آنچه در این صفحه می خوانید :
معرفی نرم افزار اکسل (Excel)
اکسل (Excel) نرم افزار صفحه گسترده و بخشی از مجموعه نرم افزار مایکروسافت آفیس است که توسط مایکروسافت برای ویندوز، مک، اندروید و آی او اس (iOS) ایجاد شده است. اکسل دارای ابزارهای محاسبه، ابزار گرافیکی، جداول محوری و یک زبان برنامه نویسی ماکرو VBA است.
مایکروسافت اکسل دارای خصوصیات اصلی تمام نرم افزارهای صفحه گسترده است. با استفاده از جداولی متشکل از ردیف ها و ستون ها می توان، داده ها و اطلاعات را سازماندهی کرد و با استفاده از همین داده ها، به انجام محاسبات پرداخت. توابع عرضه شده در اکسل برای پاسخگویی به نیازهای آماری، مهندسی و مالی است. علاوه بر این، اکسل می تواند داده ها را به صورت نمودارهای خطی، هیستوگرام ها و نمودارها با نمایش گرافیکی سه بعدی بسیار محدود نمایش دهد.
تاریخچه اکسل (Excel)
در ابتدا مایکروسافت در سال 1982 یک برنامه صفحه گسترده با نام Multiplan به بازار عرضه کرد. Multiplan در سیستم های CP / M بسیار محبوب شد، اما در سیستم های MS-DOS محبوبیت خود را با ظهور Lotus 1-2-3 از دست داد. مایکروسافت اولین نسخه اکسل را برای مکینتاش در 30 سپتامبر 1985 منتشر کرد و اولین نسخه ویندوز 2.05 (برای همگام سازی با نسخه Macintosh نسخه 2.2) در نوامبر 1987 منتشر شد.
اکسل بسیاری از ترفندهای رابط کاربری در ابتدای ظهور صفحه گسترده را ارائه می دهد. این برنامه سلول های سازمان یافته در ردیف ها و ستون ها را نمایش می دهد و هر سلول ممکن است حاوی داده یا یک فرمول، با ارجاعات نسبی یا مطلق به سلول های دیگر باشد.
اکسل اولین صفحه گسترده ای بود که به کاربر اجازه می دهد ظاهر صفحه گسترده (فونت ها، ویژگی های شخصیت و ظاهر سلول) را تعریف کند. همچنین، اعتبار سلول هوشمند را معرفی کرد، به این صورت که محتوای سلول با توجه به محاسبات دیگر سلول ها تغییر می کند و بروزرسانی می شوند.
مزایا و معایب نرم افزار اکسل (Excel)
مایکروسافت اکسل یک استاندارد برای نرم افزار صفحه گسترده است و اغلب ابزار ضروری برای بودجه بندی، پیش بینی مالی و ورود اطلاعات است. با این حال، مانند هر نرم افزاری، اکسل نیز کامل نیست. قبل از هر تصمیم، جوانب مثبت و منفی را با هم مقایسه کنید تا تصمیم بگیرید که آیا Excel برای شما مناسب است یا خیر.
مزایا
- سازمان داده
یکی از بزرگترین مزایای اکسل عملکرد اصلی آن است: امکان سازماندهی مقادیر زیادی از داده ها در صفحه گسترده و نمودارهای منظم. با داده های سازمان یافته، تجزیه و تحلیل و هضم آن بسیار ساده است، به خصوص هنگامی که برای ایجاد نمودارها و سایر نمایش داده های ویژوال استفاده می شود.
- فرمول و ویژگی های محاسبه
اکسل تقریباً بلافاصله تعداد را خرد می کند، و محاسبات دسته ای را بسیار ساده می شود. بسته به درک و مهارت شما در اکسل، فرمول ها و معادلات برای محاسبه سریع هر دو معادله ساده و پیچیده با استفاده از مقادیر زیادی از داده ها به کار می رود.
- پشتیبانی Third-Party
در اصل اکسل استانداردی برای نرم افزارهای صفحه گسترده محسوب می شود و از این رو از پشتیبانی قابل توجهی در تعدادی از سیستم عامل ها، از جمله تلفن های هوشمند و تبلت برخوردار است. همچنین اکثر برنامه های صفحه گسترده از ایمپورت کردن فایل های اکسل به قالب های بومی خود و صادرات صفحه گسترده خود به عنوان فایل های اکسل پشتیبانی می کنند.
- ادغام در سایر برنامه های آفیس
به عنوان بخشی از مجموعه مایکروسافت Office، اکسل تقریباً با هر نرم افزار دیگری در Office کار می کند. صفحات گسترده اکسل را می توان به راحتی به اسناد ورد (Word) و پاورپوینت اضافه کرد تا گزارش ها یا ارائه های ویژوال پویا تری ایجاد کند.
معایب
- منحنی یادگیری
در حالی که تقریباً هرکسی می تواند اکسل را انتخاب کرده و نوشتن جداول را شروع کند، بهره‌مندی از مزایای کامل ویژگی های آن تمرین زیادی را می طلبد. کاربرانی که با سینتکس Excel ناآشنا هستند، ممکن است زمان زیادی را برای یادگیری صرف کنند.
- خطاهای محاسبه
در حالی که توابع محاسبه اتوماتیک اکسل اکثر محاسبات دسته ای را در مقیاس بزرگ آسان می کند، یافتن خطا کار مشکلی است. اکسل هیچ وسیله ای برای بررسی خطای انسانی در هنگام ورود داده ها ندارد، به این معنی که اطلاعات نادرست می تواند همه نتایج را تغییر دهد.
- زمان بر
وارد کردن داده به صورت دستی در Excel می تواند مدت زمان زیادی طول بکشد، به خصوص اگر داده زیادی برای ورود دارید. مقدار زمانی که برای دستیابی به داده های دستی لازم است می تواند بسیار ناکارآمد باشد و می تواند منجر به بی حوصلگی و از دست دادن تمرکز در ورود داده شود.
ارتباط اکسل (Excel) با سایر برنامه های ویندوز
برنامه های ویندوز مانند مایکروسافت آفیس و مایکروسافت ورد و همچنین اکسل می توانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و از قابلیت های یکدیگر استفاده کنند. رایج ترین آن، تبادل داده های پویا است. این یک روش معمول برای ارسال داده بین برنامه های در حال اجرا بر روی ویندوز است.
رقبای مایکروسافت اکسل (Excel)
در حالی که مایکروسافت اکسل پراستفاده ترین صفحه گسترده در جهان است، برخی از گزینه های مناسب و معقول که بسیار ارزان تر هستند نیز وجود دارد. در حالی که آنها ممکن است عملکرد مشابه مایکروسافت اکسل ارائه دهند، برای کاربران مبتدی و متوسط مناسب هستند:
OpenOffice.Org
این احتمالا بهترین جایگزین برای مایکروسافت آفیس و مایکروسافت اکسل است. دارای ویژگی های مناسبی است، اما به خوبی با مایکروسافت اکسل رقابت نمی کند. عملکرد مناسب برای کاربران مبتدی و متوسطه دارد اما واقعا از لحاظ قابلیت و سهولت استفاده خوب نیست.
Google Documents
گوگل اولین شرکتی بود که برنامه های آفیس را به ابر (cloud) منتقل کرد. گوگل دارای برنامه Google Sheets است و می توانید از هر نقطه از جهان تا زمانی که به اینترنت متصل هستید به صفحات گسترده خود دسترسی داشته باشید. این سرویس رایگان است اما در مقابل مایکروسافت اکسل کارایی خوبی ندارند. بزرگترین مزیت در Google Document این است که همکاری و به اشتراک گذاری راحت و سریع است.
Lotus Symphony
اساسا یک مشتق از Open Office می باشد. این محصول رایگان توسط IBM پشتیبانی می شود و قابلیت های بیشتری از Open Office ارائه می دهد و یک رقیب مناسب برای مایکروسافت اکسل است. با این وجود، هنوز از لحاظ عملکرد نمی توان جایگزین اکسل کرد.
Lotus 123
یکی از بهترین رقبا برای مایکروسافت اکسل است. عملکرد آن بسیار مشابه اکسل است و شما توانایی وارد کردن یا صادر کردن صفحات گسترده اکسل را دارید. با حمایت IBM، Lotus 123 یک جایگزین عالی برای اکسل است، با این حال مزیتی که اکسل دارد این است که به طور گسترده در دنیای کسب و کار استفاده می شود.
ویژگی های اکسل (Excel)
عملیات اساسی
مایکروسافت اکسل ویژگی های اساسی کلیه صفحات گسترده را دارد، با استفاده از یک شبکه سلول که در ردیف های شماره گذاری شده و ستون هایی در letter-named قرار گرفته اند تا سازماندهی دستکاری داده ها مانند عملیات حساب انجام شود. این دستگاه دارای یک مخزن از توابع ارائه شده برای پاسخگویی به نیازهای آماری، مهندسی و مالی است. علاوه بر این، می تواند داده ها را به عنوان نمودارهای خطی، هیستوگرام ها و نمودارها و با یک نمایش گرافیکی سه بعدی بسیار محدود نمایش دهد. به بخش بندي داده ها اجازه مي دهد تا وابستگي های آن را از عوامل مختلف براي ديدگاه هاي مختلف مشاهده كنند.
اکسل جنبه برنامه نویسی دارد و VBA به کاربر این امکان را می دهد تا از طیف گسترده ای از روش های عددی استفاده کند. به عنوان مثال، برای حل معادلات دیفرانسیل فیزیک و ریاضی و سپس گزارش نتایج به صفحه گسترده. همچنین دارای چندین ویژگی تعاملی است که به رابط های کاربر امکان می دهد صفحه گسترده را از کاربر مخفی کند، بنابراین صفحه گسترده را به عنوان سیستم پشتیبانی تصمیم (DSS) از طریق یک رابط کاربری طراحی شده به صورت سفارشی ارائه می دهد. به عنوان مثال، آنالیزور سهام یا به طور کلی، به عنوان ابزاری برای طراحی که از کاربر سؤال می کند و پاسخ ها و گزارش ها را ارائه می دهد.
یک برنامه اکسل می تواند به طور خودکار پایگاه داده های خارجی و ابزارهای اندازه گیری را با استفاده از یک برنامه به روزرسانی، نظرسنجی کند، نتایج را تجزیه و تحلیل کند، یک گزارش ورد یا نمایش اسلاید پاورپوینت بسازد و این ارائه ها را بطور منظم از طریق فهرست مشارکت کنندگان ارسال کند. اکسل برای استفاده به عنوان بانک اطلاعاتی طراحی نشده است.
برنامه نویسی ماکرو در اکسل (Excel)
نسخه های ویندوزی نرم افزار اکسل از برنامه نویسی با استفاده از زبان برنامه نویسی ماکرو VBA که نوعی از زبان برنامه نویسی ویژوال بیسیک است، پشتیبانی می کنند. برنامه نویسی با استفاده از VBA اجازه می دهد تا عملیاتی را که با استفاده از خصوصیات اصلی اکسل نمی شود آن را انجام داد، امکان پذیر گردد. با VBA می توان به اکسل ویژگی های جدیدی اضافه نمود.
نسخه ویندوز اکسل برنامه نویسی را از طریق ویژوال بیسیک مایکروسافت برای برنامه ها (VBA) پشتیبانی می کند، که گویشی از ویژوال بیسیک است. برنامه نویسی با VBA اجازه می دهد تا از دستکاری صفحه گسترده ای که با تکنیک های استاندارد صفحه گسترده استفاده ناخوشایند یا غیرممکن است، استفاده کنید. برنامه نویسان ممکن است کد را مستقیماً با استفاده از ویرایشگر ویژوال بیسیک (VBE) بنویسند، که شامل پنجره ای برای نوشتن کد، کد اشکال زدایی و محیط سازماندهی ماژول کد است. کاربر می تواند روش های عددی و همچنین خودکارسازی کارهایی مانند قالب بندی یا سازماندهی داده ها را در VBA پیاده سازی کرده و محاسبه را با استفاده از هر نتیجه واسط مورد نظر که به صفحه گسترده گزارش شده هدایت کند.
کد VBA با صفحه گسترده از طریق Excel Model Object تعامل می کند، واژگانی که اشیاء صفحه گسترده را شناسایی می کند، و مجموعه ای از توابع یا روش های ارائه شده که خواندن و نوشتن را به صفحه گسترده و تعامل با کاربران آن امکان پذیر می کند (به عنوان مثال از طریق نوار ابزار سفارشی یا نوار فرمان و جعبه پیام). subroutines VBA ایجاد شده توسط کاربر، این اقدامات را انجام می دهد و مانند ماکروهایی که با استفاده از macro recorder تولید می شوند، عمل می کنند، اما انعطاف پذیر تر و کارآمد تر هستند.
افزودنی ها (Add-ins) در اکسل (Excel)
ویژگی های اضافی با استفاده از افزودنی ها در دسترس هستند. چندین مورد با اکسل ارائه شده است، از جمله:
- ابزار تجزیه و تحلیل ToolPak: این ابزار تجزیه و تحلیل داده ها را برای آماری و مهندسی (شامل تجزیه و تحلیل واریانس و رگرسیون) فراهم می کند.
- ابزار تجزیه و تحلیل ToolPak VBA: ابزار تجزیه و تحلیل برای توابع VBA
- ابزارهای ارزی یورو: تبدیل و قالب بندی برای ارز یورو
- Solver Add-In: ابزارهایی برای بهینه سازی و حل معادله
توابع در اکسل (Excel)
اکسل 2016 دارای 484 تابع است. 360 تا از این تعداد، قبل از اکسل 2010 وجود داشته است. مایکروسافت این توابع را در 14 دسته طبقه بندی می کند. از 484 تابع فعلی، 386 ممکن است از VBA به عنوان روش های شی "WorksheetFunction" نامیده شود و 44 دارای نام های مشابه توابع VBA هستند.
برای انجام عملیات تکراری وپیچیده از توابع تعریف شده در اکسل می توان استفاده کرد. توابع در اکسل با توجه به نوع کاربرد به گروه های مختلفی تقسیم بندی شده اند که عبارتند از :
- Financial مالی
- Date & time تاریخ و زمان
- Math & Trig ریاضی و مثلثات
- Statistical آماری
- Lookup & reference آدرس دهی و جستجو
- Database بانک اطلاعاتی
- Textمتن
- Logical منطقی
- Information اطلاعاتی
نمودارها در اکسل (Excel)
اکسل از نمودارها یا هیستوگرام های ایجاد شده در گروه های مشخص شده سلول پشتیبانی می کند. مؤلفه گرافیکی تولید شده می تواند درون شیت فعلی جاسازی شود یا به عنوان یک شی جداگانه اضافه شود.
اگر محتوای سلول تغییر کند، این نمایشگرها بصورت پویا به روز می شوند. به عنوان مثال، فرض کنید الزامات مهم طراحی بصری نمایش داده می شوند. سپس، در پاسخ به تغییر کاربر در مقادیر آزمایشی پارامترها، منحنی های توصیف شکل تغییر طراحی و نقاط تغییر محل تقاطع آنها، به انتخاب بهترین طرح کمک می کنند.
اکسل نمودارها، گراف ها و هیستوگرام های تولید شده از گروه های مشخص سلول را پشتیبانی می کند. جزء گرافیکی تولید شده می تواند در شیت کنونی جاسازی شود یا به عنوان یک شی جداگانه اضافه شود.اگر محتویات سلول ها تغییر کند، نمودارها به صورت پویا به روز می شوند.
کاربرد های اکسل (Excel)
مایکروسافت اکسل ابزاری همه کاره و بسیار متنوع است و می تواند تقریبا برای هر چیزی که می توانید تصور کنید استفاده شود. بیشترین کاربردهای این صفحه گسترده در تجزیه و تحلیل اعداد و صورت های مالی، ترسیم نمودارها، تهیه لیست های مختلف، تهیه داشبورهای مدیریتی، تهیه گراف ها و نمودارهای مختلف و خودکار کردن برخی فعالیت های تکراری می باشد.
اکسل برای وب
اکسل برای وب یک نسخه سبک وزن رایگان از مایکروسافت اکسل است که به عنوان بخشی از آفیس در وب موجود است، که شامل نسخه های وب مایکروسافت ورد و مایکروسافت پاورپوینت نیز می باشد.
اکسل برای وب می تواند بسیاری از ویژگی های موجود در نسخه های رومیزی اکسل را نشان دهد، اگرچه ممکن است نتواند آنها را وارد یا ویرایش کند. برخی از اتصالات داده در اکسل برای وب قابل دسترسی نیستند، از جمله با نمودارهایی که ممکن است از این اتصالات خارجی استفاده کنند. اکسل برای وب همچنین نمی تواند ویژگی های میراث مانند ماکرول های اکسل 4.0 یا برگه های گفتگوی Excel 5.0 را نمایش دهد. همچنین بین نحوه عملکرد برخی از توابع اکسل تفاوت های کمی وجود دارد.
حسابداری در اکسل (Excel)
حسابداری (Accounting) عبارت است از اندازه گیری، پردازش و ارتباط اطلاعات مالی و غیر مالی درباره اشخاص اقتصادی مانند مشاغل و شرکت ها، که اغلب به آن "زبان تجارت" گفته می شود. این رشته مدرن توسط بنیاد Benedikt Kotruljevic در سال 1458 تأسیس شد. حسابداری نتایج فعالیت های اقتصادی یک سازمان را اندازه گیری می کند و این اطلاعات را برای کاربران مختلف از جمله سرمایه گذاران، طلبکاران، مدیریت و تنظیم کننده ها منتقل می کند. پزشکان حسابداری به عنوان حسابداران شناخته می شوند. اصطلاحات "حسابداری" و "گزارشگری مالی" اغلب به عنوان مترادف استفاده می شوند.
Microsoft Office Excel برای پشتیبانی از کارکردهای حسابداری مانند بودجه ریزی، تهیه صورت های مالی و ایجاد ترازنامه طراحی شده است. این نرم افزار دارای قابلیت های صفحه گسترده و عملکردهای بسیاری برای انجام محاسبات پیچیده ریاضی است. همچنین از بسیاری از افزودنی های فعالیت هایی مانند مدل سازی و پیش بینی مالی پشتیبانی می کند و یکپارچه با داده های خارجی ادغام می شود تا به شما امکان وارد و صادر کردن اطلاعات بانکی و داده های مالی به سایر سیستم عامل های نرم افزار حسابداری را می دهد.
مایکروسافت آفیس اکسل با الگوهای ایجاد بودجه، صورت های جریان وجوه و صورت های سود و زیان، که برخی از اساسی ترین اسنادی است که در حسابداری مورد استفاده قرار می گیرد، حمل می کند. علاوه بر این، می توانید الگوهای پیچیده تر بودجه ریزی را از وب سایت آفیس بارگیری کنید، یا قالب های تخصصی را از فروشندگان شخص ثالث خریداری کنید و این موارد را در برنامه نصب کنید. اگر شما نیاز به ایجاد بودجه های پیچیده یا سفارشی یا صورت های مالی دارید، می توانید یک الگوی موجود را سفارشی کنید و از عناصر آن استفاده مجدد کنید، یا با استفاده از قابلیت های موجود در اکسل، آن را از ابتدا ایجاد کنید.
اکسل و پاور بی آی (Power BI)
پاور بی آی (Power BI) یک سرویس تجزیه و تحلیل تجاری است که توسط مایکروسافت ایجاد شده است. هدف آن برای ارائه تجسمات تعاملی و قابلیت های هوش تجاری با یک رابط کاربری ساده برای کاربران نهایی جهت ایجاد گزارش ها و داشبورد است. هوش تجاری (BI) شامل استراتژی ها و فناوری هایی است که توسط شرکت ها برای تجزیه و تحلیل داده های اطلاعات تجاری استفاده می شود. فن آوری های BI دیدگاه های تاریخی، فعلی و پیش بینی کننده ای را در مورد فعالیت های تجاری ارائه می دهند. کارکردهای رایج فناوری های هوش تجاری شامل گزارش، پردازش تحلیلی آنلاین، تجزیه و تحلیل، داده کاوی، فرآیند استخراج، پردازش رویدادهای پیچیده، مدیریت عملکرد تجاری، محک، ماینینگ متن، تجزیه و تحلیل پیش بینی کننده و تجزیه و تحلیل تجربی است. فناوری های BI می توانند مقادیر زیادی از داده های ساختار یافته و بعضاً بدون ساختار را برای کمک به هویت، توسعه و در غیر این صورت ایجاد فرصت های استراتژیک جدید تجاری اداره کنند. هدف آنها این است که تفسیر آسان این داده های بزرگ را امکان پذیر کنند. شناسایی فرصت های جدید و اجرای یک استراتژی مؤثر بر اساس بینش می تواند یک مزیت رقابتی در بازار و ثبات بلند مدت را برای کسب و کار ها فراهم کند.
Excel و Power BI با هم خوب کار می کنند. این امر به شما امکان می دهد تا از دو ابزار در کنار هم استفاده کنید تا بسیاری از انواع کار گردش کسب و کار و روشهای BI فراهم شود. می توانید یک پرونده Excel را در Power BI منتشر کنید تا با دیگران به اشتراک گذاشته شود، یک مجموعه داده Power BI را در Excel تجزیه و تحلیل کنید یا یک کتاب کار Excel یا داده های Excel را به Power BI وارد کنید. شما می توانید بدون از دست دادن سهولت و تطبیق پذیری اکسل، قدرت گروه کاری و جهت گیری شغلی Power BI را بدست آورید.
بسیاری از تکنولوژی های IT برای ذخیره داده وجود دارد، اما اکسل محبوب ترین ابزار داده برای کاربران فناوری اطلاعات در مشاغل است. اکسل بسیار متنوع است، اما نکته منفی این است که همه چیز در دستگاه محلی شما باقی می ماند. شما نمی توانید داده ها را به اشتراک بگذارید، از آنها نسخه پشتیبان تهیه نمی شود و چندان مطمئن نیستند. با این حال، با استفاده از برنامه Power BI نیز می توانید فایل های اکسل را در وب مشاهده، تجزیه و تحلیل کنید و به اشتراک بگذارید.