آموزش اکسس (Microsoft Access)

دسته بندی: آموزش آفیس

در این صفحه می خوانید :

معرفی مایکروسافت اکسس

مایکروسافت اکسس یک سیستم مدیریت پایگاه داده (DBMS) از مایکروسافت است که ترکیبی از رابط Microsoft Jet Database Engine با یک رابط کاربری گرافیکی و ابزارهای توسعه نرم افزار می باشد. این عضو از مجموعه برنامه های مایکروسافت آفیس شامل نسخه های حرفه ای و بالاتر بوده و یا به طور جداگانه فروخته می شود.

توسعه دهندگان نرم افزار، معماران داده ها و کاربران قوی می توانند از Microsoft Access برای توسعه نرم افزار استفاده کنند. مانند سایر برنامه های مایکروسافت آفیس، اکسس نیز توسط ویژوال بیسیک برای برنامه های کاربردی (VBA) پشتیبانی می شود. یک زبان برنامه نویسی مبتنی بر شی که می تواند اشیاء مختلفی از جمله DAO (اشیاء دسترسی به داده ها)، اشیاء داده ActiveX و بسیاری دیگر از اجزای ActiveX را ارجاع دهد. از اشیاء بصری در فرم ها و گزارش های اکسس استفاده شده است. روش ها و خواص آنها را در محیط برنامه نویسی VBA نشان داده می شود و ماژول های کد VBA ممکن است عملیات سیستم عامل ویندوز را اعلان کنند یا صدا بزنند.

کاربران حتی می توانند اسناد ورد و صفحات گسترده اکسل را در یک پایگاه داده Access یک جا جمع کنند. Forms Package به کاربران امکان می دهد تا با کشیدن عناصر فرم به روی یک صفحه خالی، فرم های سفارشی ایجاد کنند. این مرحله استفاده از آن را آسان می سازد. همچنین Report Wizard ایجاد گزارش را نیز آسان می کند.

اکسس نیز از ایجاد pass-through queries پشتیبانی می کند. این قطعه کد SQL می تواند از طریق استفاده از اتصالات ODBC در دستگاه محلی، منابع داده خارجی را مورد توجه قرار دهد. این کار کاربران را قادر می سازد با داده های ذخیره شده در خارج از برنامه Access بدون استفاده از جداول مرتبط یا Jet با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. کاربران با استفاده از نحو SQL که توسط منبع داده های خارجی پشتیبانی می شود، pass-through queries را ایجاد می کنند.

تاریخچه مایکروسافت اکسس

نسخه ۱٫۰ این نرم‌افزار در سال ۱۹۹۲ میلادی کمی پس از مایکروسافت ویندوز به عنوان یک DBMS پا به عرصه وجود نهاد و در طی سالهای متمادی، در رده خود به صدر رسید. در این نسخه این امکان فراهم شد تا بسته‌های پایگاه داده جداگانه بتوانند از طریق تکنولوژی اتصال پایگاه دادهٔ شی‌گرا ODBC با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. نسخه ۲٫۰ اکسس در سال ۱۹۹۴ وارد بازار شد. یکی از ویژگی‌های مهم این نسخه افزوده شدن موتور پایگاه داده جت Jet database engine بود که باعث شد اجرای پرس‌وجوها به صورت محسوسی سریعتر شود.

در سال 1993 Access 1.1 و در سال 1994 Access 2.0 عرضه شدند وهر نگارش جدید نمایانگر بهبود روزافزودن نگارش های قبلی است. ویژگی های ایجاد شده در نگارشهای 1.0 و 1.1 و 2.0 اکسس فناوری OLE در Table Designer به کاربران امکان می دهد تا پایگاه های داده حاوی تصاویر گرافیکی و فایل هایی ویدیویی و صوتی را علاوه بر متن و اعداد ایجاد کنند.

با آمدن ویندوز ۹۵ آفیس ۹۵ هم معرفی شد. در این نسخه از آفیس زبان VBA به صورت رسمی، زبان گسترش پشت همه نرم‌افزارهای آفیس شد.

در سال ۱۹۹۷ وب رو به گسترش بود و اکسس جدید با ابزارهایی برای تعامل با ابزارهای وب معرفی شد.

اکسس ۲۰۰۰ بهبودهای قابل توجهی در زمینه برنامه‌نویسی داشت. در این نسخه  ActiveX Data Objects یا ADO معرفی شد.

در اکسس ۲۰۰۲ قابلیت یکپارچگی ارجاعی referential integrity معرفی شد. افزوده شدن قابلیت‌های XML از دیگر ویژگی‌های این نسخه بود.

در نسخهٔ ۲۰۰۳ علاوه بر بهبود قابلیت‌های XML برخی ابزارهای بی‌همتا در زمینه برنامه‌نویسی و اشکال‌زدایی اضافه شدند.

پس از آن نسخه 2007، 2010، 2016 و 2019 آفیس معرفی شدند.

برخی از ویژگی های مایکروسافت اکسس

  • ایده آل برای کاربران فردی و تیم های کوچک
  • درک و استفاده آسان تر نسبت به پایگاه داده های client-server
  • Import  و export به دیگر نرم افزارهای مایکروسافت آفیس و سایر برنامه های کاربردی
  • استفاده از قالب های آماده برای کاربران معمولی برای ایجاد و انتشار داده ها
  • امکان برنامه نویسی و فرم سازی
  • ساخت و انتشار پایگاه داده های وب
  • دسترسی راحت تر و سریعتر به داده های پراکنده
  • استفاده از ویژگی کاربر پسند Tell Me برای کمک
  • امکان ایجاد راه حل های سفارشی با استفاده از کد VBA برای توسعه دهندگان
  • امکان ایجاد انواع گزارشات، پرس و جو ها و ..
  • امکان ایجاد خروجی گزارش ها در قالب PDF

کاربرد Microsoft Access

  • برنامه های شخصی
  • برنامه های کوچک کسب و کار
  • برنامه های اداری
  • برنامه های گسترده شرکتی
  • برنامه های Front-end برای پایگاه داده مشتری / سرور در سراسر جهان
  • برنامه های تحت وب
  • دسترسی به عنوان یک پلت فرم توسعه برای برنامه های شخصی

امکانات و ابزارهای مایکروسافت اکسس

کاربران می توانند جداول، پرس و جو ها، فرم ها و گزارش ها را ایجاد کنند و آنها را با ماکرو ارتباط دهند. کاربران پیشرفته می توانند از VBA برای نوشتن راه حل های غنی با استفاده از داده های پیشرفته و کنترل کاربر استفاده کنند. اکسس همچنین دارای ویژگی های ایجاد گزارش است که می تواند با هر منبع داده ای که Access بتواند دسترسی پیدا کند، کار کند.

مفهوم اصلی اکسس برای کاربران نهایی بوده تا قادر به دسترسی داده ها از هر منبعی باشند. ویژگی های دیگر عبارتند از واردات و صادرات داده ها import and export به فرمت های بسیاری از جمله Excel، Outlook، ASCII، DBase، Paradox، FoxPro، SQL Server و Oracle. همچنین دارای توانایی پیوند به داده های درونی خود برای مشاهده، پرس و جو، ویرایش و گزارش دادن است واجازه می دهد تا داده های موجود تغییر کند و اطمینان حاصل شود که Access  از آخرین اطلاعات استفاده می کند. این می تواند اتصالات ناهمگونی را بین مجموعه داده ذخیره شده در سیستم عامل های مختلف انجام دهد. اکسس اغلب توسط افرادی که داده ها را از پایگاه داده های سطح سازمانی برای دستکاری، تجزیه و تحلیل و گزارشات محلی بارگیری می کنند، استفاده می شود.

همچنین فرمت Jet Database به صورت MDB یا ACCDB وجود دارد که می تواند برنامه و داده ها را در یک فایل داشته باشد. این باعث می شود که برای توزیع کل برنامه به کاربر دیگری، که می تواند آن را در محیط های متصل اجرا کند بسیار مناسب باشد.

یکی از مزایای Access از دیدگاه برنامه نویسان، سازگاری نسبی با SQL (زبان پرس و جو ساختار یافته) است. دستورات SQL را می توان به طور مستقیم در ماکرو و ماژول VBA برای دستکاری جداول اکسس استفاده کرد. کاربران می توانند VBA و ماکروها را برای فرم ها و منطق برنامه ریزی ترکیب کنند و از امکانات object-oriented برخوردار باشند.

مایکروسافت اکسس پیشنهادات پارامتری را ارائه می دهد. این نمایش داده ها و جداول اکسس را می توان از برنامه های دیگر مانند VB6 و .NET از طریق DAO یا ADO ارجاع داد. با استفاده از VBA مایکروسافت اکسس می تواند روش های ذخیره شده پارامتری را از طریق ADO ارجاع دهد.

Microsoft Access یک پایگاه داده مبتنی بر فایل است. بر خلاف سیستم های مدیریت پایگاه داده ارتباطی مشتری (RDBMS)، مایکروسافت اکسس راه اندازی پایگاه داده ها triggers، stored procedures و transaction logging را انجام نمی دهد. اکسس 2010 شامل  table-level triggers و stored procedures ساخته شده به موتور اطلاعات ACE است. بنابراین در یک سیستم پایگاه داده Client-server نیازی به استفاده از stored procedures یا table triggers با اکسس2010 نیست. جداول، پرس و جو، فرم ها، گزارش ها و ماکروها اکنون به طور خاص برای برنامه های مبتنی بر وب در Access 2010 توسعه یافته است. ادغام با Microsoft SharePoint 2010 همچنین بسیار بهبود یافته است.

وارد کردن یا پیوند دادن منابع

مایکروسافت اکسس نیز می تواند به طور مستقیم به داده های ذخیره شده در سایر برنامه ها و پایگاه های داده واردات و یا لینک دهد.  نسخه های اکسس 2007 به بعد می توانند به موارد ذیل پیوند داده یا پیوند بگیرند :

  • Excel
  • SharePoint lists
  • Plain text
  • XML
  • Outlook
  • HTML
  • dBase (dropped in Access 2013; restored in Access 2016)
  • Paradox (with Access 2007; dropped in Access 2010)
  • Lotus 1-2-3 (dropped in Access 2010)
  • ODBC-compliant data containers : شامل Microsoft SQL Server ,Oracle, MySQL, PostgreSQL ,IBM Lotus Notes ,AS 400 DB2

اجزای مایکروسافت اکسس

  • جداول اطلاعاتي  Tables : جداول اطلاعاتي حاوي مفيدترين اطلاعات به صورت جدولي يا سطري ستوني مي باشند . هر سطر مي تواند در بر گيرنده اطلاعات يك قلم كالا يا يك شخص خاص باشد كه به آن يك ركورد مي گويند .هر ستون يك جدول اطلاعاتي ، اطلاعات يك مشخصه خاص از آن ركورد را ذخيره مي كند كه به آن يك فيلد گفته مي شود مانند نام شخص ، شماره پرسنلي يك كارمند و يا كد يك كالا.
  • پرس و جو ها  Queries : توسط Queryها مي توان اطلاعات مورد نيازمان را از يك يا چند جدول اطلاعاتي استخراج كرد اين كار از طريق انتخاب جداول اطلاعاتي حاوي اطلاعات مورد نظر ، برقراري ارتباط بين جداول ، انتخاب فيلدهاي مورد نياز از جداول انتخاب شده و اعمال شرطهاي لازم روي فيلدها صورت مي گيرد.
  • فرمها  Forms :فرمها در واقع رابط بين كاربر و اطلاعات ذخيره شده در جداول اطلاعاتي مي باشند . فرم ها مي توانند توسط كنترل هاي گرافيكي مانند جعبه متن ، جعبه ليست و ديگر كنترل هاي موجود در جعبه ابزار Access اطلاعات مورد نظر ما را از جداول اطلاعاتي نمايش دهند . و يا امكان اصلاح و افزودن ركورد به جداول اطلاعاتي را فراهم آورند. لازم به ذكر است كه هر فرم جهت انجام عمليات فوق روي داده ها از يك منبع داده استفاده مي كند كه منبع داده يك فرم را مي توان يكي از جداول يا پرس و جوهاي موجود انتخاب كرد.
  • گزارشها  Reports :توسط گزارش ها ميتوان اطلاعات استخراج شده از جداول اطلاعاتي را در قالب و شكل دلخواه بر روي كاغذ چاپ كرد .
  • ماكروها Macros : ماكروها با به كارگيري يك سري توابع قدرتمند از قبيل نوشتن اطلاعات در يك ركورد جدول اطلاعاتي ، فراخواني اطلاعات از نرم افزارهاي بانك اطلاعاتي ديگر ، ارسال اطلاعات به فرمتهاي مورد نياز برنامه هاي ديگر و غيره امكان انجام يك سري عمليات مهم را به سادگي و با سرعت زياد فراهم مي آورند .
  • ماژولها Modules : هر ماژول مي تواند شامل يك يا چند تابع يا زيربرنامه باشد كه به صورت اختصاصي Private يا عمومي Public تعريف ميشوند همچنين ثوابت مورد استفاده در كليه فرمهاي برنامه را نيز ميتوان در اينجا به صورت Public تعريف كرد . اين توابع را مي توان از درون فرمهاي ديگر فراخواني كرد و يا در پرس و جوها و ماكروها از آنها استفاده كرد توابع بر خلاف زيربرنامه ها هميشه مقداري را به عنوان خروجي به برنامه فراخواننده باز مي گردانند . به عنوان مثال تابع زير با دريافت تاريخ توليد و مدت اعتبار يك فراورده ، تاريخ انقضاي آن را محاسبه و به برنامه فراخواننده برمي گرداند .
آیا این نوشته را دوست داشتید؟