یاد بگیرید چگونه به‌طور مؤثر تفویض اختیار کنید (HBR)

این مصاحبه در مجله کسب و کار هاروارد منتشر شده که منبعی معتبر و ارزشمند در حوزه کسب و کار است.

گفت‌وگویی با دبورا گریسون ریگل و جاسمین لوفلور

ترجمه شده توسط تیم گیت (Git.ir)

تفویض اختیار یک مهارت رهبری است که برای شما و تیمتان مزایایی به همراه دارد. اما تعیین اینکه چه زمانی و چگونه کدام وظایف را به چه کسی واگذار کنید، می‌تواند طاقت‌فرسا باشد. همچنین ناراحتی‌ای که بسیاری از ما هنگام واگذاری مسئولیت‌ها به دیگران یا درخواست از همکارانمان احساس می‌کنیم، می‌تواند باعث شود به‌اشتباه تصور کنیم که ادامه دادن همه کارها به‌تنهایی آسان‌تر است.

برای یادگیری نحوه تفویض اختیار به‌گونه‌ای که نتایجی را که انتظار دارید به همراه داشته باشد، ایمی گالو با جاسمین لوفلور، مهندس هوافضایی که می‌خواست بر بخش‌های ناخوشایند و دشوار تفویض اختیار غلبه کند تا بتواند کارهای استراتژیک بیشتری انجام دهد، گفت‌وگو کرد. او و ایمی با دبورا گریسون ریگل، مربی رهبری، نیز صحبت کردند که شیوه‌هایی را برای اطمینان از انجام شدن کار و ایجاد احساس خوب در شما و فردی که کار را به او واگذار کرده‌اید، به اشتراک گذاشت.

ایمی گالو: جاسمین، آیا می‌گویید تفویض اختیار کاری است که در حال حاضر زیاد انجام می‌دهید یا چیزی است که می‌خواهید خیلی بیشتر انجام دهید؟

جاسمین لوفلور: می‌گویم هر دو. برای سازمان غیرانتفاعی من، تفویض اختیار اهمیت زیادی دارد. در حال حاضر یک هم‌بنیان‌گذار و کارکنان پاره‌وقت دارم. همچنین یک برنامه کارآموزی راه‌اندازی کرده‌ام که در آن دانشجویان دانشگاهی که در رشته مهندسی تحصیل می‌کنند، به دانش‌آموزان درباره کارآفرینی مهندسی آموزش می‌دهند. من و هم‌بنیان‌گذارم از چارچوبی پیروی کرده‌ایم که عملکرد بسیار خوبی داشته است، اما به‌عنوان بنیان‌گذار، هم‌بنیان‌گذار و مدیر اجرایی، فکر می‌کنم زمان من بهتر است صرف کار کردن روی کسب‌وکار شود، نه کار کردن درون کسب‌وکار. آموزش این برنامه درسی به دانشجویان دانشگاهی بسیار رضایت‌بخش بوده است. آن‌ها با دیدگاه‌های تازه وارد می‌شوند و بازخورد ارائه می‌کنند و چیزهایی را به من نشان می‌دهند که هنگام شروع توسعه این چارچوب حتی به آن‌ها فکر نکرده بودم.

ایمی: دب، درباره چیزی که جاسمین درباره اهمیت تفویض اختیار و همچنین چالش‌هایی که بسیاری از ما با آن مواجه هستیم گفت، چه فکر می‌کنید؟

دبورا گریسون ریگل: جاسمین دقیقاً به نکته اصلی اشاره کرد. وقتی او تفویض اختیار می‌کند، حجم کارش را کاهش می‌دهد، موارد بیشتری را از فهرست کارهایش خط می‌زند و خودش را به چالش می‌کشد؛ در عین حال، ارزش خود را برای سازمان بهبود می‌دهد و افزایش می‌دهد. این کار برای تیم نیز مزایایی دارد. او حتی وظایف را به همتایانش واگذار می‌کند. ما اغلب تفویض اختیار را چیزی می‌دانیم که با زیردستان مستقیم انجام می‌دهیم، اما جاسمین وظایف را به همکارانش واگذار می‌کند که این کار قطعاً مزایایی دارد. این موضوع باعث می‌شود آن‌ها احساس کنند بیشتر مورد اعتماد یا احترام هستند. آن‌ها فرصت پیدا می‌کنند مهارت‌های بیشتری بیاموزند و همکاری بیشتری داشته باشند. حتی ممکن است یک روز مرخصی نصیبتان شود اگر افراد بدانند چگونه کاری را که شما انجام می‌دهید، انجام دهند. جاسمین واقعاً بر مزایای تفویض اختیار نه فقط برای خودش، بلکه برای تیم و سازمان تمرکز دارد.

ایمی: این ایده که تفویض اختیار فقط برای خود شما مفید نیست، اهمیت بسیار زیادی دارد. پژوهش درباره تفویض اختیار به‌طور مشخص در میان زنان نشان می‌دهد که زنان تمایل دارند کمتر تفویض اختیار کنند. همچنین ما معمولاً هنگام انجام این کار اضطراب و احساس گناه بیشتری داریم و بخشی از دلیل آن این است که تفویض اختیار را رفتاری سلطه‌گرانه می‌بینیم. پژوهشگران پیشنهاد می‌کنند به‌جای تمرکز صرف بر مزایای تفویض اختیار برای خودتان، بر مزایای آن برای دیگران و اینکه چگونه به یادگیری و رشد آن‌ها کمک می‌کند نیز تمرکز کنید.

دبورا: پژوهش‌هایی وجود دارد که نشان می‌دهد وقتی زنان از افراد با جنسیت‌های مختلف بازخورد دریافت می‌کنند، این بازخورد معمولاً درباره کار تیمی و همکاری است و کمتر درباره رهبری است. می‌خواهم توجه داشته باشیم که اگر هر کسی را تشویق می‌کنیم بیشتر تفویض اختیار کند، نباید فقط آن را به‌عنوان یک مهارت کار تیمی و همکاری در نظر بگیریم؛ بلکه باید آن را یک مهارت رهبری نیز بدانیم.

جاسمین: من بازخورد را دوست دارم و به اندازه کافی آن را دریافت نمی‌کنم. وقتی بازخورد می‌گیرم، احساس می‌کنم بیشتر بر همکاری یا سازمان‌یافتگی متمرکز است، اما لزوماً جنبه‌های رهبری‌ای را که از خودم نشان می‌دهم در بر نمی‌گیرد.

ایمی: دب، تفویض اختیار چگونه یک مهارت رهبری محسوب می‌شود؟

دبورا: برای اینکه رهبر باشید، باید بیشتر به‌صورت استراتژیک و کمتر به‌صورت تاکتیکی فکر کنید. باید به دیگران امکان رشد، توسعه و بر عهده گرفتن مسئولیت‌ها را بدهید، نه اینکه خودتان در تک‌تک کارها دخالت داشته باشید. برای اینکه به مربی‌ای آینده‌نگرتر و استراتژیک‌تر تبدیل شوید که دیگران را برای انجام کار هدایت می‌کند، نمی‌توانید همه کارها را خودتان انجام دهید.

ایمی: برای تصمیم‌گیری درباره اینکه آیا باید یک وظیفه، تصمیم یا مسئولیت را واگذار کنیم یا نه، چه مراحلی را باید طی کنیم؟

دبورا: مردم درباره اینکه چه چیزهایی را باید واگذار کنند، چند تصور نادرست رایج دارند. آن‌ها فکر می‌کنند باید کارهایی را واگذار کنند که واقعاً خسته‌کننده و کوچک هستند. افراد باید گسترده‌تر به این موضوع فکر کنند که چه کارهایی را می‌توانند و باید واگذار کنند. وقتی به حجم کار خودتان فکر می‌کنید، در نظر بگیرید چه چیزی برای شما معمول و روزمره است اما ممکن است برای کسی که می‌خواهید پرورش دهید، معمول نباشد. به چیزی فکر کنید که برای شما لذت‌بخش است و می‌توانید آن را با فرد دیگری که ممکن است او هم از انجامش لذت ببرد، به اشتراک بگذارید. به وظایفی فکر کنید که دیگران به‌وضوح می‌توانند بهتر از شما انجام دهند، وظایفی که وقت شما را می‌گیرند و در عین حال باعث رشد دیگران می‌شوند تا شما بتوانید سراغ کارهای دیگری بروید. البته برخی کارها را نباید واگذار کنید. برای مثال، اگر کسی کاری را مشخصاً به شما واگذار کرده است چون می‌خواسته خود شما آن را انجام دهید، آن را به فرد دیگری ندهید. در نهایت، افراد اغلب وظایفی را که به‌خوبی تعریف نشده‌اند، زمانی به دیگران واگذار می‌کنند که خودشان درباره انتظارات شفاف نیستند. آن‌ها درباره هدف و اینکه موفقیت چه شکلی خواهد داشت، شفاف نیستند و همین ابهام را به فرد دیگری منتقل می‌کنند. همان‌طور که می‌توانید تصور کنید، این کار به یک بازی بزرگ تلفن خراب تبدیل می‌شود.

ایمی: جاسمین، به واگذاری چه وظایفی فکر می‌کنید؟

جاسمین: در حال شروع یک پروژه جدید هستم که در آن قرار است به ایجاد برخی دموهای تعاملی مجازی برای محصولاتمان کمک کنم. در حال تهیه توضیحات یک‌صفحه‌ای درباره عملکرد فناوری‌مان، مزایای آن و اینکه برای چه کسانی کاربرد دارد، هستم. کار را با یکی از محصولات کلیدی‌مان شروع می‌کنم، اما مشتاقم که بقیه کار را به مهندسان جوان‌تر یا مهندسانی که در ابتدای مسیر حرفه‌ای خود هستند واگذار کنم.

ایمی: دب، آیا توصیه می‌کنید قبل از واگذاری یک کار، بخشی از آن را خودتان انجام دهید یا نمونه‌ای از آن کار را تهیه کنید؟ قبل از اینکه یک وظیفه واقعاً آماده واگذاری باشد، چه آمادگی‌ای لازم است؟

دبورا: باید به این فکر کنید که آن‌ها چگونه قرار است بفهمند شما به دنبال چه چیزی هستید. برخی از مراحل می‌تواند شامل شفاف بودن درباره انتظارات شما از نتیجه کار باشد. حتی ممکن است نمونه‌ای از یک نتیجه موفق ارائه کنید. مشخص کنید که آیا به دنبال یک نتیجه مشخص هستید یا طیفی از نتایج قابل قبول. باید کاملاً روشن کنید که آیا نتیجه باید دقیقاً به این شکل باشد یا اینکه پس از توافق بر سر تعریف موفقیت، طیفی از احتمالات قابل قبول وجود دارد. علاوه بر ارائه نمونه‌هایی از اینکه یک کار خوب چگونه به نظر می‌رسد، باید مشخص کنید وظیفه‌ای که واگذار می‌کنید چگونه با تصویر کلی ارتباط دارد. بسیاری از افراد این بخش را نادیده می‌گیرند: قرار دادن کار در زمینه اینکه چرا اهمیت دارد. جاسمین گفت که در حال واگذاری بخشی از یک کار است. چگونه قرار است پیشرفت، فرایند و نتایج را ارزیابی کنید؟ این‌ها مواردی هستند که واقعاً می‌توانند به آماده‌سازی فرد برای موفقیت کمک کنند.