چگونه پس از گفتن «بله»، به یک تعهد «نه» بگوییم (HBR)

این مقاله در مجله کسب و کار هاروارد منتشر شده که منبعی معتبر و ارزشمند در حوزه کسب و کار است.

نویسنده: ملودی وایلدینگ

ترجمه شده توسط تیم گیت (Git.ir)

تصورش را بکنید؛ یکی از همکارانتان از شما می‌خواهد ریاست یک کمیته جدید را که در حال راه‌اندازی آن است بر عهده بگیرید. حتی بدون اینکه لحظه‌ای فکر کنید، اولین جمله‌ای که از دهانتان خارج می‌شود این است: «حتماً، با کمال میل!» چند روز بعد، با انبوهی از ایمیل‌های خوانده‌نشده در صندوق ورودی و تقویمی پر از جلسه و قرار ملاقات روبه‌رو می‌شوید. ناگهان متوجه می‌شوید بیش از حد خودتان را درگیر کرده‌اید. می‌دانید باید بعد از آن «بله»، حالا «نه» بگویید، اما از اینکه پس از قول دادن از تعهد خود عقب‌نشینی کنید، احساس تردید دارید.

نه گفتن هیچ‌وقت آسان نیست، اما وقتی قبلاً با انجام کاری موافقت کرده‌اید، این کار دشوارتر هم می‌شود. ممکن است نگران باشید که عقب کشیدن از تعهد، به روابطتان آسیب بزند، باعث شود دیگران شما را فردی غیرقابل اعتماد یا بی‌ثبات بدانند، یا برچسب «همکار نامناسب» به شما بزنند. این نگرانی‌ها در افرادی که نویسنده آن‌ها را «تلاشگران حساس» می‌نامد، یعنی افراد موفقی که حساسیت هیجانی بالایی دارند، شدیدتر است؛ افرادی که بیش از حد به موقعیت‌ها فکر می‌کنند و در تعیین مرزهای شخصی با مشکل روبه‌رو هستند.

اگر چنین احساسی برایتان آشناست، احتمالاً تصور پس گرفتن موافقت خود و روبه‌رو شدن با ناراحتی یا خشم طرف مقابل برایتان بسیار دشوار است. این واکنش طبیعی است، زیرا پژوهش‌ها نشان می‌دهند مغز انسان میان احتمال طرد شدن از سوی دیگران و درد جسمی تفاوت چندانی قائل نمی‌شود. در نتیجه، به جای اینکه «نه» بگویید، دندان روی جگر می‌گذارید و به تعهد خود عمل می‌کنید؛ حتی اگر این کار به بهای سلامت و آرامش خودتان تمام شود. این تصمیم نه‌تنها استرس زیادی برای شما ایجاد می‌کند، بلکه دیگران نیز ممکن است احساس کنند که حواستان پرت است، تحت فشار قرار دارید یا از انجام کار دلخور هستید.

چه بیش از اندازه برای خودتان تعهد ایجاد کرده باشید، چه متوجه تداخل برنامه‌ها شده باشید یا به هر دلیل دیگری نتوانید یا نخواهید در یک پروژه مشارکت کنید، مهم است که بتوانید با احترام و حرفه‌ای‌گری از تعهد خود کنار بکشید. این کار هم اعتبار حرفه‌ای شما را حفظ می‌کند و هم روابطتان را مستحکم نگه می‌دارد. در ادامه، با روش‌هایی آشنا می‌شوید که به شما کمک می‌کنند پس از گفتن «بله»، با حفظ احترام و حرفه‌ای بودن، «نه» بگویید.

هزینه‌ها را بسنجید

پیش از آنکه تصمیم خود را اعلام کنید، مطمئن شوید که کنار کشیدن واقعاً بهترین انتخاب است. هزینه فرصت را در نظر بگیرید. برای مثال، فرض کنید با درخواست مدیرتان برای مشارکت در یک ابتکار جدید موافقت کرده‌اید، اما حالا درباره آن تردید دارید. بررسی کنید این پروژه تا چه اندازه برای اولویت‌های اصلی کسب‌وکار اهمیت دارد. اگر این فرصت باعث می‌شود با بخش‌های دیگر سازمان ارتباط برقرار کنید، سرمایه اجتماعی خود را افزایش دهید یا مهارت‌های تازه‌ای بیاموزید، شاید ارزش فداکاری را داشته باشد. اما اگر هزینه‌های آن، مانند تأثیر منفی بر زندگی شخصی یا پروژه‌های فعلی‌تان، بیشتر از مزایایش باشد، بهتر است از آن انصراف دهید.

نگاه خود را تغییر دهید

اگر نگرانید که پس گرفتن موافقتتان باعث شود فردی غیرمسئول به نظر برسید، به این موضوع فکر کنید که انجام دادن کاری که از قبل می‌دانید نمی‌توانید آن را به‌درستی به پایان برسانید، در واقع رفتاری خودخواهانه و نامناسب است. شاید تصور کنید با پذیرفتن درخواست دیگران، فردی کمک‌کننده و سخاوتمند هستید، اما اگر نتوانید به قول خود عمل کنید، نه عملکرد خوبی خواهید داشت، نه احساس رضایت خواهید کرد و نه روابط محکمی خواهید ساخت. علاوه بر این، وقتی به‌درستی از یک تعهد کنار می‌کشید، ویژگی‌های مثبتی مانند اولویت‌بندی صحیح، مدیریت زمان و ارتباط شفاف را نشان می‌دهید؛ ویژگی‌هایی که از خصوصیات رهبران توانمند هستند.

دیپلماتیک، اما صادق باشید

هنگام بیان تصمیم خود، قاطع و شفاف باشید، اما بیش از حد توضیح ندهید. به عبارت دیگر، تلاش کنید مستقیم، سنجیده و مهم‌تر از همه، صادق باشید. برای مثال، اگر می‌خواهید از حضور در کمیته دوستتان انصراف دهید، می‌توانید بگویید: «وقتی ماه گذشته گفتم می‌توانم عضو کمیته شوم، واقعاً فکر می‌کردم زمان کافی برای انجام خوب این مسئولیت دارم. اما بعد از اینکه برنامه‌هایم را دقیق‌تر بررسی کردم، متوجه شدم بیش از حد خودم را درگیر کرده‌ام و چند تعهد کاری دارم که امکان جابه‌جایی آن‌ها وجود ندارد. بنابراین نمی‌توانم ریاست کمیته را بر عهده بگیرم.»

ارائه یک توضیح کوتاه درباره دلیل تصمیمتان معمولاً باعث می‌شود طرف مقابل راحت‌تر آن را بپذیرد. برای مثال، می‌توانید بگویید: «می‌دانم درباره حضور من به‌عنوان رئیس کمیته صحبت کرده بودیم، اما زمانی که موافقت کردم، تصور نمی‌کردم یک پروژه بزرگ در محل کار به من واگذار شود. به همین دلیل مجبورم این دعوت را رد کنم.» اگر موضوع مربوط به انصراف از پروژه‌ای باشد که مدیرتان پیشنهاد داده است، می‌توانید بگویید: «بعد از اینکه اولویت‌هایم را دوباره بررسی کردم، متوجه شدم این پروژه جدید باعث می‌شود نتوانم وظایف اصلی شغلم را با بهترین کیفیت انجام دهم. این تصمیم نه به نفع من است و نه به نفع تیم، بنابراین با احترام باید موافقتم را به مخالفت تغییر دهم.»

رابطه را حفظ کنید

اگر اشتباه کرده‌اید، سوءتفاهمی پیش آمده یا صرفاً بیش از حد مسئولیت پذیرفته‌اید، عذرخواهی کردن و پذیرفتن مسئولیت کاملاً مناسب است. در نهایت، طرف مقابل روی همکاری شما حساب کرده و شاید برنامه‌ریزی‌های خود را بر همین اساس انجام داده باشد. برای مثال، اگر از حضور در یک کمیته انصراف می‌دهید، می‌توانید بگویید: «از اینکه این موضوع ممکن است برای شما دردسر ایجاد کند، متأسفم. اینکه به این فرصت برای من فکر کردید، برایم ارزشمند است و واقعاً امیدوارم این برنامه با موفقیت پیش برود. مشتاقم بعداً درباره نتیجه آن بشنوم.» ابراز قدردانی و پایان دادن گفت‌وگو با لحنی مثبت، نشان‌دهنده احترام و همدلی شماست.

یک گزینه جایگزین پیشنهاد دهید

اگر واقعاً تمایل دارید کمک کنید، می‌توانید زمان دیگری را پیشنهاد دهید یا درخواست کنید موضوع به آینده موکول شود. با این کار، در را برای همکاری‌های بعدی باز نگه می‌دارید. برای مثال، می‌توانید بگویید: «بعد از اینکه دوباره برنامه‌هایم را بررسی کردم، باید تصمیمم را تغییر دهم و فعلاً این دعوت را نپذیرم. اما خوشحال می‌شوم در آینده هم مرا در نظر داشته باشید. آیا ممکن است چند ماه دیگر دوباره با من تماس بگیرید؟»

همچنین می‌توانید نگذارید طرف مقابل بدون راه‌حل بماند و فرد یا منبع دیگری را به او معرفی کنید. شاید بتوانید یکی از همکارانتان را که فرصت همکاری دارد معرفی کنید یا نام یک مشاور یا پیمانکار مناسب را پیشنهاد دهید. حتی معرفی یک انجمن تخصصی، پادکست یا محتوای آموزشی مرتبط نیز می‌تواند به رفع نیاز یا حل مسئله او کمک کند.

از این تجربه درس بگیرید

کنار کشیدن از تعهدات نه خوشایند است و نه راحت، اما می‌تواند درس ارزشمندی برای غلبه بر تمایل به راضی نگه داشتن همه باشد؛ عادتی که گاهی مانع موفقیت بیشتر شما می‌شود. از این تجربه برای افزایش قدرت تشخیص خود استفاده کنید تا در آینده با دقت بیشتری تصمیم بگیرید که چه درخواست‌هایی را بپذیرید و چه درخواست‌هایی را رد کنید. از این پس، سعی کنید فقط به فرصت‌هایی پاسخ مثبت دهید که هم واقعاً برایتان هیجان‌انگیز هستند و هم زمان و ظرفیت کافی برای انجام آن‌ها دارید.

هرچقدر هم که سنجیده و مسئولیت‌پذیر باشید، گاهی ناچار می‌شوید از قولی که داده‌اید برگردید یا نظرتان را تغییر دهید. این کار نباید به یک عادت تبدیل شود، اما اگر چنین موقعیتی پیش آمد، با حساسیت، احترام و ملاحظه رفتار کنید تا بهترین نتیجه ممکن را به دست آورید.