آموزش اکسل

دسته بندی: آموزش آفیس

مایکروسافت اکسل

در این صفحه می خوانید :

معرفی نرم افزار مایکروسافت اکسل(Microsoft Excel)

مایکروسافت اکسل صفحه گسترده ای است که توسط مایکروسافت برای ویندوز، macOS، اندروید و iOS ساخته شده است. اکسل دارای ابزارهای محاسبه، ابزار گرافیکی، جداول محوری و یک زبان برنامه نویسی ماکرو ویژوال بیسیک برای برنامه های کاربردی است. این صفحه گسترده برای این سیستم عامل ها است، به خصوص از نسخه 5 در سال 1993، جایگزین لوتوس به عنوان استاندارد صنعت برای صفحات گسترده است. اکسل بخشی از مجموعه نرم افزاری مایکروسافت آفیس است.
مایکروسافت اکسل دارای خصوصیات اصلی تمام نرم افزارهای صفحه گسترده است. با استفاده از جداولی متشکل از ردیف ها و ستون ها می توان، داده ها و اطلاعات را سازماندهی کرد و با استفاده از همین داده ها، به انجام محاسبات پرداخت.

توابع عرضه شده در اکسل برای پاسخگویی به نیازهای آماری، مهندسی و مالی است. علاوه بر این، اکسل می تواند داده ها را به صورت نمودارهای خطی، هیستوگرام ها و نمودارها با نمایش گرافیکی سه بعدی بسیار محدود نمایش دهد.

امکانات و کاربردها

مایکروسافت اکسل ابزاری همه کاره و بسیار متنوع است و می تواند تقریبا برای هر چیزی که می توانید تصور کنید استفاده شود. یشترین کاربردهای این صفحه گسترده در تجزیه و تحلیل اعداد و صورتهای مالی، ترسیم نمودارها، تهیه لیستهای مختلف، تهیه داشبورهای مدیریتی، تهیه گرافها و نمودارهای مختلف و خودکار کردن برخی فعالیتهای تکراری می باشد. برخی از استفاده های اکسل عبارتند از:

  • برنامه ها Agendas
  • بودجه بندی ها Budgets 
  • تقویم Calendars
  • کارت ها Cards
  • نمودارها Charts and Diagrams
  • ابزارهای مالی Financial Tools (Loan calculators etc.)
  • آگهی ها Flyers
  • فرم ها Forms
  • فهرست موجودی ها Inventories
  • فاکتورها و صورتحساب ها Invoices
  • لیست ها و چک لیست های انجام شده Lists and to-do checklists
  • برنامه ریزی ها Planners
  • برنامه ها و پیشنهادات Plans and proposals
  • گزارشات Reports
  • زمانبندی و برنامه ریزی Schedules
  • برگه های زمان Timesheet

مزایای نرم افزار اکسل

  • توان بالا در تجزیه و تحلیل داده ها
  • استفاده آسان و در دسترس بودن
  • انعطاف پذیری و قابلیت تطابق بالا
  • ساخت نمودارها، گراف ها، هیستوگرام هاو ..
  • امکان برقراری ارتباط بابقیه نرم افزارهای مجموعه آفیس
  • قابلیت استاندارد سازی و فرموله کردن فرآیندها
  • فرمت بندی متغیر Conditional formatting
  • هوشمندی کافی در کمک به کاربر
  • قابلیت ماکرو نویسی و صرفه جویی در زمان
  • قابلیت برنامه نویسی به کمک ویژوال بیسک

معایب نرم افزار اکسل

  • نیاز به تسلط بالا در کاربری های پیچیده
  • عدم سازگاری با سیستم عامل های دیگر
  • امنیت پایین
  • بالا بودن امکان بروز خطاهای سهوی کاربران
  • امکانات تحت شبکه ضعیف
  • دشواری خطایابی در فرمولهای طولانی
  • احتمال بالای از دست رفتن اطلاعات
  • امکانات ضعیف کنترلی
  • قابلیت نه چندان کارآمد معتبر سازی داده ها

برنامه نویسی و ایجاد ماکرو در اکسل

نسخه های ویندوزی نرم افزار اکسل از برنامه نویسی با استفاده از VBA که نوعی از زبان برنامه نویسی ویژوال بیسیک است، پشتیبانی می کنند. برنامه نویسی با استفاده از VBA اجازه می دهد تا عملیاتی را که با استفاده از خصوصیات اصلی اکسل نمی شود آن را انجام داد، امکان پذیر گردد. با VBA می توان به اکسل ویژگی های جدیدی اضافه نمود.

امکان برنامه نویسی ویژوال بیسیک برای برنامه های کاربردی به کاربر اجازه می دهد طیف گسترده ای از روش های عددی را برای مثال حل معادلات دیفرانسیل ریاضی فیزیک استفاده کند و سپس نتایج را به صفحه گسترده گزارش دهد. همچنین دارای ویژگی های تعاملی متنوعی است که اجازه می دهد تا رابط کاربری به طور کامل صفحه گسترده را از کاربر پنهان کند، بنابراین صفحه گسترده خود را به عنوان یک برنامه با یک نام خاص از طریق یک رابط کاربری سفارشی طراحی شده برای مثال تحلیلگر سهام یا به عنوان یک ابزار طراحی که سوالات کاربر را پاسخ می دهد و پاسخ ها و گزارشات را ارائه می دهد، معرفی و مورد استفاده قرار می گیرد. اکسل می تواند به طور خودکار با استفاده از پایگاه داده های خارجی و ابزارهای اندازه گیری، داده ها را مورد ارزیابی قرارداده و با تجزیه و تحلیل نتایج، گزارشات را به صورت  Word یا نمایش اسلاید پاورپوینت آماده کرده و آنها را به صورت منظم به یک لیست از افراد ایمیل کند. با همه ی اینها اکسل برای استفاده به عنوان پایگاه داده طراحی نشده است.

ارتباط با سایر برنامه های ویندوز

برنامه های ویندوز مانند مایکروسافت آفیس و مایکروسافت ورد و همچنین اکسل می توانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و از قابلیت های یکدیگر استفاده کنند. رایج ترین آن، تبادل داده های پویا است. این یک روش معمول برای ارسال داده بین برنامه های در حال اجرا بر روی ویندوز است.

افزودنی ها (Add-ins)

با استفاده از افزودنی ها می توان ویژگی های اضافی و جدید به اکسل افزود، از جمله:

  • Analysis ToolPak : ابزار تجزیه و تحلیل داده ها برای تجزیه و تحلیل آماری و مهندسی (شامل تجزیه و تحلیل واریانس و تجزیه و تحلیل رگرسیون)
  • Analysis ToolPak VBA : توابع VBA برای تجزیه و تحلیل ToolPak
  • Euro Currency Tools : ابزارهای تبدیل و قالب بندی برای ارز یورو
  • Solver Add-In : ابزار برای بهینه سازی و حل معادلات
  • و...

توابع در اکسل

برای انجام عملیات تکراری وپیچیده از توابع تعریف شده در اکسل می توان استفاده کرد. توابع در اکسل با توجه به نوع کاربرد به گروه های مختلفی تقسیم بندی شده اند که عبارتند از :

  • Financial مالی
  • Date & time تاریخ و زمان
  • Math & Trig ریاضی و مثلثات
  • Statistical آماری
  • Lookup & reference آدرس دهی و جستجو
  • Database بانک اطلاعاتی
  • Textمتن
  • Logical منطقی
  • Information اطلاعاتی

نمودارها در اکسل

نمودارها در اکسل

اکسل نمودارها، گراف ها و هیستوگرام های تولید شده از گروه های مشخص سلول را پشتیبانی می کند. جزء گرافیکی تولید شده می تواند در ورق کنونی جاسازی شود یا به عنوان یک شی جداگانه اضافه شود.اگر محتویات سلولها تغییر کند، نمودارها به صورت پویا به روز می شوند. برخی از انواع نمودارهای اکسل عبارتند از :

  • نمودار های ستونی Column Chart : نمودار هایی که اطلاعات داده ها را در نوار هایی عمودی نشان می دهد.
  • نمودار های خطی Line Chart : نمودار هایی که اطلاعات مربوط به داده ها را به صورت خطوطی پیوسته نمایش می دهد.
  • نمودار دایره ای Pie Chart : نموداری است که اطلاعات مربوط به داده ها را، با توجه به مقدارشان در بخشی از مساحت یک دایره نمایش می دهد. جدا کردن بخش ها در نمودار دایره ای، نسبت و تناسب میان اجزای نموداری را تعیین می کند.
  • نمودار میله ای: دقیقا شبیه به نمودار های ستونی هستند، با این تفاوت که نمایششان به صورت افقی است.
  • نمودار مساحتی:شبیه به نمودار های خطی هستند با این تفاوت که مساحت زیر هر خط پر می شود.
  • نمودار پراکندگی Scatter Plot : این نمودار جهت رسم نقاط بر روی محورهای مختصات و رسم معادلات ریاضیاتی می باشد. در واقع در این نمودار با وارد کردن زوج مرتب های x و y مقادیر هر زوج مرتب به صورت یک نقطه بر روی محورهای مختصات رسم میگردد.
  • نمودار حبابی Bubble Chart : این نمودار همانند نمودار پراکندگی می باشد، با این تفاوت که توانایی نمایش سه ویژگی به صورت همزمان را دارا می باشد به گونه ای که دو ویژگی X و Y بر روی محورها مشخص می گردد و ویژگی سوم با اندازه حباب مشخص می شود.
  • نمودار رادار Radar Chart : در حالاتی که بخواهیم بیش از سه ویژگی را برای گزینه های متفاوت بر روی یک نمودار نمایش دهیم، بهترین گزینه پیش رو نمودار راداری می باشد. برای مثال سه گزینه برای خرید خانه داریم و ۵ معیار تصمیم گیری مانند هزینه، محل و ….. برای تصمیگیری. در این حالت نمودار راداری هر معیار تصمیم گیری را بر روی یک محور نشان می دهد و مقادیر را بر روی محورهای مختلف با استفاده از خط به یک دیگر وصل می نماید.
  • نمودار شمعی Candel Chart : این نمودار که برای اولین بار توسط ژاپنی ها مطرح گردید، به طور عمده در بورس به منظور تحلیل های تکنیکال و پیش بینی روند کاربرد دارد. در این نمودار قیمتهای باز شدن، بسته شدن، ماکسی مم و مینیمم قیمت هر سهم در هر روز به صورت یک شمع نمایش داده می شود که رنگ آن شمع مشخص کننده نوع روند (مثبت یا منفی بودن) آن روز می باشد. در حالت خاصی از آن نمودار، علاوه بر موارد مذکور، حجم معاملات آن روز نیز در پایین نمودار نمایش داده می شود.
  • نمودار شمعی Candel Chart :این نمودار که برای اولین بار توسط ژاپنی ها مطرح گردید، به طور عمده در بورس به منظور تحلیل های تکنیکال و پیش بینی روند کاربرد دارد. در این نمودار قیمتهای باز شدن، بسته شدن، ماکسی مم و مینیمم قیمت هر سهم در هر روز به صورت یک شمع نمایش داده می شود که رنگ آن شمع مشخص کننده نوع روند (مثبت یا منفی بودن) آن روز می باشد. در حالت خاصی از آن نمودار، علاوه بر موارد مذکور، حجم معاملات آن روز نیز در پایین نمودار نمایش داده می شود.
  • نمودار هیستوگرام Histogram Chart : این نوع نمودار جهت نموایش نوع پراکندگی مقادیر در یک جامعه (گروه) مورد استفاده قرار میگیرد و هدف از استفاده از ان تعیین مرکزیت داده ها و حالت پراکندگی آنها می باشد. این نوع نمودار در ورژنهای قدیمی اکسل از طریق افزونه Analysis Toolpak  قابل ترسیم است ولی در نسخه ۱۶ اکسل، این نمودار به مجموعه نمودارهای اکسل اضافه شده است.
  • نمودار نقشه درختی TreeMap Chart : این نمودار که در نسخه ۲۰۱۶ اکسل، به آن اضافه شده است و جزء نمودارهای نمایش سلسله مراتب میان داده ها می باشد، جهت نمایش درصد مشارکت هر گروه و زیر گروهها در یک رویداد مناسب می باشد، برای مثال اگر بخواهیم مشخص کنیم که کدام گروه از کالاها بیشترین فروش را داشته و در هر گروه کدام کالا سهم بیشتری از فروش را دارد، این نمودار بسیار مناسب می باشد.
  • نمودار خورشیدی SunBurst Chart : این نمودار همانند نمودار نقشه درختی می باشد و جهت نمایش مقادیر و سلسله مراتب داده ها به صورت تواما به کار برده می شود.در نسخه های پیشین اکسل با ترکیب چند نمودار دایره ای و با زحمت فراوان می توانستیم این نمودار را ایجاد نماییم ولی در نسخه ۲۰۱۶ اکسل، این نمودار به لیست نمودارهای اکسل اضافه شده است.
  • نمودار آبشاری Waterfall Chart :این نمودار به منظور بررسی مقادیر تجمعی از یک ویژگی به کار گرفته می شود که در نسخه های قدیمی اکسل با استفاده از حالت تجمعی نمودار ستونی، این نمودار ترسیم می شود ولی در نسخه ۲۰۱۶ این نمودار به مجموعه نمودارهای پیش فرض اکسل اضافه شده است.
  • نمودار مساحتی سه بعدی :این نمودار ها به شما اجازه می دهد تا نمودار داده ها را به صورت سه بعدی نمایش دهید. این نمودار با مجموعه ی بسیار بزرگ از داده ها بهترین عملکرد را دارند و به شما این امکان را می دهد تا در آنِ واحد اطلاعات مختلفی را مشاهده کنید.

رقبای مایکروسافت اکسل

در حالی که مایکروسافت اکسل پراستفاده ترین صفحه گسترده در جهان است، برخی از گزینه های مناسب و معقول که بسیار ارزان تر هستند نیز وجود دارد. در حالی که آنها ممکن است عملکرد مشابه مایکروسافت اکسل ارائه دهند، برای کاربران مبتدی و متوسط مناسب هستند:

  • OpenOffice.Org : این احتمالا بهترین جایگزین برای مایکروسافت آفیس و مایکروسافت اکسل است. صفحه گسترده خوب است، اما به خوبی با مایکروسافت اکسل رقابت نمی کند. این عملکرد مناسب برای کاربران مبتدی و متوسطه دارد اما واقعا از لحاظ قابلیت و سهولت استفاده خوب نیست.
  •  Google Documents : گوگل اولین شرکتی بود که برنامه های اداری را به ابر (cloud) منتقل کرد. این ویژگی به شما اجازه می دهد تا از هر نقطه از جهان تا زمانی که به اینترنت اتصال دارید به صفحات گسترده خود دسترسی داشته باشید. این خدمات پایه رایگان و محبوب هستند اما از نظر مایکروسافت اکسل کارایی خوبی ندارند. بزرگترین مزیت اسناد Google این است که همکاری و به اشتراک گذاری راحت و سریع است.
  • Lotus Symphony : اساسا یک مشتق از Open Office (که منبع باز است) می باشد. این محصول رایگان توسط IBM پشتیبانی می شود و قابلیت های بیشتری از Open Office ارائه می دهد و یک رقیب مناسب برای مایکروسافت اکسل است. با این وجود، هنوز عملکرد بسیار زیادی دارد و اکسل را جایگزین نمی کند.
  • Lotus 123 :یکی از بهترین رقبا برای مایکروسافت اکسل است. عملکرد آن بسیار مشابه اکسل است و شما توانایی وارد کردن یا صادر کردن صفحات گسترده اکسل را دارید. با حمایت IBM ، Lotus 123 یک جایگزین عالی برای اکسل است، با این حال مزیتی که اکسل دارد این است که به طور گسترده در دنیای کسب و کار استفاده می شود.
آیا این نوشته را دوست داشتید؟