چگونه با همکاری که وقت شما را هدر میدهد برخورد کنیم
این مقاله در مجله کسب و کار هاروارد منتشر شده که منبعی معتبر و ارزشمند در حوزه کسب و کار است.
نویسنده: دوری کلارک
ترجمه شده توسط تیم گیت (Git.ir)
هیچکس عمداً نمیخواهد ارتباطاتش برای دیگران دردسرساز باشد. معمولاً افراد پیام صوتی یا ایمیل ارسال نمیکنند تا شما را از مهمترین کارهایتان بازدارند. اما در عمل، نتیجه اغلب همین است. هر بار که پیام آنها را دریافت میکنید، احساس نگرانی میکنید، زیرا میدانید باید زمان بیشتری صرف کنید و مسئولیتهای تازهای را بپذیرید که ناخواسته بر دوش شما گذاشته شدهاند.
دلیل این رفتار معمولاً بدخواهی نیست. برخی از همکاران ممکن است نسبت به شما مشغله کمتری داشته باشند یا در مدیریت زمان کارآمد نباشند. در نتیجه، مدام کنار میز شما میآیند تا گفتوگو کنند یا حجم زیادی از اطلاعات غیرضروری را درباره پروژههای مشترک برایتان ارسال میکنند؛ رفتاری که بهسرعت بهرهوری شما را کاهش میدهد.
اگر همکارانی دارید که بیدلیل زمان زیادی از شما میگیرند، چهار راهکار زیر به شما کمک میکند تا درخواستهای آنها را مؤدبانه اما مؤثر مدیریت کنید.
هدف واقعی درخواست را مشخص کنید
فرض کنید یکی از همکارانتان برای شما مینویسد:
«پنجشنبه با هم ناهار بخوریم؛ کلی حرف برای گفتن داریم.»
چه پاسخی میدهید؟ اگر دوست صمیمی شماست و از دیدارش خوشحال میشوید، طبیعتاً مشکلی وجود ندارد. اما اگر احتمال میدهید او عادت دارد زمان شما را منبعی نامحدود تصور کند، بهتر است قبل از قبول کردن، دقیقاً متوجه شوید هدف واقعی او چیست.
شاید تصور کنید میخواهد درباره وضعیت پروژه مشترکتان صحبت کند، اما ممکن است صرفاً قصد گفتوگوی دوستانه داشته باشد یا بخواهد درباره موضوعی کاملاً نامرتبط از شما مشورت بگیرد.
میتوانید اینگونه پاسخ دهید:
«باید برنامه پنجشنبهام را هماهنگ کنم و خیلی زود خبر میدهم. فقط برای اینکه مطمئن باشم، دوست داری درباره چه موضوعی صحبت کنیم؟»
پاسخ او به شما کمک میکند تصمیم بگیرید آیا واقعاً میخواهید زمان خود را به این گفتوگو اختصاص دهید یا خیر؛ در غیر این صورت، ممکن است بعداً احساس کنید برداشت اشتباهی از هدف او داشتهاید.
همیشه تماس تلفنی را انتخاب نکنید
اگر مشغول انجام کاری مهم و راهبردی هستید، حتی یک تماس تلفنی اضافه یا بدتر از آن، یک جلسه غیرضروری، میتواند تمرکز شما را بهشدت بر هم بزند. به همین دلیل، بهتر است مؤدبانه درباره ضرورت تماس تلفنی سؤال کنید؛ زیرا برای بسیاری از افراد، تماس تلفنی فقط یک عادت پیشفرض است.
برای مثال، یکی از مشتریانم پس از هماهنگی یک سخنرانی، درخواست تماس تلفنی برای بررسی جزئیات اجرایی داشت؛ در حالی که تقریباً همه این موارد قبلاً از طریق ایمیل مشخص شده بود.
در پاسخ نوشتم:
«از تأیید این همکاری خوشحالم. برنامه تماسهای تلفنی من طی دو هفته آینده به دلیل انجام مصاحبههای مربوط به کتاب جدیدم بسیار فشرده است. اگر امکان دارد، آیا میتوانیم هماهنگیهای اجرایی را از طریق ایمیل انجام دهیم؟ در این صورت میتوانم سریعتر پاسخ بدهم. لطفاً نظرتان را بفرمایید. سپاسگزارم.»
در این پاسخ، امکان تماس تلفنی را کاملاً رد نکردم، اما از او خواستم دوباره درباره ضرورت آن فکر کند. او نیز پاسخ داد که ادامه هماهنگیها از طریق ایمیل کاملاً مناسب است. همین تصمیم دستکم نیم ساعت و شاید بیشتر در زمان هر دو نفر صرفهجویی کرد.
پاسخهای خود را با برنامه و کمی تأخیر ارسال کنید
یکی دیگر از عوامل اتلاف وقت، شکل گرفتن زنجیرهای از پاسخهای سریع و پیاپی در ایمیلها یا پیامهاست. برخی افراد، اگر اولویت مهمتری نداشته باشند، به هیجان ناشی از ادامه دادن یک گفتوگوی ایمیلی وابسته میشوند.
اگر موضوع فوریت ندارد، میتوانید پاسخ خود را همین حالا آماده کنید، اما با استفاده از ابزارهایی مانند Boomerang آن را طوری زمانبندی کنید که چند ساعت یا حتی چند روز بعد ارسال شود؛ البته بسته به موضوع مورد بحث.
این فاصله زمانی معمولاً باعث میشود اشتیاق طرف مقابل فروکش کند و در این فاصله روی کارهای مهمتری تمرکز کند.
درباره شیوه همکاری با یکدیگر گفتوگو کنید
صحبت کردن درباره نحوه همکاری با یک همکار ممکن است کمی ناخوشایند باشد، اما اگر رفتار او ادامه پیدا کند، بهتدریج احساس ناراحتی خواهید کرد و احتمالاً این ناراحتی به شکل رفتارهای منفعلانه یا کنایهآمیز بروز خواهد کرد.
بهتر است موضوع را مستقیماً مطرح کنید و مسئولیت ترجیحات کاری خود را بپذیرید. به خاطر داشته باشید که مسئله این نیست که او کار اشتباهی انجام میدهد؛ بلکه شما صرفاً میخواهید توضیح دهید چه روشی باعث میشود بهترین عملکرد را داشته باشید. تعریف شما از بهرهوری ممکن است با تعریف دیگران متفاوت باشد.
برای مثال، میتوانید چنین بگویید:
«فرانک، چند بار پیشنهاد دادهای برای هماهنگی، حضوری با هم جلسه داشته باشیم و دوست داشتم درباره این موضوع صحبت کنیم. من معمولاً ترجیح میدهم تعداد جلسهها را تا حد ممکن کم کنم و بیشتر هماهنگیها را از طریق ایمیل انجام دهم. اما دوست دارم بدانم دقیقاً چه اطلاعاتی را میخواهی منتقل کنی. آیا راهی وجود دارد که هر دو نفر از شیوه همکاریمان راضی باشیم؟»
ممکن است او توضیح دهد که برایش ایجاد رابطهای نزدیکتر و تعامل حضوری اهمیت دارد. در این صورت، شاید بتوانید به یک راهحل میانه برسید؛ مثلاً بهروزرسانیهای کاری را از طریق ایمیل انجام دهید، اما هر دو در گردهمایی ماهانه شرکت حضور پیدا کنید و همانجا فرصت گفتوگو با چند همکار را بهطور همزمان داشته باشید.
همیشه به این فکر کنید که چگونه میتوانید خواستههای طرف مقابل را محترم بشمارید، بدون آنکه صرفاً به ترجیحات زمانبر او تن دهید.
در نهایت، آنچه در ارتقای شغلی، افزایش حقوق یا موفقیت کسبوکار ما اهمیت دارد، تعداد ایمیلهایی که پاسخ دادهایم یا تعداد تماسهای تلفنیای که انجام دادهایم نیست. معیار واقعی، کیفیت انجام مهمترین کارهاست. اگر دائماً مجبور باشیم زمان خود را صرف همکارانی کنیم که برای مدیریت زمان خود و دیگران ارزشی قائل نیستند، هرگز فرصت تمرکز بر اولویتهای اصلی را پیدا نخواهیم کرد.
صرفهجویی حتی یک یا دو ساعت در هفته و اختصاص دادن آن به مهمترین اهداف، در بلندمدت میتواند تأثیری چشمگیر بر موفقیت حرفهای ما داشته باشد.
دوری کلارک استراتژیست بازاریابی، سخنران حرفهای و مدرس مدرسه کسبوکار Fuqua در دانشگاه Duke است. او نویسنده کتابهای Reinventing You، Stand Out و Entrepreneurial You است.
برای ثبت دیدگاه وارد حساب کاربری خود شوید.
