چگونه جلساتی اثربخش و قدرتمند برگزار کنیم (HBR)
این مقاله در مجله کسب و کار هاروارد منتشر شده که منبعی معتبر و ارزشمند در حوزه کسب و کار است.
نویسنده: آنی مککی
ترجمه شده توسط تیم گیت (Git.ir)
بله، همه ما از جلسات متنفر هستیم. بله، بیشتر آنها اتلاف وقت هستند. و بله، قرار نیست از بین بروند. بنابراین، بهعنوان یک رهبر، این مسئولیت شماست که آنها را بهتر کنید. البته بهتر کردن جلسات فقط به کوتاهتر، کارآمدتر یا منظمتر کردن آنها محدود نمیشود. افراد باید از حضور در جلسه لذت ببرند و حتی، اگر بخواهم جسورانه بگویم، از آن خوش بگذرانند.
پس چگونه میتوان جلسات را به تجربهای لذتبخشتر و مثبتتر تبدیل کرد؟ البته دعوت از افراد مناسب، تهیه دستور جلسه بهتر و آمادگی بیشتر، حداقل کارهایی است که باید انجام دهید. اما اگر واقعاً میخواهید کیفیت همکاری افراد در جلسات را بهبود دهید، باید به دو شایستگی مهم هوش هیجانی تکیه کنید یا آنها را در خود پرورش دهید: همدلی و خودمدیریتی هیجانی.
چرا همدلی؟ زیرا همدلی به شما این توانایی را میدهد که افراد را بهدرستی بخوانید. چه کسی از چه کسی حمایت میکند؟ چه کسی عصبانی است و چه کسی فقط حضور دارد اما مشارکت واقعی ندارد؟ مقاومتها کجا شکل گرفتهاند؟ تشخیص این موارد آنقدرها هم ساده نیست. گاهی باهوشترین مخالفان دقیقاً شبیه حامیان رفتار میکنند، در حالی که در واقع هیچ حمایتی از ایدهها ندارند. آنها مخالفان زیرکی هستند که بیسروصدا ایدهها را از بین میبرند.
درک دقیق رفتار افراد همچنین به شما کمک میکند تعارضهای اصلی و اغلب پنهان گروه را بشناسید. نکته مهم اینجاست که این تعارضها معمولاً ارتباط مستقیمی با موضوعات جلسه یا تصمیمهای در حال بررسی ندارند. آنها بیشتر به پویاییهای انسانی مربوط میشوند؛ مانند اینکه چه کسی اجازه دارد بر چه کسی تأثیر بگذارد، رقابت میان دفتر مرکزی و شعب، کارکنان اعزامی و نیروهای محلی یا حتی روابط قدرت میان زنان و مردان و افراد با پیشینههای نژادی مختلف.
همدلی به شما کمک میکند این روابط قدرت را ببینید و آنها را مدیریت کنید. بسیاری از ما دوست داریم تصور کنیم چنین موضوعاتی یا بهطور کلی سیاستهای سازمانی، بیاهمیت یا مخصوص افراد فرصتطلب و ماکیاولیصفت است. اما واقعیت این است که قدرت، مهمترین سرمایه در بسیاری از سازمانهاست و این موضوع در جلسات نیز کاملاً خود را نشان میدهد. اگر بتوانید جریان قدرت و تغییرات آن را درک کنید، نهتنها جلسه، بلکه بسیاری از موقعیتهای مدیریتی دیگر را نیز بهتر هدایت خواهید کرد.
به خاطر داشته باشید که استفاده از همدلی به شما نشان میدهد دیگران چگونه به شما واکنش نشان میدهند. شما بهعنوان رهبر، احتمالاً قدرتمندترین فرد حاضر در جلسه هستید. برخی افراد که شخصیت وابستهتری دارند، در هر موضوعی با شما موافقت میکنند. شاید این موضوع در ابتدا احساس خوبی به شما بدهد، اما اگر این روند ادامه پیدا کند، در نهایت گروهی وابسته ایجاد خواهید کرد یا گروهی که به دو دسته تقسیم شدهاند: کسانی که همیشه با شما موافقاند و کسانی که در مقابل شما قرار میگیرند.
اینجاست که خودمدیریتی هیجانی اهمیت پیدا میکند. نخست به همان افرادی نگاه کنید که همیشه با شما موافقاند. طبیعی است که تحسین شدن و شنیدن تأیید دیگران احساس خوبی ایجاد کند، بهویژه در سازمانهایی که پر از تعارض هستند. اما اگر نتوانید احساس خود را مدیریت کنید، پویایی گروه را بدتر خواهید کرد. علاوه بر این، دیگران نیز رفتار گروه را زیر نظر دارند و بهدرستی متوجه میشوند که شما از افرادی که همیشه با شما موافقاند، بیشتر خوشتان میآید. آنها خواهند دید که اسیر غرور خود شدهاید یا تحت تأثیر کسانی قرار گرفتهاید که قصد جلب رضایت یا حتی سوءاستفاده از شما را دارند.
دلیل دوم اهمیت خودمدیریتی این است که احساسات شدید، فضای کلی گروه را شکل میدهند. ما معمولاً احساسات خود را از یکدیگر میگیریم. آیا در شرایط خطر هستیم؟ آیا باید خوشحال باشیم؟ آیا لازم است ناامید و بدبین باشیم یا امیدوار و متعهد؟ این موضوع در جلسات اهمیت زیادی دارد. اگر شما بهعنوان رهبر بتوانید احساسات مثبتی مانند امید و اشتیاق را بهدرستی منتقل کنید، دیگران نیز این احساسات را بازتاب خواهند داد و فضای کلی جلسه با خوشبینی و این باور همراه خواهد شد که «همه با هم هستیم و میتوانیم موفق شویم.» همچنین میان احساسات و توانایی شناختی انسان ارتباطی قوی وجود دارد. همانطور که میهای چیکسنتمیهای در کتاب Creativity: Flow and the Psychology of Discovery and Invention توضیح میدهد، زمانی که احساسات ما عمدتاً مثبت باشد و در عین حال با چالش مناسبی روبهرو شویم، واضحتر و خلاقانهتر فکر میکنیم.
روی دیگر این سکه نیز کاملاً روشن است. احساسات منفی شما نیز به همان اندازه مسری هستند و اگر کنترل نشوند، تقریباً همیشه پیامدهای مخربی خواهند داشت. اگر خشم، تحقیر یا بیاحترامی نشان دهید، افراد را به حالت دفاعی و تقابل، چه بهصورت فردی و چه گروهی، سوق خواهید داد. اگر با نگاه از بالا به دیگران برخورد کنید، اثر آن حتی پس از پایان جلسه نیز باقی خواهد ماند. مهم هم نیست این احساسات را نسبت به چه کسی نشان میدهید؛ کافی است دیگران آن را ببینند تا همان احساس را دریافت کنند و با خود فکر کنند شاید دفعه بعد هدف این رفتار، خود آنها باشند.
البته این به آن معنا نیست که احساسات مثبت همیشه و در هر شرایطی مفید هستند یا هرگز نباید احساسات منفی خود را ابراز کنید. نکته اصلی این است که احساسات رهبر بهشدت به دیگران منتقل میشود. بنابراین باید این موضوع را بشناسید و احساسات خود را آگاهانه مدیریت کنید تا فضایی ایجاد شود که افراد بتوانند در کنار یکدیگر تصمیمهای درست بگیرند و کارها را به نتیجه برسانند.
شاید نیازی به گفتن نباشد، اما انجام همه این کارها در حالی که مدام سرگرم تلفن همراه خود باشید، غیرممکن است. همانطور که دنیل گلمن در کتاب Focus: The Hidden Driver of Excellence توضیح میدهد، ما در انجام چند کار همزمان بسیار ضعیفتر از چیزی هستیم که تصور میکنیم. واقعیت این است که در انجام چندوظیفگی عملکرد خوبی نداریم. بنابراین تلفن همراه خود را کنار بگذارید و تمام توجهتان را به افرادی معطوف کنید که امروز کنار شما هستند.
در نهایت، وظیفه شما این است که افراد پس از پایان جلسه احساس خوبی نسبت به اتفاقات جلسه، مشارکت خود و همچنین شما بهعنوان رهبر داشته باشند. همدلی به شما کمک میکند آنچه در گروه در حال رخ دادن است را درک کنید و خودمدیریتی هیجانی به شما امکان میدهد فضای گروه را به سمتی هدایت کنید که هم از انجام کارها حمایت کند و هم احساس رضایت و شادی بیشتری ایجاد شود.
آنی مککی پژوهشگر ارشد دانشگاه پنسیلوانیا و مدیر برنامه دکترای اجرایی PennCLO است. او نویسنده کتاب Primal Leadership (به همراه دنیل گلمن و ریچارد بویاتزیس) و همچنین کتابهای Resonant Leadership و Becoming a Resonant Leader است. کتاب جدید او با عنوان How to Be Happy at Work در سپتامبر 2017 توسط انتشارات مجله کسب و کار هاروارد منتشر شده است.
برای ثبت دیدگاه وارد حساب کاربری خود شوید.
