حمایت مدیران ارشد برخوردار است. مطالعه TeamStage نشان داد که 62% از پروژه‌هایی که با موفقیت به پایان رسیده‌اند، حامیان مدیریتی فعالی داشته‌اند. نیتو رودریگز می‌گوید: «وقتی یکی از مدیران ارشد اهمیت پروژه را برای سازمان به‌روشنی بیان کند، اعضای تیم دوباره احساس هدفمندی پیدا می‌کنند.»
تیم را در شناسایی مشکلات و تعیین مسیر پیش‌رو مشارکت دهید
اعضای تیم را به‌صورت مشارکتی در فرایند عیب‌یابی پروژه درگیر کنید؛ به شکلی که به‌جای مقصر دانستن افراد، ریشه مشکلات شناسایی شود و مسیر بهتری برای ادامه کار پیدا شود. نیتو رودریگز پیشنهاد می‌کند جلسه‌ای با عنوان «وضعیت پروژه» برگزار کنید؛ جلسه‌ای که در آن «همه بتوانند بدون ترس از پیامدهای منفی، نگرانی‌های خود را مطرح کرده و راهکار ارائه دهند.»
به‌عنوان رهبر تیم، شما نیز می‌توانید با ایجاد امنیت روانی و ترویج ذهنیت رشد، پیش‌قدم شوید و اشتباهات خود را که ممکن است در عملکرد ضعیف پروژه نقش داشته باشند، با تیم در میان بگذارید و توضیح دهید که چه درس‌هایی از آن‌ها گرفته‌اید. در چنین جلساتی، ارتباط شفاف و صادقانه را تشویق کنید؛ زیرا این کار علاوه بر ایجاد اعتماد، اعضای تیم را برای یافتن راه‌حل مشترک توانمند می‌کند. چنین رویکردی حس «همه با هم در یک مسیر هستیم» را تقویت می‌کند و انگیزه بیشتری در تیم ایجاد خواهد کرد.
به رفع موانع کمک کنید
یکی از مهم‌ترین وظایف رهبر، کمک به حذف موانعی است که بر سر راه تیم قرار دارد. این کار می‌تواند شامل بازتنظیم اولویت‌ها، واگذاری مجدد برخی وظایف یا تخصیص دوباره منابع پروژه، از جمله نیروی انسانی، زمان و بودجه باشد. بر اساس پژوهش Standish Group، بیش از 50% از پروژه‌ها تقریباً دو برابر برآورد اولیه بودجه هزینه خواهند داشت. نیتو رودریگز پیشنهاد می‌کند: «در صورت امکان، منابع را برای رفع گلوگاه‌ها دوباره تخصیص دهید. این کار ممکن است شامل اضافه کردن اعضای جدید به تیم، افزایش زمان‌بندی پروژه یا تأمین بودجه بیشتر باشد.»
مانع دیگری که شما به‌عنوان مدیر پروژه می‌توانید برطرف کنید، ایجاد شفافیت در نقش‌های اعضای تیم است. مشخص بودن نقش‌ها از دوباره‌کاری، حرکت افراد در مسیرهای متضاد و اصطکاک‌های غیرضروری میان اعضای تیم جلوگیری می‌کند؛ مسائلی که معمولاً به کاهش روحیه نیز منجر می‌شوند.
گاهی ممکن است یکی از همین گلوگاه‌ها خود شما باشید. اگر اختیار تصمیم‌گیری را به اعضای تیم پروژه واگذار کنید، دیگر لازم نیست همه تصمیم‌ها به شما ارجاع داده شوند. البته همچنان می‌توانید چارچوب‌های کلی را مشخص کنید؛ اینکه در تصمیم‌ها چه موضوعاتی اهمیت بیشتری دارند، در چه مواردی باید در جریان قرار بگیرید و چه موضوعاتی باید به شما ارجاع داده شوند.
درک کنید که چه چیزی به اعضای مختلف تیم انگیزه می‌دهد
اگرچه برخی اصول کلی برای ایجاد انگیزه در همه اعضای تیم کاربرد دارند، اما باید در نظر داشت که افراد مختلف، انگیزه‌های متفاوتی دارند. نیتو رودریگز می‌گوید: «برخی افراد با قدردانی عمومی انگیزه می‌گیرند، برخی دیگر با پاداش مالی و گروهی نیز از فرصت‌های رشد شغلی انگیزه پیدا می‌کنند. اگر رویکرد خود را متناسب با هر فرد تنظیم کنید، نتایج بسیار بهتری خواهید گرفت.» بدانید که برای هر یک از اعضای تیم چه نوع «ارزشی» اهمیت بیشتری دارد و شما چه چیزی می‌توانید به او ارائه دهید. علاوه بر مواردی که گفته شد، این ارزش‌ها می‌توانند شامل دیده شدن، قدردانی، حمایت، آزادی عمل در خلاقیت یا چالش‌های فکری باشند.
به‌طور منظم با تیم در ارتباط باشید
برنامه‌ریزی برای برگزاری یک جلسه هفتگی ثابت پروژه می‌تواند چرخه‌های منظم بازخورد ایجاد کند تا مشخص شود چه چیزهایی به‌خوبی پیش می‌روند و چه چیزهایی نیاز به اصلاح دارند. این موضوع باعث می‌شود اصلاح مسیر به‌موقع انجام شود، پروژه در مسیر درست باقی بماند و احتمال موفقیت آن افزایش یابد. این جلسات منظم همچنین فرصتی فراهم می‌کنند تا مسائل مهم برای بحث، بررسی و تصمیم‌گیری مطرح شوند، در حالی که گزارش‌های ساده وضعیت پروژه را می‌توان به‌صورت غیرهمزمان در پلتفرم‌هایی مانند Slack به اشتراک گذاشت.
این جلسات فرصت مناسبی برای انجام فعالیت‌های تیم‌سازی نیز هستند تا روابط میان اعضای تیم تقویت شود و هم‌سویی آن‌ها حفظ گردد. نیتو رودریگز توضیح می‌دهد: «بسته به میزان فوریت پروژه، گاهی یک جلسه کوتاه تیم‌سازی خارج از محیط کار می‌تواند انرژی تیم را دوباره احیا کرده و همکاری میان اعضا را بهبود ببخشد.»
موفقیت‌های کوچک را جشن بگیرید و از اعضای تیم قدردانی کنید
قدردانی از موفقیت‌های کوچک به تیم کمک می‌کند پیشرفت خود را احساس کند و روحیه‌اش تقویت شود. جشن گرفتن نقاط عطف پروژه نه‌تنها انگیزه اعضای تیم را افزایش می‌دهد، بلکه به آن‌ها احساس پیشرفت در مسیر اهداف و امیدواری بیشتری می‌بخشد. نیتو رودریگز تأکید می‌کند که حتی دستیابی به نقاط عطف کوچک نیز می‌تواند منبع مهمی برای ایجاد انگیزه باشد.
علاوه بر این، قدردانی شخصی و متناسب با ویژگی‌های هر فرد نیز می‌تواند انگیزه اعضای تیم را افزایش دهد. البته باید توجه داشت که افراد درون‌گرا معمولاً ترجیح می‌دهند به‌صورت خصوصی و در گفت‌وگوی فردی مورد تقدیر قرار گیرند، در حالی که افراد برون‌گرا معمولاً از قدردانی عمومی بیشتر استقبال می‌کنند.
با تمرکز بر راهکارهای بالا، می‌توانید هم انرژی تازه‌ای به تیم پروژه خود ببخشید و هم پروژه‌ای را که عملکرد مطلوبی ندارد دوباره به مسیر موفقیت بازگردانید؛ موضوعی که چرخه‌ای مثبت ایجاد می‌کند و در نهایت به موفقیت هم‌زمان پروژه و تیم منجر خواهد شد.
ربکا زاکر مربی اجرایی و از بنیان‌گذاران شرکت Next Step Partners، فعال در حوزه توسعه رهبری، است. از جمله مشتریان او می‌توان به Amazon، Clorox، Morrison Foerster، Norwest Venture Partners، The James Irvine Foundation و شرکت‌های فناوری با رشد بالا مانند DocuSign و Dropbox اشاره کرد. او را در شبکه‌های اجتماعی با شناسه @rszucker دنبال کنید.
برای ثبت دیدگاه وارد حساب کاربری خود شوید.
