پیش از انتشار آگهی استخدام، این پنج گام را بردارید

این مقاله در مجله کسب و کار هاروارد منتشر شده که منبعی معتبر و ارزشمند در حوزه کسب و کار است.

نویسنده: مارلو لیونز

ترجمه شده توسط تیم گیت (Git.ir)

...

بسیاری از مدیران استخدام، در تلاش برای پر کردن سریع موقعیت‌های شغلی، هنگام توسعه تیم خود از برخی گام‌های حیاتی غافل می‌شوند. اگر پیش از تدوین شرح شغل، ارزیابی جامعی از تیم انجام ندهند، ممکن است در نهایت با کمبود مهارت‌های موردنیاز مواجه شوند. به‌جای اینکه صرفاً تعداد کارکنان را افزایش دهید، بهتر است رویکردی راهبردی در پیش بگیرید و مشخص کنید کدام مهارت‌ها و توانمندی‌های جدید، هم در حال حاضر و هم در آینده، واقعاً برای تیم و سازمان ارزش‌آفرین خواهند بود.

در ادامه، با مراحلی آشنا می‌شوید که بهتر است پیش از تدوین شرح شغل طی کنید.

گام اول: اهداف را به‌صورت راهبردی همسو کنید

کار را با همسو کردن اهداف تیم با اهداف کلان سازمان آغاز کنید. شاید این موضوع بدیهی به نظر برسد، اما به شما کمک می‌کند نیازهای مهارتی آینده را پیش‌بینی کنید و افرادی را استخدام کنید که علاوه بر پاسخ‌گویی به نیازهای امروز، زمینه‌ساز چابکی و رشد آینده سازمان نیز باشند.

برای مثال، فرض کنید شرکت شما در مسیر حرکت به سمت بازاریابی مبتنی بر داده قرار دارد، اما هنوز به آن مرحله نرسیده است. چنین جهت‌گیری راهبردی احتمالاً به کارکنانی نیاز خواهد داشت که علاوه بر مهارت‌هایی مانند تحلیل داده و تفکر راهبردی، بر پلتفرم‌های بازاریابی دیجیتال، ابزارهای تحلیل شبکه‌های اجتماعی و سامانه‌های اتوماسیون بازاریابی نیز تسلط داشته باشند. بنابراین، یک مدیر بازاریابی باید به دنبال افرادی باشد که هم مهارت‌های فنی عمیق و هم دانش بازاریابی را به‌خوبی نشان دهند.

درباره نیازهای مهارتی آینده با داوطلبان استخدام شفاف صحبت کنید تا اگر همه مهارت‌های آن‌ها بلافاصله پس از استخدام قابل استفاده نبود، احساس نکنند توانایی‌هایشان نادیده گرفته شده است.

نتیجه: از ناهماهنگی میان مهارت‌های کارکنان و نیازهای سازمان جلوگیری می‌کند و سازمان را برای پاسخ‌گویی به نیازهای آینده آماده نگه می‌دارد.

چه کسانی باید مشارکت داشته باشند: تیم رهبری شما (یا اگر تیم کوچکی دارید، همه اعضای تیم)، ذی‌نفعان بین‌بخشی و مدیر مستقیم شما.

زمان تقریبی: 1 تا 2 هفته.

گام دوم: برنامه‌ریزی برای استعدادها را انجام دهید

ارزیابی جامعی از استعدادهای موجود انجام دهید تا هم مهارت‌های فعلی اعضای تیم و هم شکاف‌های مهارتی احتمالی را شناسایی کنید.

فهرست مهارت‌های فردی و ابزارهایی مانند ارزیابی عملکرد 9Box، ارزیابی 360 درجه، برنامه‌های توسعه فردی و ارزیابی عملکرد استعدادها می‌توانند به شما کمک کنند مهارت‌های تخصصی و مهارت‌های نرم هر یک از اعضای تیم را بررسی کنید. این ارزیابی‌ها دید روشنی از مهارت‌ها و توانمندی‌هایی که در تیم وجود ندارند به شما می‌دهند. بدون این اطلاعات، ممکن است صرفاً موقعیت‌های شغلی کارکنان باسابقه را بازتعریف کنید؛ افرادی که اگرچه دانش تاریخی ارزشمندی برای تداوم کسب‌وکار دارند، اما ممکن است مهارت‌های موردنیاز آینده را نداشته باشند.

تحلیل SWOT (نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها) نیز به شما کمک می‌کند مشخص کنید تیم در پروژه‌های قبلی، همکاری‌های بین‌بخشی یا تغییرات سازمانی، در چه زمینه‌هایی عملکرد موفقی داشته و در چه بخش‌هایی با چالش روبه‌رو بوده است. همچنین از ذی‌نفعان بین‌بخشی بخواهید نظر خود را درباره این ارزیابی ارائه دهند تا مطمئن شوید استخدام جدید، شکاف‌های واقعی تیم را متناسب با نیازهای آن‌ها پوشش می‌دهد.

نتیجه: اطمینان می‌دهد تیم برای مواجهه با چالش‌های امروز و آینده از مهارت و آمادگی کافی برخوردار است و در نتیجه، تداوم فعالیت‌های کسب‌وکار نیز تقویت می‌شود.

چه کسانی باید مشارکت داشته باشند: شریک منابع انسانی، تیم رهبری و مدیر مستقیم شما.

زمان تقریبی: 1 تا 2 هفته. این مرحله می‌تواند هم‌زمان با گام اول انجام شود.

گام سوم: ساختار تیم را ارزیابی کنید

تحلیل ساختار فعلی تیم به شما کمک می‌کند مشخص کنید این ساختار تا چه اندازه از اهداف راهبردی سازمان پشتیبانی می‌کند و آیا نقش‌ها و مسئولیت‌های موجود با اهداف تیم همسو هستند یا خیر. همچنین می‌توانید مشکلات ساختاری را شناسایی کنید که با استخدام نیروهای جدید یا ایجاد تغییرات داخلی قابل رفع هستند.

برای مثال، اگر همه مدیران تیم در مدیریت کارکنان کم‌تجربه هستند، بهتر است فردی با تجربه مدیریتی بالا استخدام کنید تا بتواند نقش مربی را برای مدیران تازه‌کار ایفا کند. یا اگر وظایف تیم میان افراد زیادی پراکنده شده و این موضوع تصمیم‌گیری را دشوار کرده است، شاید لازم باشد بخشی از مسئولیت‌ها زیر نظر یک مدیر متمرکز شود و برای بخش‌های باقی‌مانده نیروی جدیدی استخدام کنید.

نتیجه: اثربخشی و مشارکت تیم را افزایش می‌دهد و به‌روشنی مشخص می‌کند که استخدام جدید قرار است چه خلأیی را پر کند.

چه کسانی باید مشارکت داشته باشند: شریک منابع انسانی و مدیر مستقیم شما. اگر سازمان بزرگی دارید، تیم رهبری نیز باید در این فرایند مشارکت کند.

زمان تقریبی: بسته به اندازه و پیچیدگی سازمان، ممکن است این مرحله یک ماه یا بیشتر طول بکشد.

گام چهارم: ویژگی‌های فرهنگی تیم را شناسایی کنید

هرچند تخصص، تنوع در شیوه تفکر و مهارت‌های فنی اهمیت زیادی دارند، اما اینکه یک داوطلب بتواند به‌خوبی با تیم فعلی هماهنگ شود نیز برای حفظ محیط کاری سالم و جلوگیری از تعارض ضروری است. پویایی‌های منحصربه‌فرد تیم خود را بررسی کنید تا مشخص شود چه تیپ‌های شخصیتی به‌خوبی با تیم سازگار شده‌اند و کدام افراد در هماهنگی یا موفقیت با مشکل مواجه بوده‌اند. انتخاب افرادی که مکمل اعضای فعلی باشند، فرایند ورود به سازمان را آسان‌تر کرده و بهره‌وری تیم را افزایش می‌دهد. برای مثال، اگر تیم شما همکاری نزدیک را ارزشمند می‌داند، استخدام فردی که ترجیح می‌دهد کاملاً مستقل کار کند، ممکن است اصطکاکی ایجاد کند که مانع دستیابی به اهداف تیم شود.

نتیجه: اطمینان می‌دهد کارکنان جدید به‌خوبی با فضای تیم هماهنگ می‌شوند و در نتیجه، فرایند ورود، همکاری و بهره‌وری تیم بهبود می‌یابد.

چه کسانی باید مشارکت داشته باشند: شریک منابع انسانی، تیم رهبری و مدیر مستقیم شما.

زمان تقریبی: 1 هفته.

گام پنجم: از خواسته‌ها و اهداف اعضای تیم آگاه شوید

این مرحله، با وجود اهمیت فراوان، اغلب پیش از تدوین شرح شغل نادیده گرفته می‌شود. زمانی که آرزوها و علایق شغلی کارکنان در کنار نیازهای سازمان در نظر گرفته شود، میزان مشارکت و بهره‌وری آن‌ها افزایش می‌یابد. با شناخت ارزش‌ها و علاقه‌مندی‌های شغلی اعضای فعلی تیم، رهبران می‌توانند از استخدام افرادی با اهداف یا مسیرهای شغلی کاملاً مشابه جلوگیری کنند.

برای مثال، اگر یک مدیر از قبل سه عضو تیم داشته باشد که همگی علاقه‌مند به مدیریت افراد هستند، استخدام فرد چهارمی با همین هدف ممکن است موجب ناامیدی او شود، زیرا احساس خواهد کرد نسبت به سه همکار باسابقه خود شانس کمتری برای رسیدن به موقعیت مدیریتی دارد. از سوی دیگر، اگر یک مدیر باتجربه استخدام شود، آن سه عضو باسابقه ممکن است تصور کنند دیگر فرصتی برای پیشرفت شغلی ندارند.

نتیجه: به توسعه استعدادها کمک می‌کند و از استخدام مهارت‌های تکراری جلوگیری می‌کند؛ در نتیجه، احتمال رقابت یا تعارض درون تیم کاهش می‌یابد.

چه کسانی باید مشارکت داشته باشند: شریک منابع انسانی، مدیر مستقیم، تیم رهبری در تیم‌های بزرگ و در تیم‌هایی با بیش از 200 نفر، بهتر است تیم تحلیل داده نیز برای طراحی یک نظرسنجی جامع مشارکت داشته باشد.

زمان تقریبی: مدت‌زمان این مرحله به اندازه تیم بستگی دارد. برای تیم‌های کوچک (تا 10 نفر)، این فرایند معمولاً 1 تا 2 هفته زمان می‌برد. برای تیم‌های بزرگ‌تر، ممکن است 3 تا 4 هفته طول بکشد تا جلسات فردی، پیگیری‌های لازم و تحلیل داده‌ها تکمیل شوند.

با اتخاذ رویکردی راهبردی و جامع در ارزیابی استعدادها پیش از استخدام کارکنان جدید، سازمان‌ها می‌توانند فرصت‌های بیشتری برای رشد شناسایی کنند، پویایی تیم را بهبود بخشند و افرادی را جذب کنند که توانمندی‌هایشان با نیازهای آینده سازمان همسو باشد. در نهایت، این رویکرد پیش‌نگرانه نه‌تنها اثربخشی تیم را افزایش می‌دهد، بلکه با آماده‌سازی نیروی انسانی برای مواجهه با چالش‌ها و فرصت‌های آینده، تاب‌آوری سازمان را نیز تقویت می‌کند.

مارلو لیونز کوچ مسیر شغلی، کوچ مدیران اجرایی و کوچ تیم‌ها است و همچنین نویسنده کتاب برنده جایزه Wanted—A New Career: The Definitive Playbook for Transitioning to a New Career or Finding Your Dream Job است. برای ارتباط با او می‌توانید به وب‌سایت marlolyonscoaching.com مراجعه کنید.