وقتی حال‌وهوای تیم خوب نیست، این 20 پرسش را مطرح کنید (HBR)
با 20 پرسش کلیدی برای بازتنظیم تیم آشنا شوید و یاد بگیرید چگونه مشکلات پویایی تیم، ناهماهنگی اهداف و ضعف ارتباطات را شناسایی و برطرف کنید.
این مقاله در مجله کسب و کار هاروارد منتشر شده که منبعی معتبر و ارزشمند در حوزه کسب و کار است.
نویسنده: لیان دیوی
ترجمه شده توسط تیم گیت (Git.ir)
ایده اصلی در یک نگاه
- مسئله
گاهی تیم‌ها هدف یا مقصود اصلی خود را از یاد می‌برند و در نتیجه اعضا احساس فاصله، نادیده گرفته شدن یا ناامیدی می‌کنند. این ناهماهنگی می‌تواند باعث کاهش انگیزه و بهره‌وری شود و حتی بر سر مسائل کوچک نیز اصطکاک و تنش ایجاد کند.
- راه‌حل
برای شناسایی فاصله‌ها و بازتنظیم تیم، مدیران می‌توانند مجموعه‌ای از پرسش‌های تشخیصی مطرح کنند تا علت اصلی مشکلات را بهتر درک کنند. با شناسایی دقیق مسئله، از جمله در زمینه اهداف مشترک یا نحوه مدیریت تعارض، می‌توان اقدامات هدفمندی برای بهبود پویایی تیم و تقویت ارتباطات انجام داد.
- مزایا
اجرای این راهکارها می‌تواند دوباره حس هدفمندی و انسجام را به تیم بازگرداند و محیط کاری سالم‌تر و رضایت‌بخش‌تری ایجاد کند. بهبود ارتباطات و شفاف‌تر شدن هدف، اهداف، راهبردها و نقش‌ها، به شکل‌گیری تیمی باانگیزه‌تر و بهره‌ورتر منجر می‌شود و در نهایت عملکرد کلی و رضایت شغلی را افزایش می‌دهد.
آیا احساس می‌کنید تیم شما متوقف شده، درجا می‌زند یا فقط شور و نشاط گذشته را ندارد؟ آیا درگیر عادت‌هایی شده‌اید که دیگر برایتان مفید نیستند؟ جای نگرانی نیست؛ هر تیمی هر از گاهی به اصلاح مسیر نیاز دارد. خبر خوب این است که بازتنظیم تیم بسیار ساده‌تر از چیزی است که تصور می‌کنید.
اولین قدم این است که مشخص کنید دقیقاً چه چیزی درست پیش نمی‌رود. به طور کلی، می‌توانید مسئله را در دو دسته بررسی کنید. آیا مشکل این است که تیم، هدف و مقصودی را که برای آن تلاش می‌کند از یاد برده است؟ اگر چنین باشد، باید تمرکز شما بر همسو کردن دوباره تیم باشد. احتمال دیگر، که ممکن است هم‌زمان نیز وجود داشته باشد، این است که دیگر احساس نمی‌کنید واقعاً یک تیم هستید. شاید اعضا احساس فاصله، نادیده گرفته شدن یا ناامیدی می‌کنند؛ تا جایی که حتی مسائل جزئی نیز باعث تنش می‌شود. در این صورت، باید بر احیای پویایی تیم تمرکز کنید. در ادامه، هر دو رویکرد را بررسی می‌کنیم.
همسو کردن دوباره تیم
به دو دلیل بهتر است ابتدا بر همسو کردن تیم تمرکز کنید و سپس به سراغ احیای روابط بروید. نخست اینکه بسیاری از مشکلات تیمی در ظاهر شبیه مسئله اعتماد هستند، در حالی که در واقع از اختلاف در اهداف، اولویت‌ها یا انتظارات ناشی می‌شوند. برطرف کردن این سوءتفاهم‌ها اغلب همان مشکلاتی را که تصور می‌کردید بین‌فردی هستند، حل می‌کند.
دلیل دوم این است که همسو کردن تیم، بازتنظیم را به تغییرات بیرونی گره می‌زند، نه به رفتار افراد. در نتیجه احتمال ایجاد حالت دفاعی در اعضای تیم کمتر خواهد بود. هنگام همسو کردن دوباره، شما در حال قضاوت کردن افراد نیستید؛ بلکه این پرسش را مطرح می‌کنید که برای بهره‌گیری از فرصت‌های جدید و کاهش ریسک‌های پیش رو، تیم چگونه باید تغییر کند. موارد زیر می‌توانند نقطه شروع مناسبی باشند. متناسب با شرایط خود، آن‌هایی را انتخاب کنید که بیشترین ارتباط را با وضعیت تیمتان دارند.
ماموریت تیم را بازتنظیم کنید
ممکن است لازم باشد هدف و مأموریت تیم شما تغییر کند. برای بررسی این موضوع، پرسش‌های زیر را مطرح کنید.
چه روندهای بیرونی ما را وادار به تغییر می‌کنند؟ مهم‌ترین تغییرات محیط بیرونی چیست و چگونه شرایط فعالیت تیم را تغییر می‌دهد؟ برای مثال، اگر در تیم بازاریابی محتوا فعالیت می‌کنید، ظهور ChatGPT چه تغییری در ارزشی که تیم شما ایجاد می‌کند به وجود آورده است؟
تغییر در راهبرد شرکت چه تأثیری بر نقش تیم شما دارد؟ آیا سازمان چشم‌انداز، راهبرد یا شاخص‌های کلیدی عملکرد جدیدی تعریف کرده که خروجی مورد انتظار از تیم را تغییر دهد؟ برای مثال، اگر در واحد منابع انسانی هستید، آیا افتتاح دفاتر جدید در اروپا به مهارت‌ها یا فعالیت‌های تازه‌ای نیاز دارد؟
ارزش‌آفرینی تیم شما در سازمان چگونه در حال تغییر است؟ با رشد و تحول سازمان، نقش تیم‌ها نیز تغییر می‌کند. تغییرات ساختار سازمان چگونه شما را وادار می‌کند تمرکز خود را تغییر دهید؟ برای مثال، اگر تیم تحقیق و توسعه اکنون به جای یک واحد از دو واحد پشتیبانی می‌کند، چگونه باید خدمات خود را متناسب با این شرایط بازطراحی کنید؟
اهداف تیم را بازتنظیم کنید
اگر مأموریت تیم تغییر کرده باشد، طبیعتاً باید اهداف نیز بازنگری شوند. اما حتی اگر مأموریت ثابت مانده باشد، شاید زمان آن رسیده باشد که اهداف را تازه‌سازی کنید. برای این کار، پرسش‌های زیر را بررسی کنید.
چگونه می‌توانید بر دستاوردهای قبلی بنا کنید؟ در سه‌ماهه گذشته به چه موفقیت‌هایی رسیده‌اید و این موفقیت‌ها چه تغییری در مسیر سه‌ماهه‌های آینده ایجاد می‌کنند؟ اگر به اهداف خود رسیده‌اید، آیا اهداف فعلی به اندازه کافی بلندپروازانه هستند؟ از سوی دیگر، اگر همواره از اهداف عقب مانده‌اید، آیا لازم است آن‌ها را واقع‌بینانه‌تر کنید تا تیم دچار دلسردی نشود؟
چه عوامل بیرونی بر اهداف شما تأثیر می‌گذارند؟ آیا شرایطی مانند رکود اقتصادی، مشکلات زنجیره تأمین یا کمبود نیروی کار ایجاب می‌کند انتظارات خود را تعدیل کنید؟ یا برعکس، اگر فناوری‌های جدید در اختیار تیم قرار گرفته‌اند، آیا اکنون می‌توانید فراتر از برنامه اولیه عمل کنید؟
چگونه می‌توانید معیارهای سنجش را بهبود دهید؟ آیا اهداف شما مبهم هستند یا شاخص‌های اندازه‌گیری وضوح کافی ندارند؟ گاهی سریع‌ترین راه برای افزایش همسویی، دقیق‌تر کردن تعریف اهداف یا اصلاح شاخص‌های ارزیابی است تا پیشرفت تیم بهتر قابل اندازه‌گیری باشد.
راهبردها و تاکتیک‌های تیم را بازتنظیم کنید
هر تغییری در مأموریت یا اهداف، مستلزم بازنگری در راهبردهاست. البته بازنگری راهبرد فقط زمانی که اهداف تغییر کرده‌اند مفید نیست؛ حتی بررسی امکان‌های جدید نیز می‌تواند به‌تنهایی یک بازتنظیم ارزشمند باشد.
آیا راهبردهای شما با مأموریت تیم همسو هستند؟ اگر مأموریت یا اهداف تغییر کرده‌اند، راهبرد شما چگونه باید تغییر کند؟ برای مثال، اگر از تیم شما خواسته شده خدمات حرفه‌ای را به محصولات نرم‌افزاری اضافه کند، چه اقداماتی برای موفقیت این مدل کسب‌وکار لازم است؟
در کدام بخش‌ها به تاکتیک‌های جدید نیاز دارید؟ اگر همچنان همان اهداف قبلی را دنبال می‌کنید، چه اقداماتی تاکنون مؤثر بوده‌اند و در چه زمینه‌هایی باید رویکرد خود را تغییر دهید؟ چه کارهایی را باید کنار بگذارید و روی چه اقداماتی باید سرمایه‌گذاری بیشتری انجام دهید؟
چه شرایط پیش‌بینی‌نشده‌ای ممکن است رخ دهد؟ حتی اگر مأموریت، اهداف، راهبردها و تاکتیک‌های شما تغییری نکرده‌اند، باز هم می‌توانید با بررسی سناریوهای جدید و آماده کردن برنامه‌های جایگزین، تیم را بازتنظیم کنید. برنامه فعلی بر چه فرض‌هایی استوار است؟ چه عواملی می‌تواند این فرض‌ها را بی‌اعتبار کند؟ چه نشانه‌های اولیه‌ای به شما هشدار می‌دهد که شرایط در حال تغییر است؟
نقش‌ها را بازتنظیم کنید
ممکن است تیم شما در مسیر درستی حرکت کند، اما از انرژی و استعداد اعضا به بهترین شکل استفاده نکند. در این صورت، این پرسش‌ها را درباره مسئولیت‌های افراد مطرح کنید.
آیا لازم است نقش افراد تغییر کند؟ آیا تغییر در مسئولیت‌ها می‌تواند اثربخشی اعضای تیم را افزایش دهد؟ آیا لازم است حوزه مسئولیت یکی از افراد تغییر کند؟ آیا جابه‌جایی نقش‌ها می‌تواند به توسعه مهارت‌های چندگانه، رشد حرفه‌ای یا جانشین‌پروری کمک کند؟ چه کسی ممکن است با یک چالش جدید دوباره انگیزه پیدا کند؟
چگونه می‌توانید مسئولیت‌ها را شفاف‌تر کنید؟ آیا امکان اصلاح وظایف افراد وجود دارد تا مسئولیت‌هایشان معنادارتر و جذاب‌تر شود؟ آیا مسئولیت‌های مشترک باعث شده احساس پاسخگویی کاهش پیدا کند؟ چگونه می‌توانید با مشخص کردن دقیق مسئول تصمیم‌ها، همسویی، کارایی و اثربخشی تیم را افزایش دهید؟
یکی از سازنده‌ترین راه‌های بازتنظیم تیم این است که دوباره بر نیازهای سازمان، همکاران و مشتریان تمرکز کنید و به اعضای تیم یادآوری کنید برای چه هدفی تلاش می‌کنند. زنده کردن دوباره اشتیاق تیم، بهترین نقطه شروع است.
احیای پویایی تیم
نوع دوم بازتنظیم، احیای روابط و پویایی تیم است. آیا احساس می‌کنید تیم شما دیگر یک تیم واقعی نیست و بیشتر به مجموعه‌ای از افراد مستقل تبدیل شده است؟ یا بدتر از آن، بی‌اعتمادی و تعارض‌های ناسالم باعث شده همکاری تیمی بیشتر به یک مانع تبدیل شود تا یک مزیت؟ در این شرایط، باید کمتر بر «چه کاری انجام می‌دهید» و بیشتر بر «چگونه آن را انجام می‌دهید» تمرکز کنید.
عادت‌های ارتباطی خود را بازتنظیم کنید
با گذشت زمان، بسیاری از تیم‌ها در شیوه ارتباط با یکدیگر دچار روزمرگی می‌شوند و الگوهایی شکل می‌گیرد که کیفیت ارتباط را کاهش می‌دهد. بازنگری در این عادت‌ها می‌تواند دوباره اعضا را به یکدیگر نزدیک کند.
آیا لازم است کانال‌های ارتباطی خود را تغییر دهید؟ آیا همیشه از یک روش ارتباطی استفاده می‌کنید، حتی زمانی که مناسب نیست؟ برای مثال، اگر اطلاع‌رسانی را از طریق Zoom انجام می‌دهید و بحث و تبادل نظر را با ایمیل پیش می‌برید، احتمالاً ترتیب درستی انتخاب نکرده‌اید. آیا می‌توانید برای موضوعات جدید، بحث‌های حساس یا گفت‌وگو با افراد ناآشنا از ابزارهای تعاملی‌تر استفاده کنید و اطلاع‌رسانی‌های ساده را به ایمیل بسپارید؟
چه موضوعاتی واقعاً به ارتباط هم‌زمان نیاز دارند؟ پژوهش‌ها نشان می‌دهد تعداد ساعت‌های حضور در جلسات نسبت به قبل از همه‌گیری بیش از دو برابر شده است. چه نوع اطلاعاتی را می‌توانید به‌صورت غیرهم‌زمان به اشتراک بگذارید تا افراد کنترل بیشتری بر زمان خود داشته باشند؟
چگونه می‌توانید دوره‌های بدون مزاحمت ایجاد کنید؟ علاوه بر حجم بالای جلسات، بسیاری از افراد زیر فشار انبوه ایمیل‌ها قرار دارند. آیا می‌توانید بازه‌هایی تعیین کنید که در آن اعضای تیم اعلان‌ها را خاموش کنند و بدون وقفه روی کارهای خود تمرکز داشته باشند؟ چگونه می‌توانید فرصت انجام کار عمیق و بدون حواس‌پرتی را افزایش دهید؟
جلسات را بازتنظیم کنید
چگونه می‌توانید جلسات ثابت خود را بهینه کنید؟ جلسات زمانی اثربخش‌تر هستند که موضوعات آن‌ها همگن باشد. آیا می‌توانید ساختار جلسات را بازطراحی کنید تا موضوعاتی که به ذهنیت‌ها و شیوه‌های متفاوتی نیاز دارند، از یکدیگر جدا شوند؟
آیا لازم است ترکیب شرکت‌کنندگان تغییر کند؟ یکی از راه‌های تازه کردن گفت‌وگوها، تغییر افرادی است که در آن حضور دارند. آیا زمان آن رسیده است که از برخی جلسات کنار بروید و مدیریت آن‌ها را به اعضای تیم بسپارید؟ آیا حضور افراد جدید می‌تواند دیدگاه‌های تازه و تعارض‌های سازنده ایجاد کند؟
آیا لازم است آمادگی بیشتری داشته باشید؟ جلسات ناکارآمد، جلساتی آزاردهنده هستند. چگونه می‌توانید با تهیه اسناد مقدماتی بهتر، اعضای تیم را برای مشارکت آگاهانه‌تر و مبتنی بر شواهد آماده کنید؟
پویایی تیم را بازتنظیم کنید
قوانین جدید همکاری چه خواهند بود؟ شاید قبلاً قوانینی داشته‌اید که دیگر به آن‌ها پایبند نیستید، یا شاید هرگز چنین قوانینی نداشته‌اید. چه رفتارهایی تاکنون تحمل شده‌اند که باید متوقف شوند؟ چه رفتارهای مثبتی باید به فرهنگ تیم اضافه شوند؟ بازنگری در اصول همکاری اعضای تیم، یکی از بهترین راه‌های بازتنظیم است.
چگونه می‌توانید بدهی‌های ناشی از تعارض را برطرف کنید؟ اگر تیم از گفت‌وگوهای دشوار درباره اولویت‌ها، مصالحه‌ها، اعتماد یا بی‌احترامی اجتناب کرده است، لازم است این مسائل آشکار شوند تا بتوان از آن‌ها عبور کرد.
چه فعالیت‌هایی باعث شناخت بهتر اعضای تیم از یکدیگر می‌شود؟ اگر روابط تیمی آسیب دیده است، شاید لازم باشد از متخصصان بیرونی برای اجرای برنامه‌های توسعه تیم استفاده کنید. برای مثال، ابزارهای روان‌سنجی یا کوچینگ گروهی می‌توانند به افزایش اعتماد و گفت‌وگوهای صریح کمک کنند.
اگر تیم شما کارهای زیادی انجام می‌دهد، اما انجام آن‌ها بیش از حد دشوار شده است، این رویکردها می‌توانند آغازگر شکل‌گیری تیمی سالم‌تر، شادتر و کارآمدتر باشند.
و در پایان، یک نکته شخصی. زمانی که درباره بازتنظیم تیم فکر می‌کنید، فرصت بسیار خوبی است که شیوه رهبری خود را نیز بازنگری کنید. آیا کار بیش از حد زمان و انرژی شما را گرفته است؟ آیا مسئولیت‌های زیادی را خودتان بر عهده گرفته‌اید و به اندازه کافی اختیار را واگذار نمی‌کنید؟ این بهترین زمان است تا به این فکر کنید که شما، به‌عنوان رهبر تیم، به چه نوع بازتنظیمی نیاز دارید.
مرور سریع
آیا احساس می‌کنید تیم شما متوقف شده، درجا می‌زند یا شادابی گذشته را ندارد؟ بازتنظیم تیم می‌تواند بسیار ساده‌تر از چیزی باشد که تصور می‌کنید.
اگر تیم هدف و مقصود خود را از یاد برده است، بر همسو کردن دوباره تمرکز کنید. اگر اعضا احساس فاصله، نادیده گرفته شدن یا ناامیدی دارند، بر احیای پویایی تیم تمرکز کنید.
اولویت شما باید همسو کردن دوباره تیم باشد. این کار شامل رفع سوءتفاهم‌ها درباره مأموریت، اهداف، راهبردها و نقش‌های تیم است.
احیای پویایی تیم بیشتر بر نحوه همکاری اعضا تمرکز دارد تا صرفاً کارهایی که انجام می‌دهند. بنابراین عادت‌های ارتباطی و روابط بین‌فردی تیم را بازنگری و به‌روزرسانی کنید.
برای ثبت دیدگاه وارد حساب کاربری خود شوید.
