چگونه با مدیرِ مدیرتان جلسه‌ای موفق داشته باشید (HBR)

این مقاله در مجله کسب و کار هاروارد منتشر شده که منبعی معتبر و ارزشمند در حوزه کسب و کار است.

نویسنده: ملودی وایلدینگ

ترجمه شده توسط تیم گیت (Git.ir)

تا چه اندازه مدیرِ مدیرتان را می‌شناسید؟ تاکنون چقدر بدون حضور مدیر مستقیمتان با او وقت گذرانده‌اید؟ اگر مانند بیشتر متخصصانی باشید که با آن‌ها کار می‌کنم، احتمالاً پاسخ هر دو سؤال «خیلی کم» است. بااین‌حال، مدیریت رو به بالا فقط به تأثیرگذاری بر مدیر مستقیم شما محدود نمی‌شود. این مهارت همچنین مستلزم آن است که با مدیران رده‌های بالاتر زنجیره فرماندهی خود، از جمله «مدیرِ مدیرتان» یا «رئیس بزرگ»، نیز رابطه برقرار کنید.

یکی از مؤثرترین راه‌ها برای ایجاد ارتباط با مدیران رده بالاتر، برگزاری جلسه Skip-Level است؛ یعنی یک جلسه دونفره میان شما و مدیرِ مدیرتان. این جلسه فرصتی فراهم می‌کند تا مستقیماً با مدیری ارشد گفت‌وگو کنید؛ فردی که معمولاً دسترسی یا تعامل منظم زیادی با او ندارید. برگزاری این جلسات کمک می‌کند نه‌تنها در نقش خود عملکرد مؤثرتری داشته باشید، بلکه با اهداف سازمان همسو بمانید، اطلاعات بیشتری به دست آورید و بیشتر دیده شوید. این جلسات به شما کمک می‌کنند:

• دید گسترده‌تری به دست آورید. ارتباط مستقیم با مدیرِ مدیرتان به شما کمک می‌کند با جهت‌گیری راهبردی کلان شرکت همسو شوید و پروژه‌ها و ابتکارهایی را مطرح کنید که با اولویت‌های مدیران ارشد هماهنگ هستند.

• سرمایه اجتماعی ایجاد کنید. ایجاد رابطه‌ای خوب با مدیرِ مدیرتان، پایه‌های اعتماد را شکل می‌دهد؛ اعتمادی که در دوران تغییر، جابه‌جایی و عدم اطمینان بسیار ارزشمند خواهد بود.

• حمایت بیشتری جلب کنید. این جلسات فرصتی هستند تا دستاوردهای خود را معرفی کنید، منابع موردنیاز تیمتان را درخواست کنید و خود را برای رشد بیشتر در سازمان مطرح کنید.

در ادامه می‌بینید چگونه می‌توانید چنین جلسه‌ای را برنامه‌ریزی، برگزار و از آن به نفع خود و کل سازمان استفاده کنید.

فرهنگ سازمانتان را در نظر بگیرید

برای بسیاری از افرادی که آن‌ها را کوچینگ می‌کنم، فکر کردن به تعامل مستقیم با مدیرِ مدیرشان ترسناک است. تردید به سراغشان می‌آید و نگران می‌شوند که وقت یک مدیر ارشد را تلف کنند یا این‌طور به نظر برسد که «بیش از حد تلاش می‌کنند». این نگرانی‌ها کاملاً قابل درک هستند. مدیریت رابطه با مدیرِ مدیرتان نیازمند حفظ تعادل ظریفی است. اگر از حد بگذرید، ممکن است این‌گونه برداشت شود که می‌خواهید مدیر مستقیم خود را دور بزنید.

بنابراین با احتیاط عمل کنید. پیش از آنکه برای برگزاری یک جلسه Skip-Level اقدام کنید، فرهنگ سازمان خود را در نظر بگیرید و ببینید چنین درخواستی چگونه برداشت خواهد شد. آیا از آن استقبال می‌شود یا تهدید تلقی خواهد شد؟ برخی شرکت‌ها ارتباطات باز را تشویق می‌کنند، در حالی که برخی دیگر ساختارهای سلسله‌مراتبی‌تری دارند. به تعامل‌های قبلی و بازخوردهای مدیر مستقیمتان فکر کنید. آیا او پیش‌تر شما را به ابتکار عمل تشویق کرده است یا همیشه توصیه کرده محتاط‌تر باشید؟ پاسخ این سؤال‌ها می‌تواند نشان دهد که احتمالاً درخواست شما را چگونه ارزیابی خواهد کرد.

مدیر مستقیمتان را در جریان قرار دهید

اگر تصمیم گرفتید این مسیر را ادامه دهید، شفافیت اهمیت زیادی دارد. زمانی را انتخاب کنید که بتوانید در فضایی خصوصی و صریح با مدیر مستقیم خود گفت‌وگو کنید. توضیح دهید چرا فکر می‌کنید برگزاری یک جلسه Skip-Level هم برای شما و هم برای تیم مفید خواهد بود. برای مثال، می‌توانید توضیح دهید که این جلسه به شما کمک می‌کند تصمیم‌های آگاهانه‌تری بگیرید، رفت‌وبرگشت‌های غیرضروری را کاهش دهید یا از غافلگیری‌های لحظه آخری که زمان و منابع ارزشمند را هدر می‌دهند جلوگیری کنید. تأکید کنید که هدفتان تضعیف یا دور زدن مدیرتان نیست، بلکه می‌خواهید درک بهتر و هماهنگی بیشتری با سازمان پیدا کنید. مدیرتان از اینکه انگیزه واقعی شما را بداند، قدردانی خواهد کرد.

پرسیدن سؤال‌هایی مانند «به نظر شما چطور می‌توانم بیشترین استفاده را از این جلسه ببرم؟» یا «فکر می‌کنید بهتر است درباره چه موضوعاتی صحبت کنم؟» نشان می‌دهد که برای تجربه و تخصص مدیرتان احترام قائل هستید و این درخواست را بخشی از یک همکاری مشترک می‌دانید. اگر مدیرتان تردید داشت یا پیشنهاد کرد زمان مناسب‌تری را برای این جلسه انتخاب کنید، به حرفش گوش دهید. ممکن است او از مسائل و ملاحظات سازمانی آگاه باشد که شما از آن‌ها اطلاعی ندارید.

هدفتان را مشخص کنید

نمی‌خواهید با آمادگی ناکافی، به زمان مدیرِ مدیرتان بی‌احترامی کنید؛ بنابراین از قبل هدف خود را مشخص کنید. آیا می‌خواهید انتظارات را شفاف کنید؟ برداشت فعلی خود را توضیح دهید و از او بخواهید آن را تأیید یا اصلاح کند. آیا به دنبال راهنمایی هستید؟ چالش‌ها یا فرصت‌های مشخصی را که با آن‌ها روبه‌رو هستید و راهکاری را که در نظر دارید بیان کنید و بپرسید او در گذشته با موقعیت‌های مشابه چگونه برخورد کرده است. آیا می‌خواهید اطلاعاتی ارائه دهید؟ خلاصه‌ای روشن و مختصر ارائه کنید و داده‌ها را متناسب با علایق یک مدیر ارشد، با تمرکز بر نتایج و تأثیر، تنظیم کنید.

سؤال‌های قدرتمند آماده کنید

صرف‌نظر از اینکه هدفتان از این گفت‌وگو چیست، مهم‌ترین وظیفه شما گوش دادن است. از قانون 70/30 پیروی کنید؛ یعنی تلاش کنید فقط 30 درصد زمان صحبت کنید و اجازه دهید مدیرِ مدیرتان 70 درصد زمان را صحبت کند. هرچه بیشتر گوش دهید، بیشتر از تجربه‌ها و بینش‌های او بهره‌مند می‌شوید و راحت‌تر می‌توانید نکته‌های ظریف و غیرآشکار را درک کنید.

علاوه بر این، مجبور می‌شوید در صحبت کردن مختصر، هدفمند و دقیق باشید. سهم شما از گفت‌وگو بیشتر باید صرف پرسیدن سؤال‌های درست شود؛ سؤال‌هایی که تفکر راهبردی شما را نشان دهند و به روشن‌تر شدن موضوع کمک کنند. برای مثال:

• از دیدگاه شما، مهم‌ترین چالش‌هایی که تیم ما باید روی آن‌ها تمرکز کند چیست؟

• با توجه به استراتژی بلندمدت شرکت، آینده نقش تیم ما را چگونه می‌بینید؟

• با توجه به مشاهدات شما، چگونه می‌توانم در نقش فعلی‌ام رشد کنم تا هم از تیم خودمان و هم از کل سازمان بهتر حمایت کنم؟

• به نظر شما باید کدام روندها یا تغییرات بازار را با دقت دنبال کنیم و از آن‌ها درس بگیریم؟

• وقتی شرکت را در 5 یا 10 سال آینده تصور می‌کنید، امیدوارید به چه نقاط عطف مهمی رسیده باشد؟

• با توجه به چالش‌هایی که صنعت ما با آن‌ها روبه‌روست، چه چیزی باعث می‌شود همچنان خوش‌بین بمانید؟

رابطه را تقویت کنید

ایجاد یک رابطه واقعی و معنادار با هر فردی، به‌ویژه مدیرِ مدیرتان، مستلزم آن است که به‌طور مداوم احترام، صداقت و روحیه پیش‌قدم بودن را نشان دهید. قدردانی تأثیر زیادی دارد؛ بنابراین همیشه پس از جلسه، ایمیلی برای تشکر از زمانی که در اختیارتان گذاشته است ارسال کنید. همچنین می‌توانید مهم‌ترین نکته‌های جلسه را مرور کنید یا توضیح دهید که چگونه قصد دارید از توصیه‌های او استفاده کنید.

پایبندی به تعهدات نیز اهمیت زیادی دارد. اگر گفته‌اید درباره موضوع یا سؤالی دوباره پیگیری خواهید کرد، حتماً به وعده خود عمل کنید تا نشان دهید فردی قابل اعتماد هستید. همچنین می‌توانید پیشنهاد دهید هر سه ماه یک‌بار چنین جلسه‌ای برگزار شود و در اولین فرصت آن را در تقویم ثبت کنید.

سرمایه‌گذاری روی روابط رو به بالا، مانند رابطه با مدیرِ مدیرتان، به برنامه‌ریزی، فروتنی و پشتکار نیاز دارد. در نهایت، رهبری فقط به مدیریت افرادی که زیر نظر شما هستند محدود نمی‌شود، بلکه به توانایی مدیریت پیچیدگی‌های سطوح بالاتر سازمان نیز بستگی دارد.